Bilgi Merkezlerinin Yönetiminde Bilgi Sistemlerinin Rolü

The Effect of Information Systems on Information Centers’ Management

 

Hakan Anameriç *

Öz

Bilgi merkezleri birer organizasyon olarak ele alındıklarına göre, bilimsel yönetim yaklaşımı ve bugüne kadar bu yaklaşımı destekleyen her türlü gelişme ve uygulama da bilgi merkezleri için geçerli konumda bulunmaktadır. Bu yaklaşım göz önüne alındığında, günümüzde bilimsel yönetim ile yakından ilişkili olan sistem analizi, toplam kalite yönetimi, halkla ilişkiler, bilgi sistemleri ve bilgi yönetimi kavramları, bilgi merkezleri için de geçerli olan kavramlardır.

 

Anahtar Kelimeler: Bilgi sistemleri, yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri, veri işlem sistemleri, kütüphane yönetimi, bilgi merkezleri.

 

Abstract

According to the idea that information centers are information systems. Thus, scientific management approach and any improvement, and implementation of information supported by this approach is also considered “of information centers”. When this approach considered as a system analysis related to scientific approach as well. Furthermore, in this sense today scientific approach is also related to some other concepts such as total quality management (TQM), public relations (PR), information systems (IS), and information management concepts, and information centers.

 

Keywords: Information systems, management information systemes, decision support systems, data processing systems, library management, information centers.

 

Giriş

Bilgi merkezleri, Frederich W. Taylor'un geliştirmiş olduğu bilimsel yönetim yaklaşımının ilkelerine göre, birer organizasyondur (örgüt) ve tümü bir işletme gibi yönetilebilir. Organizasyon, bir grup insanın belirlenmiş amaçlar ve hedefler doğrultusunda güç birliği yapıp, fiziksel gücünü ve elinde bulundurduğu araçları kullanarak, belirli bir yönetim anlayışı içerisinde bir sistem meydana getirir. Herhangi bir örgütün işletme olabilmesi için yeterli olan özellik, gereksinim duyulan herhangi bir mal ya da hizmet üretmek üzere bir ya da birkaç üretim elemanının bir araya getirilmesidir. Bilgi merkezleri de genel olarak kâr amacı gütmeyen ve hizmet üreten kurumlardır ve yukarıda belirtilen özelliği taşımaktadır. Bu bağlamda, birer organizasyon olan bilgi merkezleri de işletme olarak kabul edilebilir ve sözü edilen yaklaşımın sonuçlarından yararlanabilirler.

Bu çalışmada kullanılan bilgi merkezi terimi, tüm kütüphane türlerini kapsamaktadır.

 

Bilgi Merkezlerinde Yönetim ve Yöneticilerin Bilgi Gereksinimi

Bilgi merkezleri türlerinden biri olan kütüphanelerin yönetimi ile ilgili olarak değişik ve ilginç bir yaklaşıma Umberto Eco'nun ünlü "Gülün Adı - The Name of the Rose" romanında karşılaşılabilir. Romandaki yaklaşıma göre, kütüphane yönetiminde dikkat çekici dört nokta vardır. İlki, kütüphaneye ve onun kaynaklarına sınırlı erişim; ikincisi, kütüphanedeki kitapların karmaşık bir labirentte saklanması; üçüncüsü, kitaplar için hazırlanmış olan katalog ve indekslerin karmaşık olması ve sadece kütüphaneciler tarafından bilinmesi; dördüncü ve en önemlisi ise, toplumsal düzeni sağlayan itaat, korku, ölüm gibi etkenlerin ilk üç maddenin korunmasında etkili olmasını sağlamaktır. Bu yönetim anlayışı, romanın sonunda kütüphanenin bütünüyle yanması ile sona ermiştir. Tabii ki bu anlayış belirli bir düşünce sisteminin hakim olduğu bir dönemde gerçekleşmiştir. Günümüz, yönetim anlayışında özellikle de bilimsel yönetim anlayışında önemli değişiklikler ve gelişmeler yaşanmıştır (Anameriç, 2003, s. 187).

Sözü edilen gelişmelerden en çok etkilenenler ise yöneticidir. Yönetici, örgütün amaçlarına ulaşması için uygun ortamın yaratılmasını sağlar. Bu amacı gerçekleştirirken, yönetici, görevlendirilecek personeli seçer, eğitir, iş ve görev ilişkilerini ayarlar, gerçekleştirilecek tüm faaliyetleri planlar, yönetir ve kontrol eder. Günümüzde yöneticiler gelişen teknolojinin desteği ile birçok olanaktan daha hızlı ve ucuz biçimde yararlanabilmektedir. Teknolojinin yöneticilere sağlamış olduğu en önemli özelliklerinden biri, bilgiye önem vermesi ve bilgiden nasıl yararlanması gerektiğini bilmesidir. Yöneticilerin temel görevlerinden olan karar verme süreci, yöneticilerin sahip olduğu bilgi desteği ile daha etkili, verimli ve gelecekte olası sorunların daha kolay biçimde çözümüne yönelik olarak gerçekleştirilebilecektir. 

Yöneticilerin organizasyonun yönetimi için gereksinim duyduğu bilgi üç ana grupta sınıflanabilir: Bunlar; stratejik yönetim, denetim ve işlem bilgisidir. Stratejik yönetim bilgisi, örgütün uzun vadeli amaç ve hedeflerinin, amaçlara ulaşmada gereken kaynak çeşitlerinin ve miktarlarının belirlenmesine yardımcı olmasının yanı sıra, kaynakların elde edilmesi ve kullanımında üst kademe yöneticilerinin karar almasını sağlayan bilgi türüdür. Stratejik yönetim bilgisi, büyük bir oranda organizasyon dışından elde edilir. Dış kaynaklardan elde edilen bilgiler, iç bilgiler ile beraber işlenerek, gelecekteki faaliyetlerinin planlanmasında ve olası problemlerin çözümlenmesinde kullanılır. Denetim bilgisi, yöneticilere örgüt faaliyetlerinin en üst düzeye çıkarılmasında yardımcı olmasının yanı sıra, orta vadeli amaç ve hedefler için gerekli olan bilgi türüdür. Yöneticilere, personel, hammadde, enerji ve mali kaynakların organizasyon amaçları doğrultusunda etkin ve verimli bir şekilde kullanıp kullanmadığını gösterir. İşlem bilgisi ise, organizasyonların kısa vadeli işlemleri ile ilgilidir. Belirli (rutin) işlemlerin etkili ve verimli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur (Massie, 1983, ss. 174-175). Yalnız çalışmanın konusu gereği yönetim bilgisi üzerinde daha fazla durulacaktır.

Yönetim bilgisi, bir işin yerine getirilebilmesi için değil, etkinliklerin denetimi ve geliştirilmesi için gerekli olan bilgidir. Bu tip bilginin en önemli özelliği doğrudan erişiminin çok nadir olması, fakat diğer bilgilerden, özellikle işletim bilgisinden sonuç çıkarılarak elde edilebilmesidir (Uçak, 2000, s. 154; Adams, 1995, s. 11). Yönetimde bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek için veri ya da ham bilginin işlem sonucunda yöneticilere yararlı biçime dönüştürülmüş şeklidir. Başka bir deyişle; yönetim bilgisi, raporlar halinde üst kademelere iletilen, emirler şeklinde alt kademelere aktarılan, günlük faaliyetler aracılığı ile kurumların işlevsel bölümlerini birbirine bağlayan bir olgudur. Bilimsel, entelektüel, güncel, yönetsel gibi çeşitli türlerde üretilmiş olan bilginin boyutları, farklı alanlarda hizmet veren kurumlara önemli ölçüde kolaylık sağlamaktadır. Organizasyonlar, bu bilgi yığını içerisinde kendilerinin gereksinim duydukları bilgiye kısa sürede erişmek istemektedirler. Genel olarak organizasyonlarda bilgiye, yaşanmış deneyimleri gözden geçirmek, bugünü değerlendirebilmek ve yarın ne olabileceğini kestirip planlama yapmak için gereksinim vardır. Ancak bu şekilde büyüyen ve çeşitlenen bilgi yığınlarını anlamak, yorumlamak ve bu bilgiye katkıda bulunmak zaman kaybına yol açmaktadır (Anameriç, 2003, ss. 18-19).

Bilgi, yönetim kademelerinde, etkili ve verimli kararlar almak,  kurumun işlem süreci içerisinde yararlanmak ve özellikle içinde bulunduğu olağanüstü durumlardan en az zararla kurtulması amacıyla kullanılmaktadır. Bu süreç göz önüne alındığında bilginin, organizasyonlar için stratejik ve yaşamsal bir rol oynadığı görülmektedir. Bilgi, kişi ve/veya kurumların planladıkları fikirleri ve faaliyetleri destekleyip birleştirerek bir işi meydana getirir ve böylece soyut anlamdan çıkıp somut bir davranış haline gelmesi sağlar. Bilginin somut bir davranış haline gelmesi, karar verme sürecinin başlaması ve kararın ortaya çıkmasına yol açar. Etkili bir yönetimde bilgi, karar verme amacına yönelik olarak toplanmış verilerin işlenmiş biçimidir.

Yönetim kademelerinin karar verme sürecinde yararlandığı bilgi, tüm sistemlerin önemli girdisi ve uygulanan faaliyetlerin sonucudur. Bilgi, organizasyon için girdi olmasının yanı sıra, faaliyetleri yönlendirme ve faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan bir ürün özelliği de taşımaktadır. Buradan da anlaşılacağı gibi bir sistem bilgisiz devamlılığını sürdüremez (Paksoy, 1996,  s. 56).

Bilgi, yöneticilere karar sürecindeki belirsizliğin azaltılması, düzeltici ya da uyarıcı eylemlerde bulunulması için geri bildirim sağlanması, hedeflerin oluşturulması, değerlendirilmesi, plan ve standartların geliştirilmesi ve eyleme geçirilmesi, gerçekleşen faaliyetleri ölçme ve faaliyet sonuçlarının standartlarından sapması halinde gerekli düzeltmelerin yapılması ve elde edilen başarıları değerlendirmesi için gereksinim duyulan tüm verileri içermesi durumlarında destek sağlamalıdır (Çimen ve Ateş, 2002, s. 2; Martin ve Powell, 1992, s. 19).

Amaç ve hedefleri farklı olsa da her organizasyon, yönetim fonksiyonlarını ve görevlerini yerine getirmek zorundadır. Bunun için her kademedeki yöneticinin zaman, mekan veya konuya göre değişen bilgi gereksinimlerini giderme zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Yönetim kademelerinde yetki ve sorumluluk sahibi kişiler, karar verme sürecinde öncelikle var olan bilgiyi kullanırlar. Bilgi merkezleri de kendi bünyelerinde bilimsel yönetimi oluşturmak, varlıklarını sürdürmek ve gelişim göstermek için belirlenmiş amaçlarını yerine getirmek, kullanıcılarının gereksinimlerini karşılayacak mal/hizmet üretmek, hedeflerine ulaşmak, üretim için gerekli olan mal/hizmetleri sağlamak ve yönetim işlevlerini yerine getiren bağımsız bir yönetim birimine sahip olmalıdır (Yontar, 1995, ss. 87-89). Bilgi merkezinin bünyesinde bulunan yönetim birimi, sözü edilen işlevleri yerine getirebilmek, belirlediği hedef ve amaçlara yönelebilmek, örgütün geleceğine ilişkin etkili kararlar alabilmek; planlama, örgütlenme, yöneltme, koordinasyon, karar verme ve denetleme gibi yönetim fonksiyonlarının sağlıklı işlemesi için iç ve dış kaynaklardan gerekli bilgiyi toplamak ve kullanmak durumundadır.

Bilgi merkezleri de diğer organizasyonlar gibi iç ve dış çevreye sahiptir. Ekonomik koşullar, mali kaynakların durumu, demografik koşullar, teknoloji, tarihsel gelişim, kullanıcılar, hedef gruplar, insan kaynakları, kaynaklar ve diğer materyaller, siyasi durum, sosyo-kültürel durum, mevzuat ve hükümet, bilgi merkezinin dış çevresini oluşturur (Bryson, 1990, s. 24; Çelik, 1994, s. 50). Bir bilgi merkezi için bu koşullar arasında göz önüne alınması gereken öncelikte olanlar, bilgi kaynakları (derme-koleksiyon), insan kaynakları, nüfus, sosyo-kültürel yapı ve mevzuattır. Bir organizasyonun iç çevresini ise, personel, bütçe, bina, mali kaynaklar ve ürün/hizmetleri oluşturmaktadır.

Bilgi merkezinin yönetimi için gerekli olan bilgi yukarıda adı geçen iç ve dış çevreden elde edilmekte ve kullanılmaktadır. Ancak farklı tür bilgi merkezlerindeki ve bunların farklı bölümlerindeki yönetici ve çalışanlar farklı sorumluluklar ve yeteneklere sahiptirler. Bu nedenle de farklı bilgi ve teknolojiye gereksinim duyarlar. Tablo-1’de sözü edilen farklı bilgi gereksinimleri gösterilebilir.

Yönetici (Sorumlu) Türü
Gereksinim Duyulan Bilgi Türü

 

Üst Kademe Yönetici(ler)

Personel bilgisi, yönetim bilgisi, mali bilgi, kullanıcı bilgisi, materyal bilgisi, mevzuat bilgisi

Seçim ve Sağlama Bölümü Sorumlusu

Mali bilgi, ekonomi bilgisi, materyal bilgisi, mevzuat bilgisi

 

Kat. ve Sınıflama Bölümü Sorumlusu

Kataloglama ve sınıflama kuralları, materyal bilgisi, bilgisayar bilgisi, enformasyon teknolojisi bilgisi, otomasyon, materyal bilgisi, mevzuat bilgisi

Süreli Yayınlar Bölümü Sorumlusu

Materyal bilgisi, kullanıcı bilgisi, mali bilgi, muhasebe bilgisi, mevzuat bilgisi, mevzuat bilgisi

Danışma Bölümü Sorumlusu

Kullanıcı bilgisi, materyal bilgisi, psikoloji bilgisi, tanıtım-reklam bilgisi, halkla ilişkiler bilgisi, mevzuat bilgisi

Kull. Hizmetleri Bölümü Sorumlusu

Materyal bilgisi, sosyoloji bilgisi, kullanıcı bilgisi, mevzuat bilgisi

Tablo-1  Bilgi merkezilerde yöneticilerin bilgi gereksinimi (Anameriç, 2003, 192).

Bilgi merkezi yöneticileri, bilgi merkezinin gerçekleştirmiş olduğu işlem ve hizmetler, personelin performansı, kullanıcı tatmini, verilen hizmetin kalitesi ve bütçe ile ilgili olarak, alt bölümlerden gerekli yönetim bilgisi almak durumundadır. Bunun dışında alınacak kaynakların fiyatları, döviz kurları, bilgi merkezinin hizmet politikası ve kullanıcı isteklerine göre yeni çıkan materyaller ile ilgili olan bilgilere de gereksinim duyarlar.

Bilgi merkezleri günlük işlemleri sonucunda çeşitli özelliklerde veri ve bilgi üretmektedirler. Üretilen veri ve bilgi, kuruma hem kaynaklık eder hem de yöneticilerin özellikle planlama, karar verme ve denetleme işlemlerini kolaylaştırmasına yardımcı olur. Bu kurumların günlük işlemleri sonucunda elde ettikleri veriler, sunulan hizmetleri, ortaya konulan performansı ve gelecekte içinde bulunulabilecek durumlar konusunda yöneticilerin fikir sahibi olmalarını sağlamasının yanı sıra planlamaların da daha gerçekçi bir biçimde yapılmasını olanaklı kılar. Sözü edilen işlemlerin yapılabilmesi için bilgi merkezlerinde üretilen ve gerektiğinde kurum dışından elde edilen bilginin istenilen biçimde, zamanda ve yerde yöneticilere ulaştırılması gereklidir. Bu işlem için bilgi merkezlerinde yöneticilerin gereksinim duyduğu bilgiyi en kısa sürede, en verimli ve anlaşılır biçimde ulaştıracak bilgi sistemlerinin kullanılması gerekmektedir.

 

Bilgi Sistemleri ve Bilgi Merkezlerinde Kullanılabilecek Bilgi Sistemleri

Bilgi sistemleri; organizasyonlarda bilgi toplama, işleme ve dağıtma işlemlerini yerine getiren insan kaynakları, bilgisayarlar ve yöntemler dizisidir. Bilgi sistemi, bilgisayarlar ve iletişim araçları (bilişim teknolojileri) yardımıyla, yöneticilerin iç ve dış çevrelerindeki olaylardan, fırsatlardan ve beklenmedik durumlardan haberdar olmalarında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Bilgi sistemlerinde, gereksinim duyulan bilginin sağlanması üç temel aşamada gerçekleşir. Bunlar; girdi, işlem ve çıktıdır (Gökçen, 2002, ss. 36-38). Girdi, verinin organizasyon içinden ve dışından sağlanması; işlem, toplanan verinin anlaşılır bir duruma getirilmesi için geçen süreç; çıktı ise, işlem sürecinde elde edilen bilginin gereksinim duyan kişilere çeşitli formlarda dağıtılmasıdır. Bunun yanında, bilgi sistemi, sistemin tekrar çalışabilmesini sağlamak, kullanıcılardan gelen istek ve yeni gereksinimleri değerlendirmek için bir geribildirim özelliğine de sahiptir.

Bilgi sistemleri, hem çeşitli kademelerdeki yöneticiler hem de çalışanlar için gereklidir. Bu nedenle yönetim ve yöneticilere sağladığı olanaklar, organizasyonun iç ve dış çevresi, hizmet politikası, bilgi gereksinimleri gibi değişkenlere göre şekillenmektedir. Bilgi sistemleri yöneticilerin organizasyon çevresindeki benzer organizasyonlar, müşteriler, devlet kurumları ile ilişki kurmasına sağlanmasına yardımcı olur.

Bir sistem olarak bilgi merkezinin, kendisini meydana getiren bir takım alt sistemlerden oluşmaktadır. Bilgi merkezleri - kütüphaneler beş temel unsurdan meydana gelmektedirler. Bunlar; bina ve diğer fiziksel kaynaklar, kullanıcılar, mali kaynaklar, personel ve dermedir (Yontar, 1995, s. xii, Çelik, 2001, s. 3). Bilgi merkezi üst sistemini meydana getiren bu beş temel bileşenin iyi işleyebilmesi için öncelikle, bibliyografik denetimin sağlanması, bilgi - iletişim teknolojilerinin ve bilgi sistemlerinin kullanılması gerekmektedir. Kütüphaneleri meydana getiren bileşenler aynı zamanda, kütüphanenin iç bilgi kaynaklarını ve kütüphane sisteminin alt istemlerini de oluşturmaktadır.

1970’li yılların başından itibaren bilgisayarların kütüphanelerde – özellikle halk ve araştırma kütüphanelerinde – kullanılması, yönetim için gerekli olan bilgilerin bilgisayarlar yardımıyla işlenip dağıtılabileceği fikrini geliştirmiştir. Bu nedenle de bilgisayarların da yardımıyla, bilgi merkezlerinde yönetim bilgi sistemlerinin oluşturulması ön plana çıkmıştır. Bilgisayar tabanlı bilgi sistemleri özellikle de yönetim bilgi sistemleri, kütüphanecilik ve enformasyon bilimleri literatüründe uzun zamandır tartışılan, ancak daha çok ticaret ve endüstri alanlarında yaygın olarak kabul gören bir kavramdır (Ferguson ve Whitelaw, 1992, s. 184). Bilgi-iletişim teknolojilerinin çeşitli türdeki organizasyonlarda farklı işlemler için kullanımının artması, organizasyon yönetiminin karmaşıklaşması ve sistem yaklaşımı görüşünün yaygınlaşması, bilgi tabanlı birer işletme olan bilgi merkezlerinin yönetimlerinde de bir takım yeniliklerin kabul edilmesini sağlamıştır. Bu yenilikler, bilgi merkezi faaliyetlerinin otomasyona geçirilmesi, geliştirilmesi ve kurumun daha etkin ve verimli olarak yönetilmesi şeklinde özetlenebilir. Bilgi merkezi faaliyetlerinin otomasyona geçirilmesi ve hizmetlerin geliştirilmesi, çeşitli otomasyon programları ve bunları bütünleyen araçlarla gerçekleştirilebilir. Ancak, bilgi merkezlerinin etkin ve verimli biçimde yönetilmesi için özellikle planlama, yürütme ve denetleme fonksiyonlarının iyi işlemesi gereklidir. Bu fonksiyonların iyi işlemesi de tüm kütüphane türlerini meydana getiren unsurlarla ilgili verilerin toplanarak kullanılır hale getirilmesi ile olanaklı kılınır.

Bilgi merkezi yöneticileri, stratejik planlamalarını daha kolay, hızlı ve verimli bir biçimde yapabilmeleri için dikkatli bir planlama stratejisi, bilgisayar bilgisi ve uygun bir yazılım ile geliştirdikleri sisteme bağlıdır (McClure, Hagerty-Roach ve Lindsay 1989, s. 192). Bu sistem, doğrudan bilgi merkezlerine çeşitli yönetim kademelerinde (alt, orta ve üst kademe) bulunan yöneticilere yönelik olarak düzenlenmelidir.

Bilgi merkezlerinin çevresi de diğer organizasyonlarda olduğu gibi hızlı bir değişim içerisindedir. Birçok iç ve dış etken bilgi merkezini çeşitli yönlerden etkilemektedir. Bu etkiler ışığında bilgi merkezleri ve bu kurumların yönetici ve çalışanları bazı temel sorulara yanıt vermek durumundadırlar. Bu sorular; Biz ne yapmalıyız? Kullanıcımız kimdir? Performansımız nasıl? Şu anda yaptığımızdan daha iyisini yapabilir miyiz? (Lakos, 1997). Birçok bilgi merkezi, bu temel soruları daha iyi yanıtlayabilmek için işlemlerini yeniden tanımlamakta, yapılarını değiştirmektedir. Bu değişikliklerin ve tanımlamaların yapılmasının nedeni, işlemlerin daha etkili ve verimli olarak gerçekleştirilmesi isteğidir. Olumlu sonuçların elde edilmesi için bilgi merkezleri bilgiyi daha iyi bir biçimde kullanmak zorundadır. Bilginin iyi kullanılması için doğru, anlamlı ve zamanında toplanması gerekir. Bilginin bu biçimde toplanması ve gereken yerlere iletilmesi için günümüzde bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bilgi sistem ve teknolojilerinin bilgi merkezleri ve yönetim kademelerinde kullanımı Tablo-2’den izlenebilir.

Bilgi Teknolojisi Uygulamaları

Stratejik Planlama

Taktiksel Planlama

Operasyonel Planlama

Değişim ve Yenilik

Günlük ve Geçmişe Yönelik Bilgi

 

*

 

*

 

*

 

*

Araştırma Teknikleri

 

 

 

*

 

*

 

 

Planlama ve Simulasyon

 

*

 

*

 

 

 

*

Bilgi Tabanlı Yöntemler (Sayısal veri kullanmayan)

 

 

*

 

*

 

*

Tablo-2 Bilgi teknolojilerinin bilgi merkezlerinde kullanım alanları (Ward, 1995, 3).

Bir bilgi merkezinde üç farklı bilgi sistemi bulunabilir. Bunlar; veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri ve karar destek sistemleridir. Bu sistemler birbirleriyle ilişkili olarak bir arada ya da tek tek kullanılabilir. Bilgi sistemleri, yöneticilerin karar almada kullanacakları veri ve/veya bilginin düzenli ve sürekli biçimde toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını, yorumlanmasını,  aktarılmasını sağlamaktadır. Bu yüzden hemen hemen her yöneticinin bir bilgi sistemi vardır.

 

Veri İşleme Sistemleri (VİS)

Veri işleme sistemleri, organizasyonlardaki günlük işlemleri sonucu elde edilen kayıtların toplanması ve bu kayıtların işlenmesi görevini yerine getirmektedir. Bu kayıtlar organizasyonu ile ilgili maaş, sigorta, vergi, çek, tahsilat ve stok işlemleri kapsayan kayıtlarıdır. VİS’i oluşturulan ilk bilgi sistemi türüdür ve ilk olarak bir alındı kaydı ve bu kaydın makbuz oluşturma işi için kullanılmıştır (Göçen, 2002, s. 41; Lucey, 1987, s. 9).

VİS’in temel amacı, daha önce elci (manuel) olarak yapılan, uzun zaman ve emek gerektiren hesaplamaların otomatik olarak makineler yardımıyla daha kısa sürede, doğru ve en az maliyetle yapılmasını sağlamaktır. Yönetim bilgi sistemlerinin ilk şekli olan VİS rutin büro işlemlerinin makineleştirilmesidir. Veri işleme sistemleri bir organizasyonda kuralları belirli, yapısal olarak izlenebilir, tanımlanabilir, kabul görmüş, modellenebilir süreçlerin çalıştırılmasında ve bu tür problemlerin çözülmesinde kullanılırlar (Anameriç, 2005, 123; Öztemel, 1998, s. 1175).

Veri işleme süreci temel olarak üç ana bölümden meydana gelmektedir; a. günlük faaliyetlerin işlenmesi; b. rapor işleme; c. sorgulamaların işlenmesi (Lucey, 1987, s. 185).

Günlük faaliyetlerin işlenmesi, siparişler, alındılar, ödemeler, makbuzlar, faturalar, sipariş kayıtları, materyal istek fişleri gibi işlemler sayılabilir. Raporlar, belirlenmiş aralıklara göre hazırlanan satın alma, ödünç verme, personel faaliyetleri gibi işlemleri kapsar, sorgulamalar ise, stok kontrol, tarama sonuçları gibi işlemlerdir. VİS’de, önceden belirlenmiş bilgi, yine önceden belirlenmiş kurallar (prosedürler) çerçevesinde uygun standartlarda üretilir ve bilgi merkezleri gerekli birimlerine gönderilir (Ferguson ve Whitelaw, 1992, s. 185). Örneğin; daha önceden belirlenmiş bir zaman aralığı içerisinde, ödünç verilmiş materyal bilgisinin standart raporlar ve istatistiki değerlendirmeler halinde, ödünç verme bölümünden sorumlu yöneticiye ulaştırılması, bu tür bir veri işleme işlemidir. VİS’de esas olan, çok miktardaki verinin bilgi merkezi için verimli hale getirilmesini sağlamaktır.

VİS, günlük işlemler sırasında meydana gelen verileri, çeşitli kademelerdeki yöneticilerin kullanmasına hazır duruma getir işlemini yerine getirmek üzere geliştirilen bilgi sistemi türüdür. Bu sistemde işlemlerde etkinlik sağlamak ön planda tutulmuştur. Geçmiş ve çok yakın gelecekteki verilerin değerlendirilmesi ile günlük işlerde etkililik sağlamaya çalışılmıştır. VİS’in başlıca kullanıcıları; çeşitli görevlerdeki büro elemanları ve genelde şef düzeyindeki yönetici kademeleridir (Bensghir, 1996, ss. 55-56).

VİS, organizasyonlarda verilerin daha hızlı işlenmesi ve iletilmesinin yanı sıra hataların azaltılması, saklanan veri ve bilginin güvenliğinin sağlanması, terminaller aracılığıyla veri ve bilgiye ulaşılması, doğruluk ve güvenilirlik oranının artırılması, işlemlerin gerçekleştiği anda kayıtlara geçirilmesi ve analizlerin gerçekleştirilmesinde önemli avantajlar sağlamaktadır. Bu bağlamda VİS, özetle şu niteliklere sahiptir; bu sistemler işlemleri yürütme ve kayıt tutma üzerinde yoğunlaşır, çıktıları belirli aralıklara göre belirlenmiştir, organizasyonların eylemsel planlama kademesindeki çalışanlara ve yöneticilere bilgi sağlarlar. Ancak bu sistemlerin karar alma işlemleri üzerinde etkisi azdır. Bunun nedeni, sonucu bilinen rutin hesap işlemlerini yerine getirmesi ve farklı bilgi gereksinimlerini karşılama yeteneğinin olmamasıdır.

 

Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)

Yönetim bilgi sistemi, kâr amacı güden ve/veya gütmeyen organizasyonlara uygulanabilen ve temel olarak farklı yönetim kademelerindeki yöneticilere gereksinim duydukları bilgiyi sağlamakla görevli olan bir bilgi sistemidir. Yönetim bilgi sistemi, bir örgütte yönetim ve karar alma işlemlerine destek olmak amacıyla enformasyon sağlayan bütünleşik, insan makine etkileşimli bir sistemdir. Bu sistem, gereksinim duyulan bilgiyi sağlamak için bilgisayar yazılım ve donanımı, yöntemleri (prosedür), analiz, planlama, denetleme ve karar alma modellerini ve veri tabanını kullanır (Davis, 1985, s. 6).

YBS’nin organizasyonlara uygulanması her ne kadar 30-35 sene öncesine dayanıyor olsa da ve teknolojik gelişmeler devam etse de YBS organizasyonların beyni olma görevini sürdürmektedir. Gelişen teknoloji, YBS’ye destek sağlamaktadır ve güncellemektedir. YBS’yi bilgi sistemleri içinde belirli bir kronolojik yerleştirmeye tabi tutmak doğru olmayacaktır. YBS, bilginin en üst seviyede elde edilerek işlenmesini, depolanmasını, gerekli yerlere iletilmesini sağlayarak bilgiden en üst düzeyde yararlanılmasını sağlayan en önemli araçtır.

YBS, daha çok endüstri ve işletme alanlarında kullanılmakta olan bir kavramdır. Yönetim bilgi sistemleri kavramı, bilgisayar, yönetim ve muhasebe alanları ile de yakın ilişki içerisindedir. Bu özelliği ile YBS, tekil bir sistem olmaktan çok geniş bir sistemdir. Günümüzde bilgisayarların her türlü organizasyonda etkin olarak kullanılması nedeniyle YBS’nin uygulama alanı genişlemiştir (Davis, 1985, s. 32; Cullen, 1992, s. 152). Günümüz modern yönetim bilgi sisteminin gelişmesinde temel olarak, üç alanda yaşanan gelişmelerin önemli katkıları olmuştur. Bunların başında bilgisayar ve iletişim araçlarının geliştirilmesi, diğerleri ise, muhasebe sistemi ve yönetim teorilerinin geliştirilmesidir. 1970’lerde boyutları küçülmüş, işlem hızları ve veri depolama hacimleri büyümüş bilgisayarların üretilmesi, YBS’nin gelişmesini hızlandırmıştır (Lucey, 1987, s. 297).

Bir YBS’nin birincil görevi karar almak için gerekli formda üretilmiş olan veriyi ya da bilgiyi sağlamaktır. Şu an kullanılmakta olan YBS’ler, farklı türdeki işlemlerin ayrıntılarını içeren raporlar oluşturarak, sözü edilen bilgiyi yönetim kademelerine sunmaktadır. Raporların türleri ve hazırlanış süreleri çeşitli şekillerde düzenlenebilir. Yönetim bilgi sistemi tarafından hazırlanan bilgi, özetlenmiş, tablolara dönüştürülmüş ya da daha kullanışlı bir formda üretilmiş ve bilgi merkezi yöneticileri tarafından erişilebilir biçimde olmalıdır. YBS’nin temelinde yatan enformasyon olgusu tüm yönleri ile bilgi merkezlerinin çalışma alanlarını kapsamaktadır (Karakaş, 1991, s. 254).

YBS, bilgi sistemini meydana getiren unsurları ile bilgi merkezinin işlemlerini birbirine bağlayan harç gibidir. Bu sistem, problemlerin çözümlenmesinden, karar modellerinin uygulanmasına kadar, bir kütüphanenin günlük işlemleri için gereken veriyi sağlar. YBS, aynı zamanda, bilgi merkezinin faaliyetleri ve görevleri, gerçek ve potansiyel kullanıcılar, bilgi merkezi-kullanıcı ilişkisi ve diğer ilgili etkenler hakkında bilgi sağlar. YBS, bilgi merkezi içi ve dışından dört temel kaynak yardımıyla bilgi toplamaktadır. Bunlar; bilgi merkezlerinin hizmet verdiği kullanıcılar (gerçek ve/veya potansiyel kullanıcılar), bilgi merkezinin çeşitli bölümlerinde çalışan personel, bilgi merkezi ve kullanıcılar arasındaki ilişkiler (ödünç verme, referans, sorgulama vb.), bunların dışında kalan kişi ve kurumlar (Diğer bilgi merkezleri, yayıncılar, aracı firmalar, bürokratlar vb.) dır (Brophy, 1986, s. 85).

YBS’de, önceden düzenlenmiş ve belirlenmiş bilgi, sistemi daha iyi yönetmek ve denetlemek amacıyla, yöneticilere standart raporlar aracılığıyla iletilir. Örneğin; bilgi merkezinin geçen yıla ait ödünç verme istatistikleri ile, içinde bulunulan döneme ait ödünç verme istatistiklerini karşılaştırarak, performans değerlendirmesi ve hedeflere ulaşmada kullanılacak doğru verilerin yorumlanarak raporlar ile yöneticilere iletilmesi işlemleri, YBS’nin görevidir.

Tüm bilgi merkezlerinde, resmi olmasa da, adına yönetim bilgi sistemi denmese de bilgi sağlayan bir sistem vardır. Bilgi merkezi çalışanlarının kişisel olarak hazırladıkları raporlar, bölümler ve kişiler arası yapılan resmi ve gayri resmi görüşmeler, fatura ödemeleri, hesaplamalar, notlar  belirli bir standarda sahip olmayan ancak kullanılmakta olan bir bilgi sisteminin ifade etmektedir (Anameriç, 2003, s. 222). Bu açıdan bakıldığında YBS, bu standartlaşmamış ve kurallar ile belirlenmemiş bilgi kaynaklarını, öncelikle standart hale getirerek, tek bir veri tabanında ya da birbiriyle ilişkili birden fazla veri tabanında toplar. Veri tabanları, tek başlarına hiçbir anlam ifade etmeyen verileri ilişkilendirerek yorumlar. Yorumlanan verileri türlerine ve boyutlarına göre sınıflandırır. Sınıflandırılan veriler, ilerleyen zamanlarda karşılaşılan farklı durumlarda kullanılmak üzere depolanır ve son olarak gereksinim duyulan anda yöneticilerin stratejik kararlarını alabilmesi için, özet ve doğru bir biçimde iletilir.

YBS ile VİS arasındaki farklılıklar şu şekilde belirtilebilir; VİS, organizasyonlarda yalnızca bir işlevi desteklemesine karşın, YBS hemen tüm işlemleri desteklemektedir ve tüm işlemler arasındaki bilgi iletimini yerine getirir. VİS, genel olarak eylemsel düzeydeki işlemleri YBS ise, tüm kademelerdeki işlemleri desteklemektedir. YBS, yarı yapısal nitelikteki kararlara etkili destek sağlarken, yapısal olmayan ve programlanamayan nitelikteki sorunların çözümünde alınacak kararlara gereken desteği sağlamaz. Bu türlü sorunların çözümünde gerek VİS, gerekse YBS temeline dayalı olarak geliştirilen karar destek sistemleri devreye girmektedir (Bensghir, 1996, s. 84; Anameriç, 2005, 167-169).

 

Karar Destek Sistemleri (KDS)

Karar destek sistemi, her hangi bir bireyin, bir eylemin kesin olarak nasıl yapılacağının bilinmediği durumlarda kişilerin karar almasını ve kendi muhakeme yeteneklerini kullanmasını destekleyen ve yardımcı olan etkileşimli bir sistemdir (Alter, 1997, s. 133). KDS, çoğunlukla üst kademe yöneticiler tarafından kullanılan ve daha önce karşılaşılmamış durumlarda neler yapılabileceğine yardımcı olan etkileşimli bir bilgi sistemi türüdür. KDS genellikle yapılanmamış ya da yarı yapılanmış durumlarda yöneticilere destek sağlar. Örgütlerde üç farklı tür karar tipi vardır. Bu ayırımın temeli yönetsel faaliyetlere dayanmaktadır. Bunlar; yapılanmış (structured), yarı yapılandırılmış (semi-structured) ve yapılanmamış (unstructured) kararlardır (Lucas, 1986, s. 421).

Yapılanmış kararlar; ortaya çıkan sorunun yapısına göre belirli yöntem veya kurallar doğrultusunda alınabilen karar türüdür. Bu tür kararlar; organizasyonun belirlenmiş olan planları, politikaları, stratejileri, bütçeleri ve yöntemlerine uygun şekilde alınan kararlardır ve daha önceden karşılaşılan durumlar sonucu elde ettikleri deneyimlerden oluşmaktadır. Yarı yapılanmış kararlar, karşılaşılan sorunun bazı yönlerine belirli bir karar prosedürü ya da yöntemi uygulanabilen kararlardır. Bu tür kararlarda yöneticinin kendi inisiyatifini kullanması ve karar vermesi gerekmektedir. Yapılanmamış kararlar ise, karar almaya etki eden bir çok rastlantısal durum nedeniyle belirli bir prosedür ve yöntem uygulanarak çözümlenemeyen olgular için alınan kararlardır. Bu tür kararlar organizasyonun belirlenmiş olan planları, politikaları, stratejileri, bütçeleri ve yöntemlerine uygun olmayan kararlardır. Yapılanmamış kararlarda organizasyon genel olarak hazırlıksızdır. Çünkü organizasyon bu kararı gerektirecek durumla karşılaşmamış ya da bu durumla ilgili yeterli bilgiye sahip değildir. Yapılanmamış kararlar, üst kademe yöneticiler tarafından stratejik planlama için kullanılmaktadır (Himmetoğlu, 1971, s. 11).

KDS diğer geleneksel bilgi sistemlerinden farklı bir yapıya sahiptir. Bu sistemleri diğerlerinden ayıran en önemli unsur, tamamıyla yöneticilerin yetki alanları içinde yer almalarıdır. KDS, yöneticiler için oluşturulmuş ve onlar tarafından kullanılıyor olmasının yanı sıra, organizasyonların yönetim bilgi sistemlerinin de bir parçasını meydana getirmektedir. Bir KDS, kurumsal ya da yönetsel işler için kurulan bir bilgi sistemine uygulanan yaklaşımlardan biridir, aslında karar destek sistemi tipik olarak özel bir yönetsel işe ya da özel bir probleme uyarlanmıştır ve onun kullanımı bu problemin çözümü ve işin sonuçlandırılması ile sınırlanmıştır (Davis, 1985, s. 11). Bu sistemler, organizasyonun tüm kademelerindeki yöneticilere hizmet verme amacıyla oluşturulmuş olmalarına karşın, öncelikli olarak orta ve üst kademe yöneticilere hizmet etme amacını yerine getirmektedirler.

KDS’yi diğer iki bilgi sistemlerinden ayıran özellikler şunlardır: a. yapılan günlük işlerin değerlendirilmesinden çok karar verme sürecine destek odaklıdır; b. olay bir biçimde dizayn edilir, yapısı basittir; uygulanması ve değiştirilmesi basittir; c. sadece yöneticilerin kullanımı için tasarlanmıştır; d. bir soruya yanıtlamaktan çok yönetsel analizde kullanılacak olan enformasyonu sağlar; e. yalnızca küçük bir analiz alanı ya da büyük bir problemin küçük bir bölümü ile ilgili olmalarından çok büyük bir problem ya da işlem için kullanılırlar; f. daha önce karşılaşılmış durumlarda yöneticilere karar önerileri sunabilen bir mantığa sahiptir; g. organizasyonun içinden ve çevresinden gelen bilgiyi depolayan bir veri tabanına sahiptir; h. yöneticilerin alternatif kararlarının muhtemel sonuçlarını test etmelerine olanak tanır (Scott, 1986, s. 81).

KDS, karar almada, insan makine etkileşiminde denetimin insanın elinde olmasını sağlar. Yapılanmış, yarı-yapılanmış ve yapılanmamış problemlere çözüm bularak karar vermeye yardımcı olan, soruna uygun matematiksel veya istatistiksel modellerin kullanımını sağlayan, her düzeydeki organizasyon yöneticisine yönelik olan ve yöneticiler için kapsamlı veri tabanı sağlar. Karar alma ve kontrol işleminde işlemlerin makineleşmesinden çok bu işlemlerin etkili bir biçimde yürütülmesini kolaylaştırır. Sistem, geleceğe yönelik kararların alınmasına göre planlanmıştır. Bu nedenle geçmişte yaşanan problemlerin çözümlerini yeni durumla karşılaştırarak çözüm yolları üretir. Bunların dışında yeni durumlara açık ve esnek bir yapıya sahiptir.

 

Bilgi Sistemlerinin Bilgi Merkezleri İçin Önemi

Bilgi merkezleri, bilginin depolandığı ve bilgiye erişimin sağlandığı sosyal kurumlardır. Bu kurumlar; personel, derme, bütçe gibi olanaklarıyla hedefledikleri kullanıcı gruplarına gereksinim duydukları bilgiyi en kısa sürede ve  hızlı bir biçimde iletmeyi amaçlamaktadır. Bilginin en kısa sürede ve hızlı bir biçimde iletilmesi için bilgi merkezinin iyi yönetilmesi gerekmektedir. Yönetimin görevi ise, sistemin temel amacının gerçekleştirilmesi için tüm sistemi oluşturan birimlerin işlevlerini yerine getirebileceği, gerekli ortamı sağlamak ve sistemi sürekli denetlemektir. Organizasyon hakkında ne kadar çok şey bilinirse, o kadar kolay ve verimli yönetilir. Bilgi merkezi yönetiminin gereksinim duyduğu bu bilgilerin bir sistem içerisinde ve düzenli olarak çeşitli yönetim kademelerindeki yöneticilere ulaştırılmasının ve bölümler arası bilgi akışını sağlanmasının en verimli ve hızlı yolu bir bilgi sisteminin oluşturulmasıdır (Anameriç, 2003, s. 350).

Bilgi sistemleri, diğer organizasyonlarda olduğu gibi kütüphanelerde de günlük, rutin işlemlerin daha kısa sürede, daha az emek ve para harcanarak yapılması amacıyla kullanılmıştır. Bilgi sistemlerinin tarihsel gelişimi göz önüne alındığında, bu sistemlerin bilgi merkezlerinde kullanımı da bu tarihsel gelişim ile paralellik göstermektedir. İlk olarak VİS, özellikle muhasebe, maaş, sigorta vb. işlemlerin daha kısa sürede ve daha güvenilir bir biçimde sürdürülmesi için kullanılmaya başlamıştır. VİS’in ardından, organizasyonun tüm kademelerindeki yöneticilere karar alma sürecinde bilgi desteği sağlayan YBS kullanılmaya başlamıştır. YBS, veri işleme sistemlerine göre kullanım kolaylığı, geniş kullanım alanı ve bilgi sağlama kapasitesi bakımından çok daha avantajlı ve kullanışlı bir yapıya sahiptir. Yönetim bilgi sistemlerinin temel görevi, bir organizasyonun tüm kademelerinde bulunan yöneticilere organizasyon içi ve dışından, gereksinim duyduğu bilgiyi sağlamaktır. Yönetim bilgi sistemlerinden sonra KDS organizasyonlarda karar verme ve planlama yapma amacıyla kullanılmaya başlamıştır. Bu sistemler, gelişim süreci içerisinde birbirlerinin eksiklerini kapatarak gelişim göstermişlerdir.

Daha önce de belirtildiği gibi bilgi merkezleri, birer iş organizasyonu daha doğru bir ifadeyle bilgi işletmeleridir. Her organizasyonda olduğu gibi kütüphanelerin de yönetim, denetleme ve yürütme organları vardır ve diğer organizasyonlar gibi işletme yönetimi çerçevesinde yönetilmektedir. İşletme yönetiminin işlemleri planlama, örgütlenme, yürütme, koordinasyon, karar verme ve denetlemedir. Yöneticiler bu işlemleri yerine getirebilmek için iç ve dış bilgiye gereksinim duymaktadırlar. Yönetim işlemlerinin yerine getirilmesi için gereken bu bilgiyi ise yönetim bilgi sistemleri sağlayabilmektedir.

YBS, kütüphanelerin daha etkili ve verimli bir biçimde yönetilmesi daha sağlam kararların verilebilmesi ve yöneticilerin zamanında ve doğru bilgiye olan gereksinimlerini karşılamak amacıyla kullanılmaktadır. Bilgi merkezlerinin etkili ve verimli yönetilmesi için ise kütüphanenin iç ve dış çevresi ile ilgili yönetim bilgisinin elde edilmesi, yorumlanarak kararlara dönüştürülmesi ve iyi kavranması gerekmektedir. İç ve dış bilginin yorumlanmasından oluşturulan yönetim bilgisi, tüm kütüphane organizasyonunu kapsayan bir yapıya sahiptir ve kütüphanenin yönetilmesi için vazgeçilmez bir kaynaktır. Günümüzde birçok organizasyon gibi kütüphanelerde de uygulanan çağdaş yönetim yaklaşımında, bilgi merkezlerinin tüm işlem ve hizmetlerinde, hem bu işlem ve hizmetlere ilişkin bilimsel mesleki bilgiden hem de yönetim sürecindeki işlemler için gerekli olan bilimsel bilgiden yararlanma söz konusudur. Bu tür bilgilerin yönetim kademelerine ulaştırılması için yapılan işlemlerin bütünü ise, yönetim bilgi sistemlerinin bilgi sağlama işlemleri kapsamında yer almaktadır (Anameriç, 2003, s. 351 ve Lucey, 1986, ss. 217-219).

Bilgi merkezleri, uzun süredir, insanların bilgi gereksinimlerinin karşılandığı ve bilginin depolandığı mekanlar olarak varlıklarını sürdürmektedir. Bu merkezler, teknoloji ve yönetim anlayışının gelişmesi ile birlikte geçmişteki durumları ile karşılaştırıldığında birçok açıdan farklı durumdadırlar. Bilgi merkezleri halen bilginin en büyük depolayıcıları ve düzenleyicileri olmalarına karşın bilgi merkezlerinin var olma nedenleri değişmiş, derme oluşturmadan bilgiye erişime kadar gözle görülür geniş bir çevreye yayılmıştır (Fulweiler ve Dugan, 2001, s. 386). Söz konusu değişim süreci, bilgi merkezi içi ve dışında meydana gelen değişimlerdir. Bilgi merkezi yönetimi bu değişimlerden ne kadar çabuk ve doğru biçimde bilgi edinebilir ise, bilgi merkezinin geleceğine yönelik stratejik kararlar da o kadar çabuk ve doğru biçimde alınır. Bilgi merkezlerinin iyi bir biçimde yönetilebilmeleri için bilgi merkezini oluşturan parçaların ve onların sistem bütünü içerisindeki işlemlerinin açık bir biçimde tanımlanması gerekmektedir.

Bilgi merkezlerinin yöneticileri, bilgi merkezinin amaçlarını, görevlerini, kaynaklarını, hedeflerini, alt sistemlerini ve kullanıcılarını iyi tanımalıdır. Bilgi merkezi yöneticilerinin sözü edilen unsurları iyi tanıması, bu unsurlarla ile ilgili bilgileri düzenli ve anlaşılır biçimde elde etmesiyle mümkündür. Bunun gerçekleştirilebilmesi için bilgi merkezi içi ve dışından bilgi toplayacak ve gereken yerlere iletecek bir bilgi sisteminin kurulması gerekmektedir. Böylelikle bilgi merkezi yönetiminin yapması gereken planlama, örgütlenme, yürütme, koordinasyon, karar verme ve denetleme işlemlerini desteklemek, bilgi merkezinin etkinliği, verimliliği ve performansının artırılmasını sağlamak çok daha kolay ve yeterli olacaktır.

Her bilgi merkezi resmi olmasa da bir yönetim bilgi sistemine sahiptirler. Kütüphanelerde bulunan yönetim bilgi sistemi, ilişkisel veri tabanları ve dış çevreye ait geniş bilgilere dayanan karmaşık ve güçlü bir sistemdir ve bu sistemin çalıştırılması için sistem hakkında bilgili özel bir personele de sahiptir. Bilgi merkezleri mali işlemler, derme geliştirme, karar verme, plan hazırlama, tahminlerde bulunma ve bilgi merkezi işlem ve hizmetlerinin verimliğinin ölçülmesinde gerekli olan yönetim bilgisini sağlamak amacıyla yönetim bilgi sistemlerini kullanılmaktadırlar. YBS, sağlayacağı yönetim bilgisi ile bilgi merkezinin yönetim sürecini daha verimli ve etkili bir yönetim aracına dönüştürmektedir (Anameriç, 2003, s. 354).

Farklı kullanıcılar ve bunların farklı bilgi gereksinimleri, farklı özelliklerde ve amaçlarda kütüphanelerin oluşturulmasına neden olmuştur. Bu farklılıklar bilgi merkezi işlem ve hizmetlerinin, dermesinin, bütçesinin ve personelinin de şekillenmesinde önemli rol oynamıştır. Bilgi merkezini oluşturan temel bileşenlerden kaynaklanan farklılık, değişik türdeki kütüphane yöneticilerinin gereksinim duyduğu bilginin de farklılık göstermesini beraberinde getirmektedir. Bilgi gereksinimindeki farklılık ise; bilgi merkezleri için kullanılacak bilgi sistemlerinin kurulması ve uygulanmasında değişiklik gösterecektir. YBS’ler, doğrudan yöneticilere yönelik olmaları nedeniyle gereksinimler, amaç ve hedefler yöneticilerinkiler ile paralellik göstermektedir. Sözü edilen unsurlar kütüphanenin hizmet politikaları, planları, uyması gereken mevzuat ve diğer kurallar yardımıyla da şekillendirilir. Bu yapılanma, resmi ve gayri resmi düzeylerde kişilere özel olarak da düzenlenebilir. Örneğin; bir bilgi merkezi yöneticisinin kendi, terminalinde (bilgisayarında) masa üstü objelerini sınıflandırması ve ilgilendiği konularla ilgili web sayfalarının adreslerini sık kullanılanlara eklemesinden, düzenli olarak sunulacak olan raporların ayrıntı düzeylerine kadar olan geniş bir alanda yönetim bilgi sistemleri uygulanabilir.

Hiyerarşik yapıya dayalı olarak yöneticiler, stratejik, taktiksel ve eylemsel düzeylerde bilgiye gereksinim duyacaktır. Üst düzey yönetimin konumu ve sorumlulukları gereği büyük ölçüde dış bilgi ile ilgilenmesi nedeniyle, bu kademede kullanılacak bilginin büyük çoğunluğu dış kaynaklardan elde edilmektedir. Dış kaynaklardan sağlanan ve üst düzey yöneticilerin kullanımına sunulan bilgi, bütçe artırımı, aracı firmalar, yeni teknolojik ve kanuni gelişmeler ile ilgili olabilir (Koory, 1987, s. 7; Lucey, 1987, ss. 211-213). Bilgi merkezinin başkan, genel müdür veya daire başkanı gibi üst düzey yönetim unsurları bu açıdan ele alınırsa, daha çok kendilerinin bağlı bulundukları kurumlar, yeni kararlar, değiştirilen mevzuat, aracı firmalar, bütçe detayları gibi dış kaynaklı bilgilere gereksinim duymaktadırlar (Anameriç, 2003, s. 266). Bu bilgiler, bilgi merkezinin temel politikasını oluşturduğundan doğrudan yönetimi ilgilendirmektedir. Bu tür bilgiler, üst düzey yöneticiler kadar diğer yöneticileri ve çalışanları da ilgilendirmektedir.

Orta kademe yönetimi hem iç hem de dış bilgi ile ilgilenmektedir. Orta kademe yöneticilerinin kararları büyük oranda taktikseldir ve daha çok personel tahsisi, mali ve teknolojik kaynaklar, bilgi merkezi hizmetleri, çalışanların ve işlemlerin performansı ile ilgili raporlar ve bütçe raporları ile ilgilidir. Bu konularla ilgili veriler organizasyon içinden ve diğer kütüphaneler hakkındaki bilgiler gibi dış kaynaklı diğer bilgilerle birleştirilmiş biçimde elde edilir (Bryson, 1990, ss. 117-118; Lucey, 1987, s. 211).

Ö Z E T  B İ L G İ,  A Y R I N T I 

 

 

 

 

 

 

 


Bilgi merkezinin işlemleri ile ilgili kararlar için gereken bilgi

 

Organize edilmemiş veri kayıtları

 
                            

Şekil-1 Yönetim kademeleri ve karar verme (Anameriç, 2003, 267)

Bilgi merkezi yöneticileri; sağlama, süreli yayınlar ve ödünç verme bölümlerinden bütçe, harcamalar, dermeye eklenen materyal, kalan bütçe, ek bütçe gerekliliği olup olmadığı gibi bilgiler; ödünç verme, elektronik kaynaklar, danışma hizmetleri ve kataloglama ve sınıflama bölümlerinden, kullanılan derme sayısı, kayda geçilmiş derme sayısı, kullanım oranları gibi bilgileri elde ederler. Elde edilen bu bilgiler sayesinde bilgi merkezinin stratejik planları belirlenerek, bu planların uygulanması için stratejik kararların alınması kolaylaştırılır. Yukarıdaki tabloda yönetim düzeyleri ve alacakları kararlar için gereken bilgiler görülmektedir. Şekil-1’de dikkat edilmesi gereken nokta, alt kademeden üst kademelere doğru giden bilginin özetlenmiş, üst kademelerden alt kademelere gelem bilginin ise ayrıntılı bir biçimde olmasıdır. 

Yönetim kademeleri stratejik, taktiksel ve eylemsel olarak üç bölüme ayrılmıştır. En alt kademede ise faaliyetler sonucu ortaya çıkan ve henüz bir işlemden geçmemiş veri kayıtları yer almaktadır. Karar verme sorumlulukları da bu kademelere göre farklılık gösterir. Stratejik yönetim kademesindeki kararlar geleceğin planlanması, yeni hizmetlerin geliştirilmesi, iç ve dış verme odaklı kararlar, personel, derme, mali kaynaklar, teknoloji ve araç-gereç alımı, politika geliştirme ve strateji geliştirme başlıkları altında toplanabilir. Taktiksel yönetim kademesindeki kararlar; kaynaklar ve bölümlerle ilgili işlemler, performans değerlendirmeleri, yeni hizmetlerin uygulanması, bütçe kaynakları ve derme geliştirme, eylemsel karar ise; personel alımı, ayrıntılı bütçe işlemleri, bütçe denetleme ve çalışanların denetlenmesi olarak belirlenebilir (Bryson, 1990, 118).

Alt düzey yöneticileri ise, gereksinim duydukları bilgiyi büyük oranda iç kaynaklardan sağlamaktadırlar. Alt düzey yönetimi, emirleri orta kademe yönetiminden alır ve işlem kademesindeki aktiviteler ile ilgili verileri toplar. Bu kademedeki yöneticiler, toplanan veriler yardımıyla rutin günlük işlemlerle ilgili kararlarını destekler. Alt düzey yöneticiler, orta ve üst düzey yöneticilerine göre çok daha ayrıntılı bilgiye gereksinim duyarlar, ancak işledikleri bilgiyi orta ve üst düzey yöneticilere özet bir biçimde iletmeleri gerekmektedir. Bu nedenle üretilen raporlar daha kısa, anlamlı ve özet bilgi verecek biçimde hazırlanmaktadır (Bryson, 1990, 119).

Veri işlem, yönetim bilgi ve karar destek sistemleri, bilgi merkezinin iç ve dış bilgi kaynaklarının verimli ve etkin bir biçimde kullanılmasına yardımcı olur. Çünkü, sözü edilen bu sistemler yönetim kademelerinin hızla değişen iç ve dış çevre koşullarına uyum sağlayarak, planlama yapmaya ve bu planlar doğrultusunda karar verme sürecine yardımcı olurlar. Veri işlem, yönetim bilgi ve karar destek sistemleri, organizasyonlarda stratejik amaçlar için kullanılan bilgisayar destekli sistemlerdir. Bu sistemler, iş alanının stratejik planlanmasını desteklemek amacıyla geliştirilmişlerdir (Bensghir, 1996: 51, 129).

Bilgi sistemleri, sağlamış olduğu bu yararların yanı sıra bilgi merkezlerindeki işlemlerin ve çalışanların değerlendirilmesini (performans değerlendirmesi) sağlayan bilgilerin elde edilmesine ve elde edilen bilgilerin değerlendirilmesine de yardımcı olur. Kütüphane faaliyetlerinin her aşamasında elde edilen veri ve bilgi, kütüphanenin hedefleri ve performans ölçümü sırasında elde edilmiş bilgiler, karar alma, planlama ve denetleme aşamalarında etkin bir biçimde kullanılmak amacıyla istenilen bilginin elde edilme süreci olan bilgi işlem aşamasında birleştirilerek yorumlanmaktadır (Cullen, 1990, 27). Planlama ve karar verme süreçlerinde yöneticiye önemli bilgi desteği sağlayan değerlendirme bilgileri, özellikle mali kaynakların etkin ve verimli biçimde kullanımını tasarlarken, bu kaynakların doğru biçimde yönlendirilmesini de olanaklı kılar. Bir gereksinimden dolayı yapılan performans değerlendirmesinde asıl olan, bir sorunun çözümlenmesi, bir belirsizliğin ortadan kaldırılması ve bir kararın verilebilmesi için uygun verilen toplanmasıdır (Lancaster, 1988, 1; Alkan, 1996, 22).

Performans değerlendirmesi için gereken veri ve bilgiyi de bilgi sistemleri sağlar. Değerlendirme, kütüphanelerin ve diğer bilgi merkezlerinin önemli unsurlarından ve iç bilgi kaynaklarından birini oluşturmaktadır. Performans değerlendirme, hizmetlerin daha etkin ve verimli hale getirilebilmesi amacıyla faaliyetlerin ve çalışanların daha önceden hazırlanan göstergelere göre değerlendirilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Değerlendirme, kütüphanelerde yönetimle özellikle de; planlama, karar verme ve denetleme faaliyetleri ile ilişkili bir süreçtir. Performans değerlendirmesinin temel amacı, işlemler ve kullanıcılar konusunda karar almayı kolaylaştırmaktır. Bu nedenle, performans değerlendirme, yönetim bilgi sistemleri için de hem kaynak hem de yardımcı bir araç konumundadır. Sonuç olarak, performans değerlendirmesi sürecinde elde edilen bilgiler, hizmet ve faaliyetlerin etkililik ve verimliliğindeki gelişmeleri belgeleyerek, kütüphane işlemlerinin geliştirilebileceği alanları önererek, açıklama, kanıt ve öneri seçenekleri sağlarken; kütüphanenin bu düzeylerdeki yönetici ve personelinin çalışmalarına yardımcı olur. (Abbott, 1994, 2). Bu yönüyle ele alındığında performans ölçümü, yönetim bilgi sistemlerinin bir parçasıdır.

 

Sonuç

Stratejik planlama aktivitelerine yardımcı birer araç olan, veri işleme, yönetim bilgi ve karar destek sistemleri bilgi merkezi yönetimi açısından önemlidir. Bilgi merkezleri, amaçlarını belirlemeden önce planlama için bilgi gereksinimlerini ya da bilgi merkezinin içinde bulunduğu durumu incelemelidirler. Ancak bu işlem zaman aldığı ve pahalıya mal olduğu için bir çok bilgi merkezi tarafından tercih edilmez. Bu da karşılaşılan durumlarda doğru ve sağlıklı karar alma oranını düşürmektedir. Bilgi merkezleri gerçekten ne yaptıklarını bilmiyorlar ise, verdikleri hizmetlerle, gerçekleştirdikleri işlemlerle ve performansları ile ilgili net bir standart geliştiremezler. Stratejik planlama, her organizasyonda olduğu gibi kütüphanelerde de yönetimin en önemli görevlerinden biri ve yönetimin başlıca karar verme alanlarından biridir. Bu nedenle bilgi merkezlerinde kullanılacak bilgi sistemi, kütüphanenin stratejik planlama gereksinimlerini tam ve zamanlı bilgi ile destekleyecek şekilde tasarlanmalıdır.

Bilgi merkezinin amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlayacak olan bir plan hazırlamak için niteliksel bilgiler kadar niceliksel bilgilere de gereksinim duyulacaktır. Ancak bunu yapabilmek için kütüphaneler gerçekleştirdikleri işlemler ve vermiş oldukları hizmetler ile ilgili güvenilir ölçülerde ve standartlarda bilgilere gereksinim duyacaklardır. Bu bilgiler, aynı zamanda geçmiş dönemler ile karşılaştırılarak kütüphane performansının ölçülmesine de yardımcı olacaktır. Sözü edilen standartlar geçerli, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır.

Bilgi merkezlerinde kullanılabilecek bilgi sistemleri, bilgi merkezi yöneticilerinin işlemler, hizmetler ve performans değerlendirmeleri ile ilgili kararlar almasını desteklemektedir. Kararlar için genellikle iç bilgi kaynaklarından toplanan bilgi kullanılmaktadır. Farklı kullanıcı gereksinimleri ve yöneticilerden kaynaklanan farklı yönetim anlayışlarına sahip olmaları nedeniyle, bilgi merkezlerinin gereksinim duyduğu bilgi ve aldığı kararlar da çok çeşitlidir. Bu nedenle bilgi merkezleri bünyesinde kullanılacak bilgi sistemlerinin sağlayacakları bilgi türlerinde ve oluşturulacak performans değerlendirmelerinde herhangi bir standartlaşmanın olması beklenemez. Bu açıklamalardan sonra bilgi merkezlerinde kullanılabilecek bilgi sistemlerinin amaçları ve bilgi merkezi yöneticilerine sağlayacağı yararlar şu şekilde sıralanabilir;

a. günlük rutin karar verme süreçlerinde yöneticilere ve çalışanlara destek olur; b. bilgi merkezinin her türlü kaynağının kontrolünü ve mali sorumluluğu sağlar; c. kaynak dağılımını sağlar ve bu dağılımı kontrol eder; d. bilgi merkezinin etkinliğini, verimliliğini ve performansını artırır; e. iç ve dış kaynaklardan elde edilen bilgiler doğrultusunda stratejik kararların alınması için raporlar üretir; f. kısa, orta ve uzun vadeli planlamayı geliştirir; g. bilgi merkezi işlem ve hizmetlerinin ve personelin performans ölçüm işlemlerini kolaylaştırır.

Bilgi merkezlerinde son 20-25 yıldır kullanılan bilgi sistemleri günlük olarak üretilen ve bilgi merkezi içi ve dışından elde edilen verileri, toplayarak raporlara dönüştürür ve raporlar gereksinim duyan yöneticilere iletilir. Özellikle istatistiki ve analitik bilgiler, bilgi merkezinin yönetim kademelerince tercih edilen bilgi türleridir. Bu tür bilgiler, bilgi merkezinin stratejik kararlarında ve her türlü performans değerlendirmesinde yöneticilere destek sağlar. Bu tür bilgilerin bir diğer avantajı ise, özet ve kolay anlaşılır şekilde olmalarıdır.

Bilgi merkezlerinde kullanılabilecek olan veri işlem, yönetim bilgi ve karar destek sistemleri, bilgi merkezlerinin farklı bölümlerindeki farklı işlemlerden elde edilen bilgileri, bilgi merkezi yöneticilerine aktarmak ile görevlidirler. Yöneticilere aktarılan bilgiler genellikle tanımlayıcı istatistiksel bilgilere dayanır. Kurulacak olan ya da var olan bir bilgi sistemi, ödünç alınan kitaplar, kullanılan elektronik kaynaklar, bibliyografik bilgilendirme dersleri alan öğrenciler ve buna benzer bilgileri bir araya getirerek değerlendirir ve düzenli raporlar halinde bilgi merkezinde yapılan araştırmalara ve diğer belgelere eklemek üzere istatistiklere dönüştürülür. Tüm kullanıcılar bu sürece gayri resmi şekillerde katkıda bulunurlar. Bilgi merkezi yöneticileri resmi ve gayri resmi raporlardaki bilgileri gözden geçirip değerlendirerek bilgi merkezi ile ilgili planlamaları yapar ve kararları alırlar.

 

Kaynakça

Abbott, C. (1994). Performance measurement in library and information services. London: ASLIB.

Adams, R. (1995). “Strategic Information Systems and Libraries. Library Management, 16 (1), 11-17.

Alkan, N. (1996). Bilgi merkezlerinin yönetiminde değerlendirmenin önemi. Doğan Atılgan ve Sacit Arslantekin (yay hazl.). 7 Mart 1996. Türkiye’de Bilgi Merkezlerinin Yönetimi ve Sorunları Sempozyumu Bildirileri içinde (ss. 22-27). Ankara: Ankara Üniversitesi Rektörlüğü,.

Anameriç, H. (2003). Kütüphanelerde yönetim bilgi sistemleri ve bir model önerisi. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Ankara: Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü.

Anameriç, H. (2005). Bilgi sistemleri ve yönetimde bilgi sistemlerinin kullanılması. Coşkun Can Aktan ve İstiklal Y. Vural (yay hazl.). Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri içinde (ss. 121-174). Konya: Çizgi Kitabevi.

Alter, S. (1997). Information systems: A management perspective. Merlo Park, California-New York-Ontario: Addison Wesley Publishing Company.

Bensghir, T. K. (1996). Bilgi teknolojileri ve örgütsel değişim. Ankara: TODAİE.

Brophy, P. (1986). Management information and decision support systems in libraries. Aldershot: Gower Publishing Company Limited.

Bryson, J. (1990). Effective library and information center management. Aldershot: Gower.

Cullen, R. (1992). A bottom-up approach from down-under: management information in your automated library system. Journal of Academic Librarianship, 18 (3), 152-157.

Cullen, R. (1990). A model of a management information system for library and information service managers. International Journal of Information and Library Research, 2 (1), 23-34.

Çelik, A. (2001). Bilgi hizmetleri ve mevzuat. Ankara: ÜNAK.

Çelik, A. (1994). Sistem kuramı ve kütüphanecilik. Fahrettin Özdemirci ve Yusuf Kayan (yay. hazl.). 1994. Prof.Dr. Berin U. Yurdadoğ'a Armağan içinde (ss.45-53). Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği,

Çimen, M ve M. Ateş. Yönetim bilgi sistemleri. 22 Nisan 2002 tarihinde http://www.merih.net/m2/mis/wmetate23.htm adresinden erişildi.

Davis, G. B. (1985). Management information systems: Conceptual foundations structure, and development. New York: McGraw Hill.

Eco, U. (1999). Gülün adı. İstanbul: Can Yayınları.

Ferguson, S. ve M. Whitelaw. (1992). Computerized management information systems in libraries. Australian Library Journal, 41 (3 August), 184-198.

Fulwieler, R. D. ve R. E. Dugan. (2001). The role of management information systems. Journal of Academic Librarianship, 27 (5), 386-393.

Gökçen, H. (2002). Yönetim bilgi sistemleri: Analiz ve tasarım perspektifi. Ankara: Epi Yayıncılık.

Himmetoğlu, B. A. (1971). Karar verme yeteneğini geliştirme. İzmir: Ege Üniversitesi İktisadi ve Ticari Bilimler Fakültesi.

Karakaş, S. (1991). Yönetim enformasyon sistemleri. Hasan S. Keseroğlu (yay. hazl.). 1991. Kütüphane – Enformasyon - Arşiv Alanında Yeni Teknolojiler ve Türkmarc Sempozyumu Bildirileri içinde (ss. 254-263). İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi,.

Koory, J. L. (1987). Management information systems: Planning, and decision making. Cincinnati: Southwestern Pub. Co.

Lakos, A. (1997). Library Management Information Systems in the Client Server Environment: A Proposed New Model. 10 September 1997. In Proceedings of the 2nd Northumbria International Conference on Performance Measurement in Libraries and Information Services (ss. 277-286). Newcastle upon Tyne: Information for the Department of Information and Library Management, University of Northumbria.

Lancester, F. W. (1988). If you want to evaluate your library. London: Library Association.

Lucas, H. (1986). A casebook for management information systems. New York: McGraw Hill.

Lucey, T. (1987). Management information systems. Easleigh: DP Publications.

Martin, C. ve P. Powell (1992). Information systems: A management perspective. London; New York: McGraw Hill.

Massie, J. L. (1983). İşletme yönetimi. Çev. Şan Özalp. Eskişehir: Bayteş Yayınları.

McClure, C., L. Hagerty-Roach ve R. Lindsay. (1989). Design of a public library management information system: A status report. Library Administration and Management, 3 (1989), 192-198.

Öztemel, E. (1998). Bilgi toplumunda yönetim bilişim sistemlerinin gelişimi. Yeni Türkiye, 21. Yüzyıl Özel Sayısı II,  (Mart-Nisan), 1175-1181.

Paksoy, S. (1996). İşletmelerde bilgi gereksinimi ve yönetim bilişim sistemlerinin rolü. Yönetim: İstanbul Üniversitesi İktisat Fakültesi İşletme İktisadı Enstitüsü Dergisi, 25 (Ekim 1996), 56-64.

Scott, G. M. (1986). Principles of management information systems. New York-St. Louis-San Francisco: McGraw Hill.

Uçak, N. Ö. (2000). Bilgi üzerine kuramsal bir yaklaşım. Bilgi Dünyası, 1 (1), 143-159.

Yontar, A. (1995). Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel yönetimin önemi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği.

Ward, S. (1995). Management information systems - managing libraries. Library and Information Briefings, 60 (May 1995), 1-9.



* Arş. Gör.; Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih - Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü 06100 Sıhhıye Ankara (anameric@humanity.ankara.edu.tr).