Bilgi Merkezlerinin
Yönetiminde Bilgi Sistemlerinin Rolü
The Effect of
Information Systems on Information Centers’ Management
Hakan Anameriç *
Öz
Bilgi merkezleri
birer organizasyon olarak ele alındıklarına göre, bilimsel yönetim yaklaşımı ve
bugüne kadar bu yaklaşımı destekleyen her türlü gelişme ve uygulama da bilgi
merkezleri için geçerli konumda bulunmaktadır. Bu yaklaşım göz önüne
alındığında, günümüzde bilimsel yönetim ile yakından ilişkili olan sistem
analizi, toplam kalite yönetimi, halkla ilişkiler, bilgi sistemleri ve bilgi
yönetimi kavramları, bilgi merkezleri için de geçerli olan kavramlardır.
Anahtar Kelimeler: Bilgi sistemleri,
yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri, veri işlem sistemleri,
kütüphane yönetimi, bilgi merkezleri.
Abstract
According to the idea that information centers are information systems.
Thus, scientific management approach and any improvement, and implementation of
information supported by this approach is also considered “of information
centers”. When this approach considered as a system analysis related to
scientific approach as well. Furthermore, in this sense today scientific
approach is also related to some other concepts such as total quality
management (TQM), public relations (PR), information systems (IS), and information
management concepts, and information centers.
Keywords: Information
systems, management information systemes, decision support systems, data
processing systems, library management, information centers.
Giriş
Bilgi merkezleri,
Frederich W. Taylor'un geliştirmiş olduğu bilimsel yönetim yaklaşımının
ilkelerine göre, birer organizasyondur (örgüt) ve tümü bir işletme gibi
yönetilebilir. Organizasyon, bir grup insanın belirlenmiş amaçlar ve hedefler
doğrultusunda güç birliği yapıp, fiziksel gücünü ve elinde bulundurduğu
araçları kullanarak, belirli bir yönetim anlayışı içerisinde bir sistem meydana
getirir. Herhangi bir örgütün işletme olabilmesi için yeterli olan özellik,
gereksinim duyulan herhangi bir mal ya da hizmet üretmek üzere bir ya da birkaç
üretim elemanının bir araya getirilmesidir. Bilgi merkezleri de genel olarak
kâr amacı gütmeyen ve hizmet üreten kurumlardır ve yukarıda belirtilen özelliği
taşımaktadır. Bu bağlamda, birer organizasyon olan bilgi merkezleri de işletme
olarak kabul edilebilir ve sözü edilen yaklaşımın sonuçlarından
yararlanabilirler.
Bu çalışmada kullanılan bilgi merkezi terimi, tüm kütüphane türlerini
kapsamaktadır.
Bilgi Merkezlerinde
Yönetim ve Yöneticilerin Bilgi Gereksinimi
Bilgi merkezleri
türlerinden biri olan kütüphanelerin yönetimi ile ilgili olarak değişik ve
ilginç bir yaklaşıma Umberto Eco'nun ünlü "Gülün Adı - The Name of the
Rose" romanında karşılaşılabilir. Romandaki yaklaşıma göre, kütüphane
yönetiminde dikkat çekici dört nokta vardır. İlki, kütüphaneye ve onun
kaynaklarına sınırlı erişim; ikincisi, kütüphanedeki kitapların karmaşık bir
labirentte saklanması; üçüncüsü, kitaplar için hazırlanmış olan katalog ve
indekslerin karmaşık olması ve sadece kütüphaneciler tarafından bilinmesi;
dördüncü ve en önemlisi ise, toplumsal düzeni sağlayan itaat, korku, ölüm gibi
etkenlerin ilk üç maddenin korunmasında etkili olmasını sağlamaktır. Bu yönetim
anlayışı, romanın sonunda kütüphanenin bütünüyle yanması ile sona ermiştir. Tabii
ki bu anlayış belirli bir düşünce sisteminin hakim olduğu bir dönemde
gerçekleşmiştir. Günümüz, yönetim anlayışında özellikle de bilimsel yönetim
anlayışında önemli değişiklikler ve gelişmeler yaşanmıştır (Anameriç, 2003, s.
187).
Sözü edilen gelişmelerden
en çok etkilenenler ise yöneticidir. Yönetici, örgütün amaçlarına ulaşması için
uygun ortamın yaratılmasını sağlar. Bu amacı gerçekleştirirken, yönetici,
görevlendirilecek personeli seçer, eğitir, iş ve görev ilişkilerini ayarlar, gerçekleştirilecek
tüm faaliyetleri planlar, yönetir ve kontrol eder. Günümüzde yöneticiler
gelişen teknolojinin desteği ile birçok olanaktan daha hızlı ve ucuz biçimde
yararlanabilmektedir. Teknolojinin yöneticilere sağlamış olduğu en önemli
özelliklerinden biri, bilgiye önem vermesi ve bilgiden nasıl yararlanması
gerektiğini bilmesidir. Yöneticilerin temel görevlerinden olan karar verme
süreci, yöneticilerin sahip olduğu bilgi desteği ile daha etkili, verimli ve
gelecekte olası sorunların daha kolay biçimde çözümüne yönelik olarak
gerçekleştirilebilecektir.
Yöneticilerin organizasyonun yönetimi için gereksinim
duyduğu bilgi üç ana grupta sınıflanabilir: Bunlar; stratejik yönetim, denetim
ve işlem bilgisidir. Stratejik yönetim bilgisi, örgütün uzun vadeli amaç ve
hedeflerinin, amaçlara ulaşmada gereken kaynak çeşitlerinin ve miktarlarının
belirlenmesine yardımcı olmasının yanı sıra, kaynakların elde edilmesi ve
kullanımında üst kademe yöneticilerinin karar almasını sağlayan bilgi türüdür.
Stratejik yönetim bilgisi, büyük bir oranda organizasyon dışından elde edilir. Dış
kaynaklardan elde edilen bilgiler, iç bilgiler ile beraber işlenerek,
gelecekteki faaliyetlerinin planlanmasında ve olası problemlerin çözümlenmesinde
kullanılır. Denetim bilgisi, yöneticilere örgüt faaliyetlerinin en üst düzeye
çıkarılmasında yardımcı olmasının yanı sıra, orta vadeli amaç ve hedefler için
gerekli olan bilgi türüdür. Yöneticilere, personel, hammadde, enerji ve mali kaynakların
organizasyon amaçları doğrultusunda etkin ve verimli bir şekilde kullanıp kullanmadığını
gösterir. İşlem bilgisi ise, organizasyonların kısa vadeli işlemleri ile
ilgilidir. Belirli (rutin) işlemlerin etkili ve verimli bir şekilde yapılmasına
yardımcı olur (Massie, 1983, ss. 174-175). Yalnız çalışmanın konusu gereği
yönetim bilgisi üzerinde daha fazla durulacaktır.
Yönetim bilgisi, bir işin yerine
getirilebilmesi için değil, etkinliklerin denetimi ve geliştirilmesi için
gerekli olan bilgidir. Bu tip bilginin en önemli özelliği doğrudan erişiminin
çok nadir olması, fakat diğer bilgilerden, özellikle işletim bilgisinden sonuç
çıkarılarak elde edilebilmesidir (Uçak, 2000, s. 154; Adams, 1995, s. 11).
Yönetimde bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek
için veri ya da ham bilginin işlem sonucunda yöneticilere yararlı biçime
dönüştürülmüş şeklidir. Başka bir deyişle; yönetim bilgisi, raporlar halinde
üst kademelere iletilen, emirler şeklinde alt kademelere aktarılan, günlük
faaliyetler aracılığı ile kurumların işlevsel bölümlerini birbirine bağlayan
bir olgudur. Bilimsel, entelektüel, güncel, yönetsel gibi çeşitli türlerde üretilmiş
olan bilginin boyutları, farklı alanlarda hizmet veren kurumlara önemli ölçüde
kolaylık sağlamaktadır. Organizasyonlar, bu bilgi yığını içerisinde
kendilerinin gereksinim duydukları bilgiye kısa sürede erişmek istemektedirler.
Genel olarak organizasyonlarda bilgiye, yaşanmış deneyimleri gözden geçirmek,
bugünü değerlendirebilmek ve yarın ne olabileceğini kestirip planlama yapmak
için gereksinim vardır. Ancak bu şekilde büyüyen ve çeşitlenen bilgi
yığınlarını anlamak, yorumlamak ve bu bilgiye katkıda bulunmak zaman kaybına
yol açmaktadır (Anameriç, 2003, ss. 18-19).
Bilgi, yönetim kademelerinde, etkili ve verimli kararlar
almak, kurumun işlem süreci içerisinde
yararlanmak ve özellikle içinde bulunduğu olağanüstü durumlardan en az zararla
kurtulması amacıyla kullanılmaktadır. Bu süreç göz önüne alındığında bilginin,
organizasyonlar için stratejik ve yaşamsal bir rol oynadığı görülmektedir. Bilgi,
kişi ve/veya kurumların planladıkları fikirleri ve faaliyetleri destekleyip birleştirerek
bir işi meydana getirir ve böylece soyut anlamdan çıkıp somut bir davranış
haline gelmesi sağlar. Bilginin somut bir davranış haline gelmesi, karar verme
sürecinin başlaması ve kararın ortaya çıkmasına yol açar. Etkili bir yönetimde
bilgi, karar verme amacına yönelik olarak toplanmış verilerin işlenmiş
biçimidir.
Yönetim kademelerinin karar verme sürecinde
yararlandığı bilgi, tüm sistemlerin önemli girdisi ve uygulanan faaliyetlerin
sonucudur. Bilgi, organizasyon için girdi olmasının yanı sıra, faaliyetleri
yönlendirme ve faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan bir ürün özelliği de
taşımaktadır. Buradan da anlaşılacağı gibi bir sistem bilgisiz devamlılığını
sürdüremez (Paksoy, 1996, s. 56).
Bilgi, yöneticilere karar sürecindeki belirsizliğin
azaltılması, düzeltici ya da uyarıcı eylemlerde bulunulması için geri bildirim
sağlanması, hedeflerin oluşturulması, değerlendirilmesi, plan ve standartların
geliştirilmesi ve eyleme geçirilmesi, gerçekleşen faaliyetleri ölçme ve
faaliyet sonuçlarının standartlarından sapması halinde gerekli düzeltmelerin
yapılması ve elde edilen başarıları değerlendirmesi için gereksinim duyulan tüm
verileri içermesi durumlarında destek sağlamalıdır (Çimen ve Ateş, 2002, s. 2;
Martin ve Powell, 1992, s. 19).
Amaç ve hedefleri farklı olsa da her organizasyon, yönetim
fonksiyonlarını ve görevlerini yerine getirmek zorundadır. Bunun için her
kademedeki yöneticinin zaman, mekan veya konuya göre değişen bilgi
gereksinimlerini giderme zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Yönetim kademelerinde
yetki ve sorumluluk sahibi kişiler, karar verme sürecinde öncelikle var olan
bilgiyi kullanırlar. Bilgi merkezleri de
kendi bünyelerinde bilimsel yönetimi oluşturmak, varlıklarını sürdürmek ve
gelişim göstermek için belirlenmiş amaçlarını yerine getirmek, kullanıcılarının
gereksinimlerini karşılayacak mal/hizmet üretmek, hedeflerine ulaşmak, üretim
için gerekli olan mal/hizmetleri sağlamak ve yönetim işlevlerini yerine getiren
bağımsız bir yönetim birimine sahip olmalıdır (Yontar, 1995, ss. 87-89). Bilgi
merkezinin bünyesinde bulunan yönetim birimi, sözü edilen işlevleri yerine
getirebilmek, belirlediği hedef ve amaçlara yönelebilmek, örgütün geleceğine
ilişkin etkili kararlar alabilmek; planlama, örgütlenme, yöneltme,
koordinasyon, karar verme ve denetleme gibi yönetim fonksiyonlarının sağlıklı
işlemesi için iç ve dış kaynaklardan gerekli bilgiyi toplamak ve kullanmak
durumundadır.
Bilgi merkezleri de diğer organizasyonlar gibi iç ve dış çevreye
sahiptir. Ekonomik koşullar, mali kaynakların durumu, demografik koşullar,
teknoloji, tarihsel gelişim, kullanıcılar, hedef gruplar, insan kaynakları,
kaynaklar ve diğer materyaller, siyasi durum, sosyo-kültürel durum, mevzuat ve
hükümet, bilgi merkezinin dış çevresini oluşturur (Bryson, 1990, s. 24; Çelik,
1994, s. 50). Bir bilgi merkezi için bu koşullar arasında göz önüne alınması
gereken öncelikte olanlar, bilgi kaynakları (derme-koleksiyon), insan
kaynakları, nüfus, sosyo-kültürel yapı ve mevzuattır. Bir organizasyonun iç
çevresini ise, personel, bütçe, bina, mali kaynaklar ve ürün/hizmetleri
oluşturmaktadır.
Bilgi merkezinin yönetimi için gerekli olan bilgi yukarıda adı geçen iç
ve dış çevreden elde edilmekte ve kullanılmaktadır. Ancak farklı tür bilgi
merkezlerindeki ve bunların farklı bölümlerindeki yönetici ve çalışanlar farklı
sorumluluklar ve yeteneklere sahiptirler. Bu nedenle de farklı bilgi ve
teknolojiye gereksinim duyarlar. Tablo-1’de sözü edilen farklı bilgi
gereksinimleri gösterilebilir.
Yönetici (Sorumlu) Türü
|
Gereksinim Duyulan Bilgi Türü
|
|
Üst Kademe Yönetici(ler) |
Personel bilgisi, yönetim bilgisi, mali
bilgi, kullanıcı bilgisi, materyal bilgisi, mevzuat bilgisi |
Seçim
ve Sağlama Bölümü Sorumlusu
|
Mali bilgi, ekonomi bilgisi,
materyal bilgisi, mevzuat bilgisi |
|
Kat. ve Sınıflama Bölümü Sorumlusu |
Kataloglama ve sınıflama kuralları,
materyal bilgisi, bilgisayar bilgisi, enformasyon teknolojisi bilgisi,
otomasyon, materyal bilgisi, mevzuat bilgisi |
|
Süreli Yayınlar Bölümü Sorumlusu |
Materyal bilgisi, kullanıcı
bilgisi, mali bilgi, muhasebe bilgisi, mevzuat bilgisi, mevzuat bilgisi |
|
Danışma Bölümü Sorumlusu |
Kullanıcı bilgisi, materyal
bilgisi, psikoloji bilgisi, tanıtım-reklam bilgisi, halkla ilişkiler bilgisi,
mevzuat bilgisi |
|
Kull. Hizmetleri Bölümü Sorumlusu |
Materyal bilgisi, sosyoloji
bilgisi, kullanıcı bilgisi, mevzuat bilgisi |
Tablo-1 Bilgi merkezilerde yöneticilerin bilgi
gereksinimi (Anameriç, 2003, 192).
Bilgi merkezi yöneticileri, bilgi merkezinin gerçekleştirmiş olduğu
işlem ve hizmetler, personelin performansı, kullanıcı tatmini, verilen hizmetin
kalitesi ve bütçe ile ilgili olarak, alt bölümlerden gerekli yönetim bilgisi
almak durumundadır. Bunun dışında alınacak kaynakların fiyatları, döviz
kurları, bilgi merkezinin hizmet politikası ve kullanıcı isteklerine göre yeni
çıkan materyaller ile ilgili olan bilgilere de gereksinim duyarlar.
Bilgi merkezleri günlük işlemleri sonucunda çeşitli özelliklerde veri ve
bilgi üretmektedirler. Üretilen veri ve bilgi, kuruma hem kaynaklık eder hem de
yöneticilerin özellikle planlama, karar verme ve denetleme işlemlerini
kolaylaştırmasına yardımcı olur. Bu kurumların günlük işlemleri sonucunda elde
ettikleri veriler, sunulan hizmetleri, ortaya konulan performansı ve gelecekte içinde
bulunulabilecek durumlar konusunda yöneticilerin fikir sahibi olmalarını
sağlamasının yanı sıra planlamaların da daha gerçekçi bir biçimde yapılmasını
olanaklı kılar. Sözü edilen işlemlerin yapılabilmesi için bilgi merkezlerinde
üretilen ve gerektiğinde kurum dışından elde edilen bilginin istenilen biçimde,
zamanda ve yerde yöneticilere ulaştırılması gereklidir. Bu işlem için bilgi
merkezlerinde yöneticilerin gereksinim duyduğu bilgiyi en kısa sürede, en verimli
ve anlaşılır biçimde ulaştıracak bilgi sistemlerinin kullanılması
gerekmektedir.
Bilgi Sistemleri ve Bilgi Merkezlerinde
Kullanılabilecek Bilgi Sistemleri
Bilgi
sistemleri; organizasyonlarda bilgi toplama, işleme ve dağıtma işlemlerini
yerine getiren insan kaynakları, bilgisayarlar ve yöntemler dizisidir. Bilgi
sistemi, bilgisayarlar ve iletişim araçları (bilişim teknolojileri) yardımıyla,
yöneticilerin iç ve dış çevrelerindeki olaylardan, fırsatlardan ve beklenmedik
durumlardan haberdar olmalarında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.
Bilgi sistemlerinde, gereksinim duyulan bilginin
sağlanması üç temel aşamada gerçekleşir. Bunlar; girdi, işlem ve çıktıdır
(Gökçen, 2002, ss. 36-38). Girdi, verinin organizasyon içinden ve dışından sağlanması;
işlem, toplanan verinin anlaşılır bir duruma getirilmesi için geçen süreç; çıktı
ise, işlem sürecinde elde edilen bilginin gereksinim duyan kişilere çeşitli
formlarda dağıtılmasıdır. Bunun yanında, bilgi sistemi, sistemin tekrar
çalışabilmesini sağlamak, kullanıcılardan gelen istek ve yeni gereksinimleri
değerlendirmek için bir geribildirim özelliğine de sahiptir.
Bilgi sistemleri, hem çeşitli kademelerdeki
yöneticiler hem de çalışanlar için gereklidir. Bu nedenle yönetim ve
yöneticilere sağladığı olanaklar, organizasyonun iç ve dış çevresi, hizmet
politikası, bilgi gereksinimleri gibi değişkenlere göre şekillenmektedir. Bilgi
sistemleri yöneticilerin organizasyon çevresindeki benzer organizasyonlar,
müşteriler, devlet kurumları ile ilişki kurmasına sağlanmasına yardımcı olur.
Bir sistem olarak bilgi merkezinin,
kendisini meydana getiren bir takım alt sistemlerden oluşmaktadır. Bilgi
merkezleri - kütüphaneler beş temel unsurdan meydana gelmektedirler. Bunlar;
bina ve diğer fiziksel kaynaklar, kullanıcılar, mali kaynaklar, personel ve
dermedir (Yontar, 1995, s. xii, Çelik, 2001, s. 3). Bilgi merkezi üst sistemini
meydana getiren bu beş temel bileşenin iyi işleyebilmesi için öncelikle,
bibliyografik denetimin sağlanması, bilgi - iletişim teknolojilerinin ve bilgi
sistemlerinin kullanılması gerekmektedir. Kütüphaneleri meydana getiren
bileşenler aynı zamanda, kütüphanenin iç bilgi kaynaklarını ve kütüphane
sisteminin alt istemlerini de oluşturmaktadır.
1970’li yılların başından itibaren
bilgisayarların kütüphanelerde – özellikle halk ve araştırma kütüphanelerinde –
kullanılması, yönetim için gerekli olan bilgilerin bilgisayarlar yardımıyla
işlenip dağıtılabileceği fikrini geliştirmiştir. Bu nedenle de bilgisayarların
da yardımıyla, bilgi merkezlerinde yönetim bilgi sistemlerinin oluşturulması ön
plana çıkmıştır. Bilgisayar tabanlı bilgi sistemleri özellikle de yönetim bilgi
sistemleri, kütüphanecilik ve enformasyon bilimleri literatüründe uzun zamandır
tartışılan, ancak daha çok ticaret ve endüstri alanlarında yaygın olarak kabul
gören bir kavramdır (Ferguson ve Whitelaw, 1992, s. 184). Bilgi-iletişim
teknolojilerinin çeşitli türdeki organizasyonlarda farklı işlemler için
kullanımının artması, organizasyon yönetiminin karmaşıklaşması ve sistem
yaklaşımı görüşünün yaygınlaşması, bilgi tabanlı birer işletme olan bilgi
merkezlerinin yönetimlerinde de bir takım yeniliklerin kabul edilmesini
sağlamıştır. Bu yenilikler, bilgi merkezi faaliyetlerinin otomasyona
geçirilmesi, geliştirilmesi ve kurumun daha etkin ve verimli olarak yönetilmesi
şeklinde özetlenebilir. Bilgi merkezi faaliyetlerinin otomasyona geçirilmesi ve
hizmetlerin geliştirilmesi, çeşitli otomasyon programları ve bunları bütünleyen
araçlarla gerçekleştirilebilir. Ancak, bilgi merkezlerinin etkin ve verimli
biçimde yönetilmesi için özellikle planlama, yürütme ve denetleme
fonksiyonlarının iyi işlemesi gereklidir. Bu fonksiyonların iyi işlemesi de tüm
kütüphane türlerini meydana getiren unsurlarla ilgili verilerin toplanarak
kullanılır hale getirilmesi ile olanaklı kılınır.
Bilgi merkezi yöneticileri, stratejik
planlamalarını daha kolay, hızlı ve verimli bir biçimde yapabilmeleri için
dikkatli bir planlama stratejisi, bilgisayar bilgisi ve uygun bir yazılım ile
geliştirdikleri sisteme bağlıdır (McClure, Hagerty-Roach ve Lindsay 1989, s.
192). Bu sistem, doğrudan bilgi merkezlerine çeşitli yönetim kademelerinde
(alt, orta ve üst kademe) bulunan yöneticilere yönelik olarak düzenlenmelidir.
Bilgi merkezlerinin çevresi de diğer
organizasyonlarda olduğu gibi hızlı bir değişim içerisindedir. Birçok iç ve dış
etken bilgi merkezini çeşitli yönlerden etkilemektedir. Bu etkiler ışığında
bilgi merkezleri ve bu kurumların yönetici ve çalışanları bazı temel sorulara
yanıt vermek durumundadırlar. Bu sorular; Biz ne yapmalıyız? Kullanıcımız
kimdir? Performansımız nasıl? Şu anda yaptığımızdan daha iyisini yapabilir
miyiz? (Lakos, 1997). Birçok bilgi merkezi, bu temel soruları daha iyi
yanıtlayabilmek için işlemlerini yeniden tanımlamakta, yapılarını
değiştirmektedir. Bu değişikliklerin ve tanımlamaların yapılmasının nedeni,
işlemlerin daha etkili ve verimli olarak gerçekleştirilmesi isteğidir. Olumlu
sonuçların elde edilmesi için bilgi merkezleri bilgiyi daha iyi bir biçimde
kullanmak zorundadır. Bilginin iyi kullanılması için doğru, anlamlı ve
zamanında toplanması gerekir. Bilginin bu biçimde toplanması ve gereken yerlere
iletilmesi için günümüzde bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri
kullanılmaktadır. Bilgi sistem ve teknolojilerinin bilgi merkezleri ve yönetim
kademelerinde kullanımı Tablo-2’den izlenebilir.
|
Bilgi Teknolojisi Uygulamaları |
Stratejik Planlama |
Taktiksel Planlama |
Operasyonel Planlama |
Değişim ve Yenilik |
|
Günlük ve Geçmişe Yönelik Bilgi |
* |
* |
* |
* |
|
Araştırma Teknikleri |
|
* |
* |
|
|
Planlama ve Simulasyon |
* |
* |
|
* |
|
Bilgi Tabanlı Yöntemler (Sayısal
veri kullanmayan) |
|
* |
* |
* |
Tablo-2 Bilgi
teknolojilerinin bilgi merkezlerinde kullanım alanları (Ward, 1995, 3).
Bir bilgi merkezinde üç farklı bilgi
sistemi bulunabilir. Bunlar; veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri
ve karar destek sistemleridir. Bu sistemler birbirleriyle ilişkili olarak bir
arada ya da tek tek kullanılabilir. Bilgi sistemleri, yöneticilerin karar
almada kullanacakları veri ve/veya bilginin düzenli ve sürekli biçimde
toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını, yorumlanmasını, aktarılmasını sağlamaktadır. Bu yüzden hemen
hemen her yöneticinin bir bilgi sistemi vardır.
Veri İşleme Sistemleri (VİS)
Veri işleme sistemleri, organizasyonlardaki günlük
işlemleri sonucu elde edilen kayıtların toplanması ve bu kayıtların işlenmesi
görevini yerine getirmektedir. Bu kayıtlar organizasyonu ile ilgili maaş,
sigorta, vergi, çek, tahsilat ve stok işlemleri kapsayan kayıtlarıdır. VİS’i
oluşturulan ilk bilgi sistemi türüdür ve ilk olarak bir alındı kaydı ve bu
kaydın makbuz oluşturma işi için kullanılmıştır (Göçen, 2002, s. 41; Lucey,
1987, s. 9).
VİS’in temel amacı, daha önce elci (manuel) olarak
yapılan, uzun zaman ve emek gerektiren hesaplamaların otomatik olarak makineler
yardımıyla daha kısa sürede, doğru ve en az maliyetle yapılmasını sağlamaktır.
Yönetim bilgi sistemlerinin ilk şekli olan VİS rutin büro işlemlerinin
makineleştirilmesidir. Veri işleme sistemleri bir organizasyonda kuralları
belirli, yapısal olarak izlenebilir, tanımlanabilir, kabul görmüş,
modellenebilir süreçlerin çalıştırılmasında ve bu tür problemlerin çözülmesinde
kullanılırlar (Anameriç, 2005, 123; Öztemel, 1998, s. 1175).
Veri işleme süreci temel olarak üç ana bölümden
meydana gelmektedir; a. günlük faaliyetlerin işlenmesi; b. rapor
işleme; c. sorgulamaların işlenmesi (Lucey, 1987, s. 185).
Günlük faaliyetlerin işlenmesi, siparişler,
alındılar, ödemeler, makbuzlar, faturalar, sipariş kayıtları, materyal istek
fişleri gibi işlemler sayılabilir. Raporlar, belirlenmiş aralıklara göre
hazırlanan satın alma, ödünç verme, personel faaliyetleri gibi işlemleri
kapsar, sorgulamalar ise, stok kontrol, tarama sonuçları gibi işlemlerdir. VİS’de,
önceden belirlenmiş bilgi, yine önceden belirlenmiş kurallar (prosedürler)
çerçevesinde uygun standartlarda üretilir ve bilgi merkezleri gerekli
birimlerine gönderilir (Ferguson ve Whitelaw, 1992, s. 185). Örneğin; daha
önceden belirlenmiş bir zaman aralığı içerisinde, ödünç verilmiş materyal
bilgisinin standart raporlar ve istatistiki değerlendirmeler halinde, ödünç
verme bölümünden sorumlu yöneticiye ulaştırılması, bu tür bir veri işleme
işlemidir. VİS’de esas olan, çok miktardaki verinin bilgi merkezi için verimli
hale getirilmesini sağlamaktır.
VİS, günlük işlemler sırasında meydana gelen
verileri, çeşitli kademelerdeki yöneticilerin kullanmasına hazır duruma getir
işlemini yerine getirmek üzere geliştirilen bilgi sistemi türüdür. Bu sistemde
işlemlerde etkinlik sağlamak ön planda tutulmuştur. Geçmiş ve çok yakın
gelecekteki verilerin değerlendirilmesi ile günlük işlerde etkililik sağlamaya
çalışılmıştır. VİS’in başlıca kullanıcıları; çeşitli görevlerdeki büro elemanları
ve genelde şef düzeyindeki yönetici kademeleridir (Bensghir, 1996, ss. 55-56).
VİS, organizasyonlarda verilerin daha hızlı işlenmesi
ve iletilmesinin yanı sıra hataların azaltılması, saklanan veri ve bilginin
güvenliğinin sağlanması, terminaller aracılığıyla veri ve bilgiye ulaşılması,
doğruluk ve güvenilirlik oranının artırılması, işlemlerin gerçekleştiği anda
kayıtlara geçirilmesi ve analizlerin gerçekleştirilmesinde önemli avantajlar
sağlamaktadır. Bu bağlamda VİS, özetle şu niteliklere sahiptir; bu sistemler
işlemleri yürütme ve kayıt tutma üzerinde yoğunlaşır, çıktıları belirli
aralıklara göre belirlenmiştir, organizasyonların eylemsel planlama
kademesindeki çalışanlara ve yöneticilere bilgi sağlarlar. Ancak bu sistemlerin
karar alma işlemleri üzerinde etkisi azdır. Bunun nedeni, sonucu bilinen rutin
hesap işlemlerini yerine getirmesi ve farklı bilgi gereksinimlerini karşılama
yeteneğinin olmamasıdır.
Yönetim
Bilgi Sistemleri (YBS)
Yönetim
bilgi sistemi, kâr amacı güden ve/veya gütmeyen organizasyonlara uygulanabilen
ve temel olarak farklı yönetim kademelerindeki yöneticilere gereksinim
duydukları bilgiyi sağlamakla görevli olan bir bilgi sistemidir. Yönetim bilgi
sistemi, bir örgütte yönetim ve karar alma işlemlerine destek olmak amacıyla
enformasyon sağlayan bütünleşik, insan makine etkileşimli bir sistemdir. Bu
sistem, gereksinim duyulan bilgiyi sağlamak için bilgisayar yazılım ve
donanımı, yöntemleri (prosedür), analiz, planlama, denetleme ve karar alma
modellerini ve veri tabanını kullanır (Davis, 1985, s. 6).
YBS’nin organizasyonlara uygulanması her ne kadar
30-35 sene öncesine dayanıyor olsa da ve teknolojik gelişmeler devam etse de
YBS organizasyonların beyni olma görevini sürdürmektedir. Gelişen teknoloji,
YBS’ye destek sağlamaktadır ve güncellemektedir. YBS’yi bilgi sistemleri içinde
belirli bir kronolojik yerleştirmeye tabi tutmak doğru olmayacaktır. YBS,
bilginin en üst seviyede elde edilerek işlenmesini, depolanmasını, gerekli
yerlere iletilmesini sağlayarak bilgiden en üst düzeyde yararlanılmasını
sağlayan en önemli araçtır.
YBS, daha çok endüstri ve işletme alanlarında
kullanılmakta olan bir kavramdır. Yönetim bilgi sistemleri kavramı, bilgisayar,
yönetim ve muhasebe alanları ile de yakın ilişki içerisindedir. Bu özelliği ile
YBS, tekil bir sistem olmaktan çok geniş bir sistemdir. Günümüzde
bilgisayarların her türlü organizasyonda etkin olarak kullanılması nedeniyle
YBS’nin uygulama alanı genişlemiştir (Davis, 1985, s. 32; Cullen, 1992, s.
152). Günümüz modern yönetim bilgi sisteminin gelişmesinde temel olarak, üç
alanda yaşanan gelişmelerin önemli katkıları olmuştur. Bunların başında
bilgisayar ve iletişim araçlarının geliştirilmesi, diğerleri ise, muhasebe
sistemi ve yönetim teorilerinin geliştirilmesidir. 1970’lerde boyutları
küçülmüş, işlem hızları ve veri depolama hacimleri büyümüş bilgisayarların
üretilmesi, YBS’nin gelişmesini hızlandırmıştır (Lucey, 1987, s. 297).
Bir YBS’nin birincil görevi karar almak için gerekli
formda üretilmiş olan veriyi ya da bilgiyi sağlamaktır. Şu an kullanılmakta
olan YBS’ler, farklı türdeki işlemlerin ayrıntılarını içeren raporlar
oluşturarak, sözü edilen bilgiyi yönetim kademelerine sunmaktadır. Raporların
türleri ve hazırlanış süreleri çeşitli şekillerde düzenlenebilir. Yönetim bilgi
sistemi tarafından hazırlanan bilgi, özetlenmiş, tablolara dönüştürülmüş ya da
daha kullanışlı bir formda üretilmiş ve bilgi merkezi yöneticileri tarafından
erişilebilir biçimde olmalıdır. YBS’nin temelinde yatan enformasyon olgusu tüm
yönleri ile bilgi merkezlerinin çalışma alanlarını kapsamaktadır (Karakaş,
1991, s. 254).
YBS, bilgi sistemini meydana getiren unsurları ile
bilgi merkezinin işlemlerini birbirine bağlayan harç gibidir. Bu sistem,
problemlerin çözümlenmesinden, karar modellerinin uygulanmasına kadar, bir kütüphanenin
günlük işlemleri için gereken veriyi sağlar. YBS, aynı zamanda, bilgi
merkezinin faaliyetleri ve görevleri, gerçek ve potansiyel kullanıcılar, bilgi
merkezi-kullanıcı ilişkisi ve diğer ilgili etkenler hakkında bilgi sağlar. YBS,
bilgi merkezi içi ve dışından dört temel kaynak yardımıyla bilgi toplamaktadır.
Bunlar; bilgi merkezlerinin hizmet verdiği kullanıcılar (gerçek ve/veya
potansiyel kullanıcılar), bilgi merkezinin çeşitli bölümlerinde çalışan
personel, bilgi merkezi ve kullanıcılar arasındaki ilişkiler (ödünç verme,
referans, sorgulama vb.), bunların dışında kalan kişi ve kurumlar (Diğer bilgi
merkezleri, yayıncılar, aracı firmalar, bürokratlar vb.) dır (Brophy, 1986, s.
85).
YBS’de, önceden düzenlenmiş ve
belirlenmiş bilgi, sistemi daha iyi yönetmek ve denetlemek amacıyla,
yöneticilere standart raporlar aracılığıyla iletilir. Örneğin; bilgi merkezinin
geçen yıla ait ödünç verme istatistikleri ile, içinde bulunulan döneme ait
ödünç verme istatistiklerini karşılaştırarak, performans değerlendirmesi ve
hedeflere ulaşmada kullanılacak doğru verilerin yorumlanarak raporlar ile
yöneticilere iletilmesi işlemleri, YBS’nin görevidir.
Tüm bilgi merkezlerinde, resmi olmasa da,
adına yönetim bilgi sistemi denmese de bilgi sağlayan bir sistem vardır. Bilgi
merkezi çalışanlarının kişisel olarak hazırladıkları raporlar, bölümler ve
kişiler arası yapılan resmi ve gayri resmi görüşmeler, fatura ödemeleri,
hesaplamalar, notlar belirli bir
standarda sahip olmayan ancak kullanılmakta olan bir bilgi sisteminin ifade
etmektedir (Anameriç, 2003, s. 222). Bu açıdan bakıldığında YBS, bu
standartlaşmamış ve kurallar ile belirlenmemiş bilgi kaynaklarını, öncelikle
standart hale getirerek, tek bir veri tabanında ya da birbiriyle ilişkili
birden fazla veri tabanında toplar. Veri tabanları, tek başlarına hiçbir anlam
ifade etmeyen verileri ilişkilendirerek yorumlar. Yorumlanan verileri türlerine
ve boyutlarına göre sınıflandırır. Sınıflandırılan veriler, ilerleyen
zamanlarda karşılaşılan farklı durumlarda kullanılmak üzere depolanır ve son
olarak gereksinim duyulan anda yöneticilerin stratejik kararlarını alabilmesi
için, özet ve doğru bir biçimde iletilir.
YBS ile VİS arasındaki farklılıklar şu
şekilde belirtilebilir; VİS, organizasyonlarda yalnızca bir işlevi desteklemesine
karşın, YBS hemen tüm işlemleri desteklemektedir ve tüm işlemler arasındaki
bilgi iletimini yerine getirir. VİS, genel olarak eylemsel düzeydeki işlemleri
YBS ise, tüm kademelerdeki işlemleri desteklemektedir. YBS, yarı yapısal
nitelikteki kararlara etkili destek sağlarken, yapısal olmayan ve
programlanamayan nitelikteki sorunların çözümünde alınacak kararlara gereken
desteği sağlamaz. Bu türlü sorunların çözümünde gerek VİS, gerekse YBS temeline
dayalı olarak geliştirilen karar destek sistemleri devreye girmektedir
(Bensghir, 1996, s. 84; Anameriç, 2005, 167-169).
Karar Destek Sistemleri (KDS)
Karar
destek sistemi, her hangi bir bireyin, bir eylemin kesin olarak nasıl
yapılacağının bilinmediği durumlarda kişilerin karar almasını ve kendi muhakeme
yeteneklerini kullanmasını destekleyen ve yardımcı olan etkileşimli bir
sistemdir (Alter, 1997, s. 133). KDS, çoğunlukla üst kademe yöneticiler
tarafından kullanılan ve daha önce karşılaşılmamış durumlarda neler
yapılabileceğine yardımcı olan etkileşimli bir bilgi sistemi türüdür. KDS
genellikle yapılanmamış ya da yarı yapılanmış durumlarda yöneticilere destek
sağlar. Örgütlerde üç farklı tür karar tipi vardır. Bu ayırımın temeli yönetsel
faaliyetlere dayanmaktadır. Bunlar; yapılanmış (structured), yarı yapılandırılmış
(semi-structured) ve yapılanmamış (unstructured) kararlardır (Lucas, 1986, s.
421).
Yapılanmış kararlar; ortaya çıkan sorunun yapısına
göre belirli yöntem veya kurallar doğrultusunda alınabilen karar türüdür. Bu tür
kararlar; organizasyonun belirlenmiş olan planları, politikaları, stratejileri,
bütçeleri ve yöntemlerine uygun şekilde alınan kararlardır ve daha önceden
karşılaşılan durumlar sonucu elde ettikleri deneyimlerden oluşmaktadır. Yarı
yapılanmış kararlar, karşılaşılan sorunun bazı yönlerine belirli bir karar
prosedürü ya da yöntemi uygulanabilen kararlardır. Bu tür kararlarda
yöneticinin kendi inisiyatifini kullanması ve karar vermesi gerekmektedir.
Yapılanmamış kararlar ise, karar almaya etki eden bir çok rastlantısal durum
nedeniyle belirli bir prosedür ve yöntem uygulanarak çözümlenemeyen olgular
için alınan kararlardır. Bu tür kararlar organizasyonun belirlenmiş olan
planları, politikaları, stratejileri, bütçeleri ve yöntemlerine uygun olmayan
kararlardır. Yapılanmamış kararlarda organizasyon genel olarak hazırlıksızdır.
Çünkü organizasyon bu kararı gerektirecek durumla karşılaşmamış ya da bu
durumla ilgili yeterli bilgiye sahip değildir. Yapılanmamış kararlar, üst
kademe yöneticiler tarafından stratejik planlama için kullanılmaktadır
(Himmetoğlu, 1971, s. 11).
KDS diğer geleneksel bilgi sistemlerinden farklı bir
yapıya sahiptir. Bu sistemleri diğerlerinden ayıran en önemli unsur, tamamıyla
yöneticilerin yetki alanları içinde yer almalarıdır. KDS, yöneticiler için
oluşturulmuş ve onlar tarafından kullanılıyor olmasının yanı sıra,
organizasyonların yönetim bilgi sistemlerinin de bir parçasını meydana
getirmektedir. Bir KDS, kurumsal ya da yönetsel işler için kurulan bir bilgi
sistemine uygulanan yaklaşımlardan biridir, aslında karar destek sistemi tipik
olarak özel bir yönetsel işe ya da özel bir probleme uyarlanmıştır ve onun
kullanımı bu problemin çözümü ve işin sonuçlandırılması ile sınırlanmıştır
(Davis, 1985, s. 11). Bu sistemler, organizasyonun tüm kademelerindeki
yöneticilere hizmet verme amacıyla oluşturulmuş olmalarına karşın, öncelikli
olarak orta ve üst kademe yöneticilere hizmet etme amacını yerine
getirmektedirler.
KDS’yi diğer iki bilgi sistemlerinden ayıran
özellikler şunlardır: a. yapılan günlük işlerin değerlendirilmesinden
çok karar verme sürecine destek odaklıdır; b. olay bir biçimde dizayn
edilir, yapısı basittir; uygulanması ve değiştirilmesi basittir; c. sadece
yöneticilerin kullanımı için tasarlanmıştır; d. bir soruya yanıtlamaktan
çok yönetsel analizde kullanılacak olan enformasyonu sağlar; e. yalnızca
küçük bir analiz alanı ya da büyük bir problemin küçük bir bölümü ile ilgili
olmalarından çok büyük bir problem ya da işlem için kullanılırlar; f. daha
önce karşılaşılmış durumlarda yöneticilere karar önerileri sunabilen bir
mantığa sahiptir; g. organizasyonun içinden ve çevresinden gelen bilgiyi
depolayan bir veri tabanına sahiptir; h. yöneticilerin alternatif
kararlarının muhtemel sonuçlarını test etmelerine olanak tanır (Scott, 1986, s.
81).
KDS, karar almada, insan makine
etkileşiminde denetimin insanın elinde olmasını sağlar. Yapılanmış,
yarı-yapılanmış ve yapılanmamış problemlere çözüm bularak karar vermeye
yardımcı olan, soruna uygun matematiksel veya istatistiksel modellerin kullanımını
sağlayan, her düzeydeki organizasyon yöneticisine yönelik olan ve yöneticiler
için kapsamlı veri tabanı sağlar. Karar alma ve kontrol işleminde işlemlerin
makineleşmesinden çok bu işlemlerin etkili bir biçimde yürütülmesini
kolaylaştırır. Sistem, geleceğe yönelik kararların alınmasına göre
planlanmıştır. Bu nedenle geçmişte yaşanan problemlerin çözümlerini yeni
durumla karşılaştırarak çözüm yolları üretir. Bunların dışında yeni durumlara
açık ve esnek bir yapıya sahiptir.
Bilgi Sistemlerinin Bilgi Merkezleri İçin Önemi
Hiyerarşik yapıya dayalı olarak
yöneticiler, stratejik, taktiksel ve eylemsel düzeylerde bilgiye gereksinim
duyacaktır. Üst düzey yönetimin konumu ve sorumlulukları gereği büyük ölçüde dış
bilgi ile ilgilenmesi nedeniyle, bu kademede kullanılacak bilginin büyük
çoğunluğu dış kaynaklardan elde edilmektedir. Dış kaynaklardan sağlanan ve üst
düzey yöneticilerin kullanımına sunulan bilgi, bütçe artırımı, aracı firmalar,
yeni teknolojik ve kanuni gelişmeler ile ilgili olabilir (Koory, 1987, s. 7;
Lucey, 1987, ss. 211-213). Bilgi merkezinin başkan, genel müdür veya daire
başkanı gibi üst düzey yönetim unsurları bu açıdan ele alınırsa, daha çok
kendilerinin bağlı bulundukları kurumlar, yeni kararlar, değiştirilen mevzuat,
aracı firmalar, bütçe detayları gibi dış kaynaklı bilgilere gereksinim
duymaktadırlar (Anameriç, 2003, s. 266). Bu bilgiler, bilgi merkezinin temel
politikasını oluşturduğundan doğrudan yönetimi ilgilendirmektedir. Bu tür
bilgiler, üst düzey yöneticiler kadar diğer yöneticileri ve çalışanları da
ilgilendirmektedir.
Orta kademe yönetimi hem iç hem de dış
bilgi ile ilgilenmektedir. Orta kademe yöneticilerinin kararları büyük oranda
taktikseldir ve daha çok personel tahsisi, mali ve teknolojik kaynaklar, bilgi
merkezi hizmetleri, çalışanların ve işlemlerin performansı ile ilgili raporlar
ve bütçe raporları ile ilgilidir. Bu konularla ilgili veriler organizasyon
içinden ve diğer kütüphaneler hakkındaki bilgiler gibi dış kaynaklı diğer
bilgilerle birleştirilmiş biçimde elde edilir (Bryson, 1990, ss. 117-118;
Lucey, 1987, s. 211).
|
Bilgi merkezinin
işlemleri ile ilgili kararlar için gereken bilgi Organize edilmemiş veri kayıtları |
Şekil-1 Yönetim
kademeleri ve karar verme (Anameriç, 2003, 267)
Bilgi merkezi yöneticileri; sağlama,
süreli yayınlar ve ödünç verme bölümlerinden bütçe, harcamalar, dermeye eklenen
materyal, kalan bütçe, ek bütçe gerekliliği olup olmadığı gibi bilgiler; ödünç
verme, elektronik kaynaklar, danışma hizmetleri ve kataloglama ve sınıflama
bölümlerinden, kullanılan derme sayısı, kayda geçilmiş derme sayısı, kullanım
oranları gibi bilgileri elde ederler. Elde edilen bu bilgiler sayesinde bilgi
merkezinin stratejik planları belirlenerek, bu planların uygulanması için
stratejik kararların alınması kolaylaştırılır. Yukarıdaki tabloda yönetim
düzeyleri ve alacakları kararlar için gereken bilgiler görülmektedir. Şekil-1’de
dikkat edilmesi gereken nokta, alt kademeden üst kademelere doğru giden
bilginin özetlenmiş, üst kademelerden alt kademelere gelem bilginin ise
ayrıntılı bir biçimde olmasıdır.
Yönetim kademeleri stratejik, taktiksel
ve eylemsel olarak üç bölüme ayrılmıştır. En alt kademede ise faaliyetler
sonucu ortaya çıkan ve henüz bir işlemden geçmemiş veri kayıtları yer
almaktadır. Karar verme sorumlulukları da bu kademelere göre farklılık
gösterir. Stratejik yönetim kademesindeki kararlar geleceğin planlanması, yeni
hizmetlerin geliştirilmesi, iç ve dış verme odaklı kararlar, personel, derme,
mali kaynaklar, teknoloji ve araç-gereç alımı, politika geliştirme ve strateji
geliştirme başlıkları altında toplanabilir. Taktiksel yönetim kademesindeki
kararlar; kaynaklar ve bölümlerle ilgili işlemler, performans değerlendirmeleri,
yeni hizmetlerin uygulanması, bütçe kaynakları ve derme geliştirme, eylemsel
karar ise; personel alımı, ayrıntılı bütçe işlemleri, bütçe denetleme ve çalışanların
denetlenmesi olarak belirlenebilir (Bryson, 1990, 118).
Alt düzey yöneticileri ise, gereksinim
duydukları bilgiyi büyük oranda iç kaynaklardan sağlamaktadırlar. Alt düzey
yönetimi, emirleri orta kademe yönetiminden alır ve işlem kademesindeki
aktiviteler ile ilgili verileri toplar. Bu kademedeki yöneticiler, toplanan
veriler yardımıyla rutin günlük işlemlerle ilgili kararlarını destekler. Alt
düzey yöneticiler, orta ve üst düzey yöneticilerine göre çok daha ayrıntılı
bilgiye gereksinim duyarlar, ancak işledikleri bilgiyi orta ve üst düzey
yöneticilere özet bir biçimde iletmeleri gerekmektedir. Bu nedenle üretilen
raporlar daha kısa, anlamlı ve özet bilgi verecek biçimde hazırlanmaktadır
(Bryson, 1990, 119).
Veri işlem, yönetim bilgi ve karar destek
sistemleri, bilgi merkezinin iç ve dış bilgi kaynaklarının verimli ve etkin bir
biçimde kullanılmasına yardımcı olur. Çünkü, sözü edilen bu sistemler yönetim
kademelerinin hızla değişen iç ve dış çevre koşullarına uyum sağlayarak,
planlama yapmaya ve bu planlar doğrultusunda karar verme sürecine yardımcı
olurlar. Veri işlem, yönetim bilgi ve karar destek sistemleri,
organizasyonlarda stratejik amaçlar için kullanılan bilgisayar destekli
sistemlerdir. Bu sistemler, iş alanının stratejik planlanmasını desteklemek
amacıyla geliştirilmişlerdir (Bensghir, 1996: 51, 129).
Bilgi sistemleri, sağlamış olduğu bu
yararların yanı sıra bilgi merkezlerindeki işlemlerin ve çalışanların
değerlendirilmesini (performans değerlendirmesi) sağlayan bilgilerin elde
edilmesine ve elde edilen bilgilerin değerlendirilmesine de yardımcı olur.
Kütüphane faaliyetlerinin her aşamasında elde edilen veri ve bilgi, kütüphanenin
hedefleri ve performans ölçümü sırasında elde edilmiş bilgiler, karar alma,
planlama ve denetleme aşamalarında etkin bir biçimde kullanılmak amacıyla istenilen
bilginin elde edilme süreci olan bilgi işlem aşamasında birleştirilerek
yorumlanmaktadır (Cullen, 1990, 27). Planlama ve karar verme süreçlerinde
yöneticiye önemli bilgi desteği sağlayan değerlendirme bilgileri, özellikle
mali kaynakların etkin ve verimli biçimde kullanımını tasarlarken, bu
kaynakların doğru biçimde yönlendirilmesini de olanaklı kılar. Bir
gereksinimden dolayı yapılan performans değerlendirmesinde asıl olan, bir
sorunun çözümlenmesi, bir belirsizliğin ortadan kaldırılması ve bir kararın
verilebilmesi için uygun verilen toplanmasıdır (Lancaster, 1988, 1; Alkan,
1996, 22).
Performans değerlendirmesi için gereken
veri ve bilgiyi de bilgi sistemleri sağlar. Değerlendirme, kütüphanelerin ve
diğer bilgi merkezlerinin önemli unsurlarından ve iç bilgi kaynaklarından birini
oluşturmaktadır. Performans değerlendirme, hizmetlerin daha etkin ve verimli
hale getirilebilmesi amacıyla faaliyetlerin ve çalışanların daha önceden
hazırlanan göstergelere göre değerlendirilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Değerlendirme, kütüphanelerde yönetimle özellikle de; planlama, karar verme ve
denetleme faaliyetleri ile ilişkili bir süreçtir. Performans değerlendirmesinin
temel amacı, işlemler ve kullanıcılar konusunda karar almayı kolaylaştırmaktır.
Bu nedenle, performans değerlendirme, yönetim bilgi sistemleri için de hem
kaynak hem de yardımcı bir araç konumundadır. Sonuç olarak, performans
değerlendirmesi sürecinde elde edilen bilgiler, hizmet ve faaliyetlerin
etkililik ve verimliliğindeki gelişmeleri belgeleyerek, kütüphane işlemlerinin
geliştirilebileceği alanları önererek, açıklama, kanıt ve öneri seçenekleri
sağlarken; kütüphanenin bu düzeylerdeki yönetici ve personelinin çalışmalarına
yardımcı olur. (Abbott, 1994, 2). Bu yönüyle ele alındığında performans ölçümü,
yönetim bilgi sistemlerinin bir parçasıdır.
Sonuç
Bilgi merkezlerinde son 20-25 yıldır
kullanılan bilgi sistemleri günlük olarak üretilen ve bilgi merkezi içi ve
dışından elde edilen verileri, toplayarak raporlara dönüştürür ve raporlar
gereksinim duyan yöneticilere iletilir. Özellikle istatistiki ve analitik
bilgiler, bilgi merkezinin yönetim kademelerince tercih edilen bilgi türleridir.
Bu tür bilgiler, bilgi merkezinin stratejik kararlarında ve her türlü
performans değerlendirmesinde yöneticilere destek sağlar. Bu tür bilgilerin bir
diğer avantajı ise, özet ve kolay anlaşılır şekilde olmalarıdır.
Bilgi merkezlerinde kullanılabilecek olan
veri işlem, yönetim bilgi ve karar destek sistemleri, bilgi merkezlerinin
farklı bölümlerindeki farklı işlemlerden elde edilen bilgileri, bilgi merkezi
yöneticilerine aktarmak ile görevlidirler. Yöneticilere aktarılan bilgiler
genellikle tanımlayıcı istatistiksel bilgilere dayanır. Kurulacak olan ya da
var olan bir bilgi sistemi, ödünç alınan kitaplar, kullanılan elektronik
kaynaklar, bibliyografik bilgilendirme dersleri alan öğrenciler ve buna benzer
bilgileri bir araya getirerek değerlendirir ve düzenli raporlar halinde bilgi
merkezinde yapılan araştırmalara ve diğer belgelere eklemek üzere
istatistiklere dönüştürülür. Tüm kullanıcılar bu sürece gayri resmi şekillerde
katkıda bulunurlar. Bilgi merkezi yöneticileri resmi ve gayri resmi
raporlardaki bilgileri gözden geçirip değerlendirerek bilgi merkezi ile ilgili
planlamaları yapar ve kararları alırlar.
Kaynakça
Abbott, C. (1994). Performance
measurement in library and information services. London: ASLIB.
Adams, R. (1995).
“Strategic Information Systems and Libraries. Library Management, 16 (1),
11-17.
Alkan, N. (1996). Bilgi
merkezlerinin yönetiminde değerlendirmenin önemi. Doğan Atılgan ve Sacit
Arslantekin (yay hazl.). 7 Mart 1996. Türkiye’de Bilgi Merkezlerinin
Yönetimi ve Sorunları Sempozyumu Bildirileri içinde (ss. 22-27). Ankara:
Ankara Üniversitesi Rektörlüğü,.
Anameriç, H. (2003).
Kütüphanelerde yönetim bilgi sistemleri ve bir model önerisi.
(Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Ankara: Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler
Enstitüsü.
Anameriç, H. (2005).
Bilgi sistemleri ve yönetimde bilgi sistemlerinin kullanılması. Coşkun Can
Aktan ve İstiklal Y. Vural (yay hazl.). Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi
Sistemleri içinde (ss. 121-174). Konya: Çizgi Kitabevi.
Alter, S. (1997). Information
systems: A management perspective. Merlo Park, California-New
York-Ontario: Addison Wesley Publishing Company.
Bensghir, T. K.
(1996). Bilgi teknolojileri ve örgütsel değişim. Ankara: TODAİE.
Brophy, P. (1986). Management
information and decision support systems in libraries. Aldershot: Gower
Publishing Company Limited.
Bryson, J. (1990). Effective
library and information center management. Aldershot: Gower.
Cullen, R. (1992). A
bottom-up approach from down-under: management information in your automated library
system. Journal of Academic Librarianship, 18 (3), 152-157.
Cullen, R. (1990). A
model of a management information system for library and information service managers.
International Journal of Information and Library Research, 2 (1), 23-34.
Çelik, A. (2001). Bilgi
hizmetleri ve mevzuat. Ankara: ÜNAK.
Çelik, A. (1994). Sistem
kuramı ve kütüphanecilik. Fahrettin Özdemirci ve Yusuf Kayan (yay.
hazl.). 1994. Prof.Dr. Berin U. Yurdadoğ'a Armağan içinde (ss.45-53).
Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği,
Çimen, M ve M. Ateş.
Yönetim bilgi sistemleri. 22 Nisan 2002 tarihinde http://www.merih.net/m2/mis/wmetate23.htm
adresinden erişildi.
Davis, G. B. (1985).
Management information systems: Conceptual foundations structure, and development.
New York: McGraw Hill.
Eco, U. (1999). Gülün
adı. İstanbul: Can Yayınları.
Ferguson, S. ve M. Whitelaw.
(1992). Computerized management information systems in libraries. Australian
Library Journal, 41 (3 August), 184-198.
Fulwieler, R. D. ve
R. E. Dugan. (2001). The role of management information systems. Journal of
Academic Librarianship, 27 (5), 386-393.
Gökçen, H. (2002). Yönetim
bilgi sistemleri: Analiz ve tasarım perspektifi. Ankara: Epi Yayıncılık.
Himmetoğlu, B. A.
(1971). Karar verme yeteneğini geliştirme. İzmir: Ege Üniversitesi
İktisadi ve Ticari Bilimler Fakültesi.
Karakaş, S. (1991). Yönetim
enformasyon sistemleri. Hasan S. Keseroğlu (yay. hazl.). 1991. Kütüphane
– Enformasyon - Arşiv Alanında Yeni Teknolojiler ve Türkmarc Sempozyumu
Bildirileri içinde (ss. 254-263). İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği
İstanbul Şubesi,.
Koory, J. L. (1987).
Management information systems: Planning, and decision making.
Cincinnati: Southwestern Pub. Co.
Lakos, A. (1997). Library
Management Information Systems in the Client Server Environment: A Proposed New
Model. 10 September 1997. In Proceedings of the 2nd Northumbria
International Conference on Performance Measurement in Libraries and
Information Services (ss. 277-286). Newcastle upon Tyne: Information
for the Department of Information and Library Management, University of
Northumbria.
Lancester, F. W.
(1988). If you want to evaluate your library. London: Library
Association.
Lucas, H. (1986). A
casebook for management information systems. New York: McGraw Hill.
Lucey, T. (1987). Management
information systems. Easleigh: DP Publications.
Martin, C. ve P. Powell
(1992). Information systems: A management perspective. London; New York:
McGraw Hill.
Massie, J. L.
(1983). İşletme yönetimi. Çev. Şan Özalp. Eskişehir: Bayteş Yayınları.
McClure, C., L. Hagerty-Roach
ve R. Lindsay. (1989). Design of a public library management information system:
A status report. Library Administration and Management, 3 (1989),
192-198.
Öztemel, E. (1998). Bilgi
toplumunda yönetim bilişim sistemlerinin gelişimi. Yeni Türkiye, 21.
Yüzyıl Özel Sayısı II, (Mart-Nisan), 1175-1181.
Paksoy, S. (1996). İşletmelerde
bilgi gereksinimi ve yönetim bilişim sistemlerinin rolü. Yönetim: İstanbul
Üniversitesi İktisat Fakültesi İşletme İktisadı Enstitüsü Dergisi, 25 (Ekim
1996), 56-64.
Scott, G. M. (1986).
Principles of management information systems. New York-St. Louis-San Francisco:
McGraw Hill.
Uçak, N. Ö. (2000). Bilgi
üzerine kuramsal bir yaklaşım. Bilgi Dünyası, 1 (1), 143-159.
Yontar, A. (1995). Kütüphane
ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel yönetimin önemi. İstanbul: Türk
Kütüphaneciler Derneği.
Ward, S. (1995). Management
information systems - managing libraries. Library and Information Briefings,
60 (May 1995), 1-9.