Tapu müdürlüklerindeki işlem belgelerinin elektronik ortama aktarılması, ayıklanması, tasniflenmesi, dosyalanması ve imhası
Özet
Bu çalışmada, hızla değişen ve gelişen teknolojinin tapu sicil işlemlerinde uygulanması
ve bu uygulamaların getirmiş olduğu yenilikler üzerinde durulmuştur. Gelişmekte olan
ülkelerde olduğu gibi, Türkiye’de de sosyolojik ve ekonomik yapı itibari ile
gayrimenkul insanların hayatında önemli bir yer tutmaktadır. Gayrimenkul bir yatırım
aracı olarak görülmektedir. Bu denli önemli bir yer tutan gayrimenkulün, gelişen
teknolojiye paralel olarak, kayıtların güvenli ortamda tutulması ve saklanması için Tapu
ve Kadastro Genel Müdürlüğü tarafından birçok yenilik yapılmakta, tapu sicillerinin
elektronik ortamda tutulması Tapu Kadastro Bilgi Sistemi, başvuruların e-Devlet
üzerinden yapılması çalışmaları (halen sadece satış işlemi için web-başvuru
uygulanmakta), test aşamasında olan web-ipotek ile kurum veya kuruluşlar ipotek
taleplerini kendileri alıp, Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Kayıtlı Elektronik Posta
uygulaması gibi yeniliklerle tapu işlemleri ve yazışmalar tamamen elektronik ortamda
yapılıp, elektronik olarak arşivlenmesi sağlanmaktadır.
Türkiye’de tapu sicil uygulamalarının dayanağı 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ve
Tapu Sicil Tüzüğüdür. Tapu işlemleri tamamen elektronik ortamda yapılmakta, tescil
işlemleri yazılı olarak tutulmaktadır. Ayrıca işlem belgeleri taranarak elektronik
ortamda arşivlenmekte, arşivlenmesi gereken belgeler de fiziki olarak arşivlenmektedir.
Fiziki olarak arşivlenen belgeler, arşiv süresi bitiminde tespit edilerek imha
edilmektedir.
Bu çalışmada 2017/3 Sayılı Genelge uygulamalarının faydaları ve uygulamada
karşılaşılabilecek sorunların tespiti yapılmıştır. Genelge ile tapu işlemleri daha güvenli
ortamda yapılmakta ve işlem belgeleri elektronik imza ile güvence altına alınarak,
elektronik olarak arşivlenmektedir. Elektronik arşiv ile tapu işlemleri daha kısa sürede
yapılmakta, zaman ve mesai bakımından tasarruf sağlanmaktadır. Bunun yanı sıra bu
belgeler erişim konusunda sıkıntılar olabileceği üzerinde durulmuştur. Elektronik olarak
saklanan belgelerin korunması, her türlü doğal afet ve her türlü siber saldırılara karşı
koruma tedbirlerinin alınması, kayıtların farklı yerlerde depolanarak, belli zaman
aralıklarında bu dosyaların yedeklenmesi gerekmektedir.
Tapu sicilinin elektronik ortamda tutulması gayrimenkul piyasalarına olumlu yönde bir
etki sağlayacağı düşünülmektedir. Bilgiye ulaşımdaki çabukluk, şeffaflık ve bilgilerin
güvenli oluşu değerleme şirketleri, gayrimenkul yatırımcıları ve gayrimenkul sahibi
olmak isteyenler açısından, gayrimenkul piyasalarında akışkanlık sağlayacaktır.