Raporlama*

Hakan Anameriç**

Yönetim bilgi sistemleri; yönetim, denetleme ve planlama işlemlerini kolaylaştırmak için yöneticilere somut, anlaşılır ve genellikle düzenli bilgi sunulmalıdır. Bu bilgi, yöneticilere raporlar aracılığıyla iletilir. Raporlar içerdikleri bilgilere, zaman aralıklarına vb. özelliklere göre hazırlanabilmektedir. Yönetim bilgi sistemleri, rapor hazırlamak için gereken bilgiyi, veri tabanlarından sağlamaktadır. Kütüphanelerde kullanılmakta olan otomasyon sistemlerinin farklı modülleri, gün içinde gerçekleştirdikleri işlemleri kaydederek saklarlar. Bu özellikler geçmiş dönemlerde yapılan işlemlerle içinde bulunulan dönem karşılaştırma, raporlar için hazır veri sağlama, çalışanların performansını gösterme ve çalışmaların kanıtlanması kolaylıkları sağlamaktadır. Yönetim bilgi sistemlerinin hazırlamış olduğu raporlar üç başlık altında toplanabilir. Bunlar;

a.) Periyodik Raporlar: Planlamaya göre günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak düzenli biçimde hazırlanan raporlardır. Periyodik raporlar, organizasyonların belirli zaman aralıklarındaki çalışmalarının izlenmesi ve değerlendirilmesini sağlar. Hazırlanacak raporlar otomasyon sistemleri ve veri tabanlarının sağladığı olanaklarla doğru orantılıdır. Otomasyon sistemleri yardımıyla hazırlanan düzenli raporlar farklı bilgi sistemleri tarafından oluşturulan bilgiyi içerebilirler. Farklı dosyalardaki ya da veri tabanlarındaki bilgileri bir rapor içerisinde sunabilirler. Örnek olarak, kataloglama ve satın alma modüllerinden yararlanarak, satın alınmış ancak henüz kataloglanmamış olan kaç tane ve hangi tür materyal olduğu belirlenebilir.

Periyodik raporlar, her organizasyonda olduğu gibi kütüphanelerde de performans değerlendirmesi işlemlerinin yapılmasında, amaç ve hedeflere ne oranda ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesinde önemli araçlardır. Periyodik raporların bir diğer özelliği ise, standartlaşmış olmalarıdır.

b.) Özel İstek Raporları: Özel istek raporları, yöneticilerin istekleri doğrultusunda üretilen raporlardır. Bu tür raporlar, sorgulama dilleriyle (SQL vb.) gereksinimleri karşılayabilecek şekilde oluşturulabilir. Özel istek raporları, karşılaşılan bir problemi çözebilmek, bir fırsatı değerlendirmek gibi planlanmamış işlemleri gerçekleştirmek üzere hazırlanırlar. Örneğin, kütüphane yöneticisi, diğer kütüphaneler ile kendi kütüphanesini karşılaştırmak üzere düzenli raporun tarihini beklemeden o zamana kadar ödünç verilen kitapların listesini veren bir rapor isteyebilir. Bu tür raporlar, hem planlanmış hem de planlanmamış kararlarda kullanılmak amacıyla hazırlanmaktadır.

c.) İstisnai Raporlar: Bu raporlar tek kullanımlık raporlar olarak da adlandırılmaktadır ve yöneticilerin istedikleri planlanmamış rapor türüdür. İstisnai raporlar organizasyonların problemlerle karşılaştıkları ve acil bilgiye gereksinim duydukları zamanlarda üretilirler. Olağandışı ya da yönetimin bir şeyler yapması gereken bir durum meydana geldiğinde otomatik olarak üretilen raporlardır. Bu tür raporlar, yöneticilerin dikkatini çeken ve onları uyaran raporlardır. Bilinmeyen problemlerin analiz edilmesi için gereksinim duyulan bilginin sağlanması zordur. Önceden tahmin edilemeyen problemlerin çözümlenebilmesi için gereksinim duyulan bilginin hızlı bir biçimde toplanmasının kolaylaştırılması amacıyla düzenlenmiş bilgi sistemleri, tek kullanımlık raporlar hazırlama yeteneğine sahiptir.

Üretilen raporların, yöneticiler için anlam taşıması ve yöneticilere karşılaşmış oldukları durumlar karşısında karar vermelerini kolaylaştırmaları için bazı ilkeleri ve özellikleri taşıması gerekmektedir. Bu ilke ve özellikler aşağıda maddelenmiştir:

- Raporlar önemli bilgiyi işaret etmelidir (göstermelidir). Yöneticiler gereksinim duydukları bilgiyi kapsamlı raporlar içinden arayacak kadar çok vakte sahip değildir. Bu nedenle raporlar, gereksinim duyulan bilgiyi en anlaşılır biçimde sunmalıdır;

- Raporlar mümkün olduğu kadar kolay anlaşılmalıdır. Raporlar bilgiyi çabuk iletmelidir. Raporla bilgiyi aktarmak için mümkün olduğu kadar kolay anlaşılır bir forma üretilmelidir. Anlamsız detaylar rapordan çıkarılarak sunulacak bilgi özetlenmelidir;

- Detaylara kolay erişilebilmelidir. Raporlar gereksiz detaylardan arınmış olmalıdır ancak gerektiğinde bu detaylara da erişim mümkün olmalıdır;

- Yönetimsel raporlama sistemlerinin genellikle değişken bir durum içerisinde olduğu unutulmamalıdır. Dış çevre koşulları, kurumsal yapıdaki değişiklikler, yöneticinin genişleyen bakış açısı ve yönetim anlayışındaki değişimler ile kastedilen rapor sisteminin çok nadir olarak sabit kaldığı görülmektedir. Bu tür değişikliklerin olması normal bir durumdur ve sağlıklı bir organizasyon yapısını işaret eder. Belli kalıplara oturtulmuş bir raporlama sistemi, durgun bir organizasyon yapısını gösterir. Ancak bu raporlama sistemi yönetim kademelerine göre değişiklik gösterebilir. Üst ve orta düzey yönetime sunulan raporlar standart olamayabilir. Alt düzey yönetime giden raporlarda ise bir standartlık söz konusudur;

- Bazı raporlar karar odaklı olmalıdır. Üretilen raporlar yöneticilerin karşılaştıkları durumu çözümlemelerinde yardımcı ve karar almayı kolaylaştıracak özellikte olmalıdır;

- Bilgi sistemi, performans değerlendirmelerini raporlaştırmak amacıyla yapılandırılmış olabilir.

Kütüphanelerde kararların desteklenmesi, performans değerlendirmesi ve planlamalar için raporlar hazırlanmaktadır. Yönetim bilgi sistemleri, otomasyon sistemlerinin farklı modüllerinin veri tabanlarında elde edilen veriler ile raporlar oluşturabilir. Kütüphane yönetim bilgi sistemleri, sistemin farklı modüllerindeki işlemlerle ilgili bir dizi periyodik rapor oluşturma olanağı tanır. Oluşturulacak raporların ayrıntı düzeyi, her rapor oluşturucu modülün erişilebilirliği ve içerdiği bilgiye göre değişebilir. Rapor oluşturma modülleri; sağlama, kataloglama ve sınıflama, ödünç verme ve süreli yayınlar modülleridir.

Seçim ve Sağlama Bölümü Raporları

Seçim ve sağlama bölümünde oluşturulan raporların büyük çoğunluğu etkili bir sipariş verme süreci, harcamalarla ilgili finansal işlemler ve yeni derme geliştirme politikaları ile ilgilidir. Bir takım raporlar, verilen siparişlerin izlenmesi gibi günlük yönetim işlemleri ile ilgili olup, bir takım raporlar ise; aracı firmaların performanslarının değerlendirilmesi ve bu firmalarla ilgili oluşturulacak kararlar ile ilgili tam fikirler sağlayabilir. Bu nedenle veri tabanları ortak kullanılarak iki ya da daha fazla modülden elde edilen bilgilerle raporlar oluşturulur. Örneğin; derme geliştirme planlaması yapmak için hem ödünç verme hem de sağlama modüllerinden alınacak verilerle bir rapor oluşturulması gerekmektedir. Seçim ve sağlama bölümünden elde edilen bilgiler 6. Tablo’da gösterilmiştir. Elde edilecek bu bilgilere paralel olarak farklı içeriklerde ve aralıklarda rapor üretilebilir. Seçim ve sağlama bölümünde listelenebilecek raporlar şu şekilde sıralanabilir:

Harcama Raporları / Bütçe Raporları;

· Harcama alanına,

· Aracı firmalara,

· Sipariş numarasına,

· Bütçeye,

· Ödemelere göre hazırlanır

Aracı Firma Raporları;

· Gönderme zamanına,

· Performansına,

· Sağlayıcı listesi,

· Ücret değişiklikleri,

· Belirli aralıklarla bütçe analizi,

· Ortama materyal fiyatları,

· Özet bütçe raporlarını kapsamaktadır.

İşlem Raporları;

· Faturalar,

· Siparişler,

· İşlemlerdeki gecikmeler,

· Ödemeler

· Dönemlere göre siparişler,

· Sürekli sipariş edilen materyal (standing order) raporları

· Dermeye yeni eklenen materyalin miktarını belirten raporlardır.

İstek Raporları;

· Sipariş listesi,

· İstekte bulunana bölüme göre doğrulanmamış istekler listesi,

· Onaylanmış ödemeler listesi,

· Ödenmemiş siparişler listesi,

· Tamamlanmış sipariş raporları olarak sıralanabilir.

Yeni Yayınlar;

· Konuya göre düzenlenmiş,

· Yayın yerine göre düzenlenmiş,

· İptal edilmiş materyaller,

· Ödünç verilen materyalleri belirter raporlardır.

Her kütüphanenin basılı ve elektronik kaynaklardan oluşan bir dermesi vardır. Bu dermenin oluşturulması için yöneticiler hem kullanıcı araştırmalarına hem de dermenin durumunu gösteren raporlara gereksinim duyarlar. Seçim ve sağlama bölümünde oluşturulan raporlar kullanıcıların hangi tür kaynakları istediklerini ve ilgi gösterdiklerini belirlemede yöneticilere yardımcı olmaktadır. Her kütüphane kullanıcısı, gereksinimlerinin daha iyi karşılanması için daha geniş bir derme olması, elektronik kaynaklara daha kolay erişim sağlanması ve bunların ucuz olması gerektiğini belirtir. Bunun belirlenmesi için de kütüphanen dermesinin son durumunu gösteren raporlara gereksinim vardır. Dermeye ne kadar yeni materyal eklendiği ve bunların genel bütçeden ne kadar pay aldığı yönetim açısından önemlidir.

Kataloglama ve Sınıflama Bölümü Raporları

Kataloglama ve sınıflama bölümü raporlarının diğer bölüm raporlarına göre yönetim üzerindeki etkisi azdır. Kataloglama işlemleri ile ilgili raporlar daha çok performans ölçümü yapmak ve bibliyografik denetimin sağlanması amacıyla hazırlanmaktadır. Bu bölümde hazırlanabilecek raporlar aşağıdaki gibi sıralanabilir.

· Dermeye yeni eklenen materyalin kayıtları,

· Kataloglamadaki gecikmeler,

· Otorite listelerine yeni eklenen kayıtlar,

· Otorite listesi raporları.

OPAC Kullanımı

· Arama girişleri,

· Tarih ve tarama yapılan terminale göre arama oranları,

· Alınan çıktılar,

· Belirli zaman aralıklarına göre tarama oranlarını gösteren raporlar

Ödünç Verme Bölümü Raporları

Ödünç verme bölümü, kütüphaneler için önemli bir bilgi kaynağıdır. Ödünç verme modülü, farklı türde raporlar oluşturmaktadır. Raporların odak noktası, dermenin ne kadar ve kimler tarafından kullanıldığının belirlenmesidir. Ödünç verme bölümü tarafından üretilen raporlar, ayrılmış dermeyi (rezerveleri), iadeleri, gecikmeleri, cezaları, kullanıcı türlerini ve yapılacak uyarıları kapsamaktadır. Raporlarla iletilen yönetim bilgisi, derme geliştirme politikaları için de önemli bir kaynaktır. Buna ek olarak yeni hizmetlerin geliştirilmesi, hizmet saatlerinin değiştirilmesi ve ceza oranlarının değiştirilmesi gibi konularda da karar vermeye destek sağlayabilir. Ödünç verme modülünün yönetim bilgi sistemiyle hazırlayacağı raporlar aşağıdaki başlıklar altında toplanabilir:

Ödünç Verme İstatistikleri;

· Toplam ödünç verme sayısı,

· Materyale göre ödünç verme,

· Bölüme göre ödünç verme,

· Kullanıcı kategorisine göre ödünç verme,

· Gecikmeler,

· Cezalar

·

Ayrılmış Derme (Rezerveler);

· Ayrılmış (Rezerve) materyal,

· Kullanımından tatmin olunmuş materyal,

· Rezerve edilmeyen materyal

· En çok ve en az rezerve edilmiş materyal.

Derme Raporları;

· Günlük gecikme uyarıları,

· Yerine kaldırılan materyal,

· Ödünç verilen materyal,

· Kullanılmayan materyal,

· Faaliyet raporları.

Ödünç Alanlar ile İlgili Raporlar;

· Kullanıcıların en son ödünç alma işlemi yaptıkları zaman ve materyal ile

ilgili bilgiler,

· Kullanıcının toplam rezerveleri,

· Kullanıcının gecikmeleri,

· Yeni kullanıcılar,

· Kurallara uymayan ve üyeliği iptal edilen kullanıcılar.

Süreli Yayınlar Bölümü Raporları

Süreli yayınlar modülüne sağlama modülüne benzer raporlar üretilmektedir. Süreli yayınlar modülünde oluşturulan raporlar, süreli yayınların sağlanması, kataloglanması ve ödünç verilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Süreli yayınların sağlanması ile ilgili raporlar, kütüphaneye sağlanan süreli yayınların abonelikleri ile ilgili bilgileri kapsamaktadır. Raporlarda yer alan istatistiksel veriler farklı aracı firmaların performansları hakkında önemli bilgi kazandırır ve karşılaşılan sağlama sorunları karşısında nasıl hareket edileceği konusunda bilgi verir. Süreli yayınların ödünç verilmesi ile ilgili raporların birincil amacı, süreli yayınların ödünç verme listelerinin hazırlanmasıdır. Bunun yanı sıra, ciltlemede olan ve bakımı yapılan süreli yayınların da listesini verir. Hazırlanacak raporlar tamamıyla kütüphanenin ilgili modülleri ve ilişkili modüllerinden elde edilen bilgilerden hazırlanmaktadır. Süreli yayınlar modülünden üretilebilecek raporlar şu şekildedir:

Harcama ve Bütçe Raporları;

· Gelecekte yapılmak istenen işlemler,

· Fatura detayları,

· Fiyatlar,

· Bütçe raporları,

· Ciltleme harcamaları,

· Geçmiş dönemlerdeki ödemeler.

Aracı Firma Raporları;

· İşbirliği yapılan aracı firmalar,

· Aracı firmaların performansları,

· Verilen siparişler,

· Abonelik tarihleri.

İşlem Raporları;

· Ödünç verilmiş dergi sayısı,

· Süreli yayınların ismine göre ödünç verme sayıları,

· Süreli yayınların konularına göre ödünç verme sayıları,

· Kişilere göre (Kullanıcı kategorisine) verilen süreli yayınlar,

· Ciltleme raporları.

İstek Raporları;

· Yenilenen abonelikler,

· Makbuzlar,

· Süreli yayın siparişleri,

· Vadesi gelen ödemeler,

· İptal edilen siparişler,

· Yapılmamış siparişler.

Derme;

· Dermedeki süreli yayınlar,

· Süreli yayın aracı firmaları,

· Abonelik bitiş tarihleri,

· Dublikasyonlar,

· Kullanımdaki süreli yayınlar listesi,

· Dermeye yeni eklenen süreli yayın listesi,

· Ödünç verilen süreli yayınların listesi,

· Kütüphanelerarası ödünç verme işlemleri.

Kütüphane Yönetim Bilgi Sisteminin Hazırladığı Diğer Raporlar

Kütüphane yönetim bilgi sistemleri, sağlama, ödünç verme, kataloglama ve sınıflama ve süreli yayınlar ile ilgili raporların yanı sıra personel, bina, elektronik kaynaklar, teknoloji, kullanıcı eğitimi, danışma hizmeti ve derme geliştirme ile ilgili raporları da hazırlayabilmektedir. Çalışanların izin durumları, bölüm değişiklikleri gibi kütüphane içinde meydana gelen durumlar, kütüphane işlemlerini yakından ilgilendirdiği için yöneticinin bilgisi doğrultusunda organize edilmektedir. Bölümlerde çalışan personelin kimler olduğu, hangi işlemleri gerçekleştirdikleri, ne kadar izin yapma hakları olduğu, kıdemleri vb. birçok bilgi, yönetim bilgi sisteminin oluşturduğu raporlar aracılığıyla yöneticilere iletilir. Kütüphaneye yeni gelen personel, rotasyon işlemleri, yönetici değişiklikleri, emeklilik ve izin gibi bilgileri de yöneticilere bildirebilmektedir.

Bina ile ilgili raporlar genellikle, kütüphane binasının fiziksel yapısının değişikliğe uğraması, mobilya alımları, araç-gerecin yerleşim planları, yerleşim planları, taşınma, yer değişiklikleri ile ilgilidir. Bu değişiklikler, yöneticiler kadar kullanıcılar açısından da önemlidir. Örneğin, internet odasının yer darlığı ve elektrik-telefon düzenekleri yetersizliği ile kütüphane binasının başka bir bölümüne aktarılması, internet ve diğer elektronik kaynaklardan yararlanan kullanıcılar açısından önemlidir. Kütüphane yönetimi, kendilerine gelecek bilgiler doğrultusunda kullanıcılarını yeni mekana yönlendireceklerdir.

Raf sistemlerinin değiştirilmesi, kaynakların yerlerinin de yerinin değişmesini beraberinde getirecektir. Bu durum kütüphane kullanıcılarının gereksinim duydukları kaynaklara erişimini kısıtlayacağından en kısa sürede değişikliklerin kullanıcılara bildirilmesi, kullanıcı tatmini açısından önemlidir. Bu raporlar yerleri değişen kaynakların yer numaralarına, konularına, yeni taşındıkları yerlere kadar çeşitli detaylarda hazırlanabilmektedir.

Raporlarda yer alması gereken bir diğer unsur, kütüphaneye sağlanan teknoloji ve diğer araç gereç ile ilgili bilgilerdir. Geçen dönemlerde ne kadar bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. aracın alındığı ve bunların hangi bölümlerde ne amaçla kullanıldığı kütüphane işlemleri açısından değerlendirilmesi gereken durumlardır. Ayrıca bu araç-gereç için kütüphane bütçesinden ne kadar pay ayrılacağının belirlenmesi de kütüphane yöneticilerinin göz önünde bulundurması gereken önemli bir noktadır. Alt bölümlerden gelen raporlar, bu bölümlerin gereksinim duyduğu araç-gerecin de belirlenmesinde yardımcı olmaktadır. Öğrencilerin terminaller yardımıyla veri tabanlarını ne kadar sıklıkla kullanıldığı da bu konudaki raporlardan anlaşılmaktadır. Otomasyon programlarının lisans anlaşmaları ve bakım ücretleri de bu konu içerisinde ala alınması gereken noktalardır. Bu konularla ilgili bilgilerin de yöneticilere iletilmesi yine hazırlanacak raporlar sayesinde gerçekleşmektedir.

Kütüphaneler basılı kaynakların yanı sıra elektronik kaynakları da kullanıcılarının hizmetine sunmaktadır. Elektronik kaynaklar, kütüphanenin kullanım performansını yakından etkileyen önemli bilgi kaynaklarından birini meydana getirmektedir. Kütüphaneler, gelen kullanıcı istekleri doğrultusunda ve hizmet politikaları doğrultusunda bir çok veri tabanına abone olmaktadırlar ve bu veri tabanlarına önemli ölçülerde para ödemektedirler. Onun için bu veri tabanlarının kullanımlarını da denetlemek, verimli olarak kullanılmayanları belirlemek ve aboneliklerini gözden geçirmek durumundadırlar. Ödünç verme bölümündeki basılı kaynakların kullanıcılar tarafından hangi sıklıkla kullanıldığı ne kadar önemliyse, elektronik kaynakların da kullanılması kütüphanenin etkinliğini için o kadar önem taşımaktadır. Bu nedenle abone olunan veri tabanlarının belirli aralıklarda kullanım oranlarının izlenmesi gerekmektedir. Elektronik kaynakların kullanımlarının ölçülmesi, basılı kaynaklara göre daha kolay belirlenebilir.

Kütüphanenin elektronik kaynaklar ile oluşturduğu raporlar, büyük çoğunlukla erişim sayıları, en çok ve en az kullanılan veri tabanları ile ilgili sayısal verileri içermektedir. Bir kütüphanenin abone olduğu veri tabanları haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık istatistikler halinde elde edilebilir. Mildred F. Sawyer kütüphanesinin kullanmış olduğu yönetim bilgi sistemi bu tür raporları hazırlayarak yöneticilere sunmaktadır. Bu raporlarda,

- Kütüphanenin abone olduğu veri tabanlarının belirli bir süre içerisindeki kullanın oranları;

- En çok kullanılan veri tabanları;

- En az kullanılan veri tabanları;

- Veri tabanlarının hangi gün ve saatlerde en çok kullanıldığı;

- Hangi aylarda daha çok kullanıldığı;

- Karşılaştırmalı veri tabanı oranları;

- Veri tabanlarına toplam erişim sayısı;

- Veri tabanlarına ödenen ücretler.

Derme ile ilgili raporlar ise, dermeye yeni katılan kitap, süreli yayın ve kitap dışı materyalleri kapsamaktadır. Derme ile ilgili raporlar;

- Faaliyet yılı başında dermeye katılan materyal sayısı;

- Dermeye yeni katılan materyal sayısının toplam dermeye oranı;

- Yeni alınan materyale ödenen ücret, gibi konular hakkında kütüphane yöneticilerine bilgi sunmaktadır.

Kütüphane yönetim bilgi sistemleri, yöneticileri kütüphane işlemleri hakkında bilgilendirmenin yanı sıra stratejik planların hazırlanmasında da yöneticilere destek sağlarlar. Geçmiş dönemlerin bilgilerinden yararlanılarak, gelecek dönemlerle ilgili yeni hedef ve amaçlar, yönetim bilgi sistemlerinin sağlayacağı bilgi doğrultusunda belirlenir. Bunun yanı sıra amaç ve hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı da yönetim bilgi sistemleri yardımıyla belirlenebilir. Yeni amaç ve hedefler, kütüphanenin tüm alt bölümlerinden gelen raporlar doğrultusunda belirlenebilir. Kütüphanelerin oluşturacakları stratejik planlarda hedefler ve bu hedeflere ulaşılmak için yapılması gereken görevler yer alır.

Bir kütüphanenin temel hedefi, kendi gerçek kullanıcı kitlesinin bilgi gereksinimlerini karşılamak amacıyla dermeler oluşturmaktır. Bu hedefini gerçekleştirmek için ise, kullanıcılarının bilgi gereksinimlerini tanımlamalı, gereksinime göre kaynak sağlamalı, dermelere sürekli olarak erişim olanağı için kataloglar ve indeksler hazırlamalı ve tüm bu işlemler için uygun bir bütçe planlaması gerçekleştirmelidir.

Kütüphanenin diğer hedefleri, kütüphanenin gerçek kullanıcılarının bilgi gereksinimini karşılamak amacıyla kaynaklara erişimi sağlamak, kütüphanelerarası işbirliğini artırmak, kaynaklara erişim sürelerinin uzatılması ve gerçek kullanıcıların kaynaklara erişiminin kolaylaştırılmasını olanaklı kılmaktadır. Bunun için bilgiye erişimde kullanıcı yeteneklerini geliştirmek ve bu yetenekleri kazanmaları amacıyla kullanıcılara rehberlik ve eğitim olanaklarının tanınması gerekmektedir. Bunun yanı sıra, bilgi erişim ile ilgili derslerin ve programların hazırlanması ve uygulamaların yapılması sağlanmalıdır.

Kütüphaneler, kullanıcılarına etkili ve verimli hizmet verebilmek amacıyla teknoloji kullanmaktadırlar. Teknoloji, kütüphanelerde yeni hizmetlerin geliştirilmesi ve hizmetlerin bütünleştirilmesini sağlar. Bunun gerçekleştirilmesi için de bir planlama gerekmektedir. En son teknolojinin kütüphanelere sağlanarak kullanıma açılması kütüphanelerin önemli hedeflerinden biridir. Bu hedefe ulaşılabilmesi için kütüphanenin eğer yok ise, otomasyona geçmesi, otomasyon programlarının güncellenmesi, tarama ve erişim teknolojisinin geliştirilmesi işlemlerinin yerine getirilmesi gerekir.

Kütüphaneler kullanıcılarına en etkin ve verimli hizmet verebilmek için yeterli sayıda, bilgide ve deneyimde personele sahip olmak ve bu personeli korumak durumundadır. Kütüphane personeli, kullanıcı gereksinimlerini formüle edecek, kullanıcıların bilgiye hızlı ve doğru biçimde ulaşmasını kolaylaştıracak, kullanıcılara rehberlik edecek ve onları eğitecek bilgiye sahip olmalıdır. Personelin sergilemiş olduğu performans, kütüphanenin genel hizmet politikasını yakından ilgilendirmektedir. Personel ne kadar verimli çalışır ve kullanıcıların bilgi gereksinimini maksimum düzeyde karşılar ise, kütüphanenin etkinliği ve verimliliği de o ölçüde artar. Kütüphane yönetimi, bu durumun devamlılığını sağlamak amacıyla bir takım planlamaları yapmak ve uygulamak zorundadır. Bunların başında uygun iş gücünün uygun bölümlere yerleştirilmesi gelmektedir. Hizmeti sağlamak için ek personelin sayısını belirlemek ve personeli tanımlamak, personel gereksinimlerini belirten raporları değerlendirmek, tüm kütüphane personeline etkili bir hizmet içi eğitim programı hazırlamak, kişisel olarak gelişimin sağlanması için kursların düzenlenmesi ve düzenli olarak çalışma koşullarının gözden geçirilmesi ve gelişme yollarının tanımlanması kütüphanenin etkili bir personel yapılanması için yapılması gereken işlemlerdir.

Kütüphaneler; derme, personel ve kütüphane işlemleri için uygun uygulama, çalışma ve araştırma ortamı sağlamaktadır. Bunun gerçekleştirilmesi ve eksikliklerin kısa süre içerisinde kapatılması için kullanıcı araştırması yapılarak kullanıcılardan kütüphanenin genel çalışma ortamı hakkında geri bildirimler toplaması ve alt bölüm yöneticilerinden raporlar hazırlamasını istemesi gerekmektedir. Bu işlemler var olan durumun anlaşılması, olumlu ise sürdürülmesini kolaylaştıracaktır.

Kütüphanelerin hedefleri arasında, kütüphanenin toplum üzerindeki rolünün kullanıcılara aktarılması da yer almaktadır. Kütüphaneler birer bilgilendirme merkezi olmalarının yanı sıra birer eğitim kurumudurlar. Bu nedenle özellikle eğitim konusunda, kütüphane yöneticilerinin, kullanıcıların dikkatlerini kütüphanelere çevirmeleri için gereken planlamaları yapmak durumundadırlar. Bu planlamaların yapılması için kütüphanenin hizmetleri ve kaynaklarının bilincinde olmayı artırmak amacıyla, bir bilgilendirme (tanıtım) programının hazırlanarak basılı ve görsel iletişim kanallarıyla iletiminin sağlanması gerekmektedir. Bunun için iç ve dış çevreyle ilgili bilgilerin elde edilerek yorumlanması, kullanıcılardan gelen isteklerin ve geri bildirimlerin elde edilen bilgilerle birleştirilerek yöneticilere iletilmesi söz konusu bilgilerin elde edilmesi önemlidir.

Hazırlanan bu raporlar, kütüphane yöneticilerinin isteklerine ve otomasyon sistemlerinin yönetim bilgi sistemlerine aktarmış olduğu bilgiler doğrultusunda, farklı detayları içerecek biçimlerde oluşturulabilir. Kütüphaneler için alt bölümlerden gelen raporlar çeşitli düzeylerdeki planlama, yürütme ve denetleme işlemlerinde yöneticilere rehberlik etmektedir. Raporlar, kütüphanenin en önemli iç bilgi kaynaklarından biridir. Kütüphane işlemleri ve işleleri için hazırlanan her rapor, kütüphanenin genel işleyişi hakkında fikir vermektedir.

Raporlama, yönetim bilgi sistemlerinin temel işlemlerinden biridir. Yöneticiler tarafından istenilen, sistem tarafından düzenli olarak hazırlanan ve olağan üstü durumlarda hazırlanan raporlar, iç – dış bilgi miktarı, veri tabanında depolanan veri miktarı, yönetim bilgi sisteminin kullanım kolaylığı, iletişim kanalları gibi unsurlara göre ele alınmaktadır. Raporların belirli standartlara göre hazırlanması, kütüphane yöneticilerinin bilgi kullanımına ve gereksinime göre değerlendirilir. Üst düzey yöneticiler, daha çok dış bilgiye gereksinim duyduklarından ve genellikle planlanmamış karar süreçlerini desteklediklerinden standart bir rapor formunu tercih etmeyeceklerdir. Orta düzey yöneticiler, daha çok alt düzey yöneticilerin işlemlerini denetleyip performans değerlendirmesi yapmalarının yanı sıra planlanmış ve planlanmamış karar süreci içinde bulunduklarından dolayı standartlaşmış ve özgün raporların her ikisini de tercih etmektedirler. Alt düzey yöneticiler ise; büyük oranda günlük rutin işlemlerden sorumlu olduklarından ve daha fazla detaya gereksinim duyduklarından standart raporları tercih ederler.

---

* Yayımlanmamış çalışma raporudur.

** Arş. Gör. Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğretim elemanıdır. E-posta hakananameric@gmail.com, anameric@humanity.ankara.edu.tr