Yönetimde
Sistem Yaklaşımı*
Hakan Anameriç**
Bilgi, yönetim kademelerinde, etkili ve verimli
kararlar almak için kullanılmaktadır. Bilgiden, organizasyonun işlem süreci
içerisinde yararlanmanın yanı sıra organizasyonun,
özellikle içinde bulunduğu olağanüstü durumlardan en az zararla kurtulması
amacıyla da kullanılmaktadır. Bu süreç göz önüne alındığında bilginin,
organizasyonlar için stratejik ve yaşamsal bir rol oynadığı görülmektedir.
Ancak bilgi kendi başına hiçbir anlam ifade etmez, bilginin kullanılması için
herhangi bir durum ya da işleme dair bir gereksinimin varlığı önemlidir. Bilgi,
kişi ve kurumların planladıkları fikirleri ve işlemleri destekleyip birleşerek
bir işi meydana getirir. Böylece bilginin soyut anlamdan çıkıp somut bir
davranış haline gelmesi sağlanır. Bilginin somut bir davranış haline gelmesi,
karar verme sürecinin başlaması ve kararın ortaya çıkmasına yol açar. Etkili
bir yönetimde bilgi, karar verme amacına yönelik olarak toplanmış verilerin
işlenmiş biçimidir.
Yönetimin karar verme
sürecinde yararlandığı bilgi, tüm sistemlerin önemli girdisi ve uygulanan
faaliyetlerin sonucudur. Bilgi, organizasyon için girdi olmasının yanı sıra,
faaliyetleri yönlendirme ve faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan bir ürün
özelliği de taşımaktadır. Buradan da anlaşılacağı gibi, bir sistem bilgisiz
devamlılığını sürdüremez (Paksoy, 1996:
56).
Bilgi, bir organizasyondaki yöneticilere aşağıdaki
durumlarda destek sağlamalıdır:
-
Karar sürecindeki belirsizliği azaltmalı;
-
Düzeltici ya da uyarıcı eylemlerde bulunulması için yöneticiye geri
bildirim sağlamalıdır;
-
Hedefleri oluşturmalı, değerlendirmeli ve ayarlamalıdır;
-
Plan ve standartları geliştirmeli ve eyleme geçirmelidir;
-
Gerçekleşen faaliyetleri ölçmeli ve faaliyet sonuçlarının
standartlarından sapması halinde gerekli düzeltmeleri yapmalıdır;
-
Elde edilen başarıları değerlendirmek için, yöneticinin gereksinim
duyduğu tüm verileri içermelidir (Çimen ve Ateş, 2002: 2; Martin and Powell, 1992: 19).
Yukarıda belirtilen konular doğrultusunda bilginin
yöneticiler tarafından verimli olarak kullanılması sonucunda belirlenen
hedeflere erişim daha sağlıklı olacaktır. Bilginin karar verme ve hedeflere
ulaşmadaki süreci aynı zamanda birsistem analizi sürecini de ifadeetmektredir.
Organizasyonlarda bilimsel yönetimin oluşturulması,
varlıklarını sürdürmeleri ve gelişmeleri için sahip olmaları gereken bir takım
özellikler vardır. Söz konusu özellikler aşağıdaki gibi sıralanabilir:
1.
Kâr amacı gütsün
gütmesin her organizasyonun belli amaçları, bu amaçlara uygun hedefleri ve
işlevleri vardır;
2.
Her
organizasyonun ortak amacı, kullanıcıların/müşterilerin gereksinimlerini
karşılayacak mal/hizmet üretmektir.
3.
Her
organizasyonun ortak hedefi, mal/hizmet üretiminden en üst düzeyde kar/yarar
sağlamaktır;
4.
Her
organizasyonun ortak işlevi, üretim için gerekli olan mal/hizmetleri sağlamak,
mal/hizmet üretimi yapmak ve mal/hizmetleri sunmak, pazarlamak ya da satmaktır;
5.
Her organizasyon
üretim araçlarına sahip olmak ve bu araçları birbiriyle uyumlu olarak bir araya
getirmek zorundadır.;
6.
Organizasyonlarda
yönetim işlevlerini yerine getiren bağımsız bir yönetim birimi olmalıdır
(Yontar, 1995: 87-88).
Sistemin Tanımı ve
Öğeleri
Sistem, özellikle endüstri devriminden sonra ekonomik ve sosyal alanlarda kullanım alanı genişleyen bir kavramdır. Temel ve uygulamalı bilimlerde, teknolojide ve üretim tekniklerindeki gelişmeler, sistem kavramının her alanda kullanılmasına olanak tanımıştır. Günlük konuşmalarımızda bile sistem kavramını sıkça kullanmaktayız; eğitim sistemi, sağlık sistemi, havalandırma sistemi, dolaşım sistemi, otomasyon sistemi, yönetim bilgi sistemi gibi. Bu örnekleri kullanım alanlarına göre çoğaltmak mümkündür.
Sistem kavramının çağdaş anlayış içerisinde incelenmesi ve bilimsel olayların sistem görüşü çerçevesinde ele alınması 20. yüzyılın ortalarında başlamıştır. Bu anlayış beraberinde genel sistem anlayışını getirmiş ve her bilim dalına uyarlanabilecek bir sistem teorisi gelişmiştir. Genel sistem teorisi şu temel kavramları öne sürmektedir:
-
Fonksiyonları
yerine getiren bir bütün, daima bileşenlerinin toplamının oluşturduğu değerden
daha büyük bir değere sahiptir;
-
Bütün,
bileşenlerin doğasını belirler;
-
Bileşenler
bütünden soyutlanarak incelendiklerinde yeterince anlaşılamazlar;
- Bileşenler dinamik olarak birbirleri ile ilişkili veya bağımlıdırlar (Esen, 1985: 4).
Sistem kavramı aslında içinde bulunduğu uygulama alanlarına göre farklı özellikler alabilen esnek bir kavramdır. Ancak yukarıda da belirtildiği gibi her alana uyan bazı ortak özellikleri vardır. Sistem genel olarak, aralarında ilişki olan öğelerin oluşturduğu bir bütündür. Sisteme ilişkin ayrıntılı ve açıklayıcı tanımlar vermek gerekir ise;
Belirli girdileri alarak uygun olarak işleyerek, belirli çıktılar arasındaki ilişkiyi gösteren bir fonksiyonu amaçlayan varlıklar ve öğeler topluluğudur (Erkut, 1989:14).
Sistem, “bir işletmede bir faaliyeti gerçekleştirmek amacıyla bütünleştirilmiş bir plan oluşturmak üzere, birbirleri ile ilişkili çeşitli süreçlerin oluşturduğu bir şebekedir” (Aydın, 1988:149).
Sistem, “aralarında belirli ilişkiler bulunan aynı zamanda çevre ile de ilişkisi olan, bir veya daha fazla amaca, hedefe ve sonuca ulaşmak üzere birlikte hareket eden fiziksel veya kavramsal birçok bileşenden oluşan bir bütündür” (Çapar, 1993:53).
Sistem, “fiziksel
olan olmayan, aralarında ilişki bulunan, belirli bir amaca ulaşmak için, birbirleriyle etkileşimde olan
elemanlar grubu” (Ergen, 1988:2).
Tanımlarda, sistemin bazı ortak özellikleri göze
çarpmaktadır. Öğeler, ilişkiler ve faaliyet (eylem) sistemlerin ortak
noktalardır. Bu noktalardan hareketle, sistem öğelerden oluşmuştur. Bu öğeler
arasında çeşitli boyutlarda ilişkiler vardır. Öğeler arasındaki ilişkiler ise
belli bir amaca hizmet etmeye (faaliyete - eyleme) yönelmiştir.
Sistemin öğeleri sistemi meydana getiren parçalardır
ve bu parçalar sistemin bulunduğu alana göre değişiklik gösterir. Yönetimi
oluşturan planlama, organizasyon, yöneltme, koordinasyon, karar verme ve
denetleme işlemleri yönetim sisteminin birer öğesidir. Bir bilgi merkezini meydana getiren bina,
personel, derme, kullanıcı, bütçe ve teknoloji kütüphane sistemini oluşturan
parçalardır. Bu parçalar kendi içlerinde de öğelere ayrılabilmektedir. Örneğin
bir bilgi merkezindeki kullanıcı hizmetleri bölümü, ödünç verme birimi,
kütüphaneler arası ödünç verme ve danışma hizmetleri birimi öğelerinden
oluşmaktadır.
Sistemler, öğelerinin sistem içerisindeki ilişki
şekillerine göre adlar alabilir. Birleşik ve bütünleşmiş parçalardan oluşan
herhangi bir olay, yapı, kavram veya faaliyet bir sistem olarak
nitelendirilebilir. Bunlar yeri geldiğinde konu, amaç, mekanik parça, düşünce,
kuruluş, kişi, bilgi gibi somut veya
soyut kavramlar da olabilir.
Sistemin
Özellikleri
Sistemlerin amaçlarına ulaşabilmeleri için düzenli
çalışmaları gerekmektedir. Bu düzeni sağlamak sistemin öğelerine ve bu öğelerin
bazı özelliklerine bağlıdır. Daha önce yapılan sistem tanımlara göre; sistemin
üç temel bileşenini ve sistemin çalışmasına yardımcı olan diğer özellikler
şöyle sıralanabilir. Bu özellikler sistem yaklaşımının daha iyi anlaşılmasına yardımcı
olacaktır.
-
olayların, nesnelerin karşılıklı ilişkileri ve karşılıklı
bağımlılıkları;
-
amaca doğru
ilerleyiş;
-
çevre;
-
sınırlar;
-
dengeli
durum;
-
değişkenler
ve parametreler;
-
entropi
(düzensizlik, aksaklık eğilimi);
-
girdi, çıktı
ve geri bildirim;
-
şekil
değiştirme (dönüşüm);
-
eş sonluluk;
-
hiyerarşi;
-
bütünlük (Marşap, 2000:15; Çapar, 1993:52-53).
Sistemin genel yapısını gösteren 3. şekilde yuvarlaklar, öğeleri; oklar ise
öğeler arası ilişkileri göstermektedir. Girdi, sistemin öğeleri arasındaki
ilişkileri harekete geçirir ve işlemler dizisini başlatarak, girdinin çıktıya
dönüşmesi sağlar bu da faaliyeti yani bir amacı gerçekleştirmeyi
göstermektedir.
|
|
3. Şekil Sistem
şeması
Sistem; planlı, koordineli ve belirli bir amaca
yönelik olarak çalışmayı beraberinde getirmektedir. Sistemin amacı, belirlenmiş
olan hedefe en kısa sürede, en az maliyetle, en az kayıpla ulaşmaktır. Sistem
bir bütün olarak düşünülür ise hedeflere ulaşmak için ortak bir çalışmanın
olması gerektiği görülür. Öğeler hem sistemin parçası hem de sistemin alt
sistemleridir. Bu yüzden sistemin öğeleri birbirlerine muhtaç ve aynı zamanda
bağımlı konumdadırlar. Öğelerin hedefe ulaşmada kendi enerjilerini kullanmaları
yanında, ilişkide oldukları öğelerden de yardım almaları gerekir. Öğeler arası
ilişkiler, sistemi birden çok bileşenden oluşan bir yığın olmaktan kurtaran ve
öğeleri birbirine bağlayan aracılardır. Sistemde öğeler arası ilişki
süreklidir, öğeler arası ilişkinin olmadığı bir sistemden söz edilemez.
Sistem, işlemlerini bir çevre içerisinde sürdürür.
Kendi sınırları dışında kalan her şey sistemin çevresini oluşturur. İşlemlerin
yerine getirilmesi için sistem, çevresinden enerji, hammadde, bilgi, insangücü
gibi çeşitli girdiler sağlar. Bir sistemin başarılı olabilmesi için çevresi ve
çevresini oluşturan faktörler hakkında bilgi sahibi olması gerekir; sistemin
girdileri, sağlanan bu bilgi ile belirlenir.
Girdiler, öğelerin amaca ulaşmalarını sağlar. Sistem
hem kendi içinde hem de dışında bazı sınırlamalara sahiptir. Bu sınırlamalar,
sistemin içindeki değişkenleri, sistemin çevresi ile ilişkili faktörlerden
ayırır. Söz konusu sınırlar, sistemin nerede başlayıp nerede sona erdiğini
gösterir. Sınırlar, sistemlerin türüne göre farklılık gösterir, mekanik sistemlerde
sınırlamalar dar, sosyal sistemlerde ise geniştir.
Sistem işlemlerini çevresi ile uyumlu, yani dengeli
olarak sürdürmek zorundadır. Tüm sistemler dış çevrelerindeki değişikliklere
ilişkin bilgi, malzeme, enerjiyi alarak bir şekilde denge sağlarlar.
Sistemdeki öğeler ve ilişkiler sürekli olarak aynı
kalmaz. Çevre, amaçlar, enerji, insangücü, bilgi vb. unsurlar, öğelerin ve
ilişkilerin değişmesine, yenilenmesine ya da kaybolmasına neden olur. Tüm bu
değişikliklere neden olan kavramlar değişkenler ve parametrelerdir. Değişkenler
sistemin sınırları içerisindedir ve farklı değerler alabilirler; parametreler
ise, sınırlar dışındadır ve değişkenler arasındaki ilişkiler belirler. Sistem
içindeki ilişkileri belirleyen
parametreler, süreçler, girdiler, sınırlar ve çıktılardır.
Sistemler dışarıdan aldıkları girdiyi ilişkiler ve
amaç doğrultusunda işleyip sonuca varmaya çalışırlar. Ancak sistem her zaman
sağlıklı işlemeyebilir. Öğelerden birinin veya birkaçının aksaması sistemin
yavaşlaması ya da durması anlamına gelir.
Sistemin entropiden kurtulması
çevresinden daha fazla enerji, bilgi, malzeme vb. alması ile mümkündür. Böylece
kötüye gidiş önlenebilir. Buna da negatif entropi denir (Çapar, 1993: 60).
Çevresiyle de ilişki içinde olan sistem, yapısına göre
farklı girdiler sağlar. Girdi, sistemin çalışmasını tetikleyen uyarıcıdır.
Sistem, girdileri, bir dönüşüm süreci içerisinde işleyerek çıktılara
dönüştürür. Sistem çıktısı, sistem tarafından üretilen her türlü somut ya da
soyut nesnedir. Çıktı, sistemin, girdileri dönüştürme sürecinde oluşan veya bu
süreç sonucu sistemin dış çevresinde anlaşılabilen, kullanılabilen ve
ölçülebilen her türlü ürün, hizmet, değişikliktir. Çıktıların standartlaşması
ve sürekli olarak aynı sonuca varılması için geri bildirime gerek vardır. Geri
bildirim, dönüşüm sürecinin başından sonuna kadar olan süre içerisinde
tekrarlanır.
Sistem, belirlenmiş amaç ve hedefleri başarmak
amacıyla kurulmuştur. Elde edilen çıktılar da bunlara ulaşılıp ulaşılmadığının
kanıtıdır. Çıktılarda görülen standart, sistemin doğru çalıştığını, yani her
dönüşüm süreci sonunda aynı sonuca ulaştığını gösterir. Buna en basit örnek
olarak insan verilebilir. İnsan dışarıdan aldığı, besin maddelerini sindirerek
enerjiye dönüştürür. Bu enerji insanın hareket etmesini sağlar. Bu işlem
insanın yaşamı boyunca devam eder.
Tüm sistemlerde bir çalışma sırası vardır. Her sistem
bir üst sistemin alt sistemi aynı zamanda da öğesidir. Yukarıdaki örnekte
insanın hareket etmesini sağlayan enerjinin üretimi de bir sıra izler. Sindirim
sistemi, solunum sistemi, dolaşım sistemi, sinir sistemi ve hareket etme.
Sistemin temelinde birlikten kuvvet doğar anlayışı
yatmaktadır. Sistem, kendisini oluşturan parçaların toplamından farklı bir
yapıya sahiptir. Bu bütünün parçaları sistemin bütününden etkilenirler ve
bütünden koptuklarında değişirler. Sistemi oluşturan öğelerden biri, sistemin
tamamı hakkında bilgi edinmeye yetmeyebilir. Bu hem sistem yaklaşımının temel
niteliklerinden birini oluşturmakta hem de sistemin ayrılmaz bir bütün olduğu
gerçeği ortaya çıkmaktadır.
Sistemin, organizasyonlar için belirlenmiş hedefleri
vardır ve sistem tüm alt sistemleriyle bu hedeflere ulaşmaya çalışır. Hedeflere
ulaşmada sistem bir bütün olarak hareket eder. Ancak karşılaşılan değişik
durumlarda sistemin o durum ile ilgili alt sistemi daha fazla devreye girer. Bu
durum sistemde uzmanlaşmayı gerektirir. Yani alt sistemler belirli görevleri
üstlenirler ve bunlarda uzmanlaşırlar. Ancak sistemler her zaman bozulma ya da
karmaşık hale gelme eğilimindedir. Bu durum sistemin denetlenmesini beraberinde
getirir.
Sistem Olarak Organizasyon
Tanımlarına bakıldığında yönetimin, temel unsurunun organizasyon (örgüt) olduğu ve yönetimin genel olarak bu unsur üzerine kurulmuş olduğu görülmektedir. Daha önce yapılan tanımlarda yönetimin farklı boyutları göz önüne alınmıştı, fakat yönetim denildiğinde akla ilk genel herhangi bir organizasyonun yönetimidir. Bu nedenle organizasyonun da yönetim kavramı içerisinde tanımlanması gerekmektedir.
Organizasyon, elde edilen çıktıyı sistemi yeniden harekete geçirecek
bir girdi olarak kullanan girdi-işleme-çıktı-geri besleme sistemi olarak
tanımlanabilir. Başka bir deyişle; organizasyonlar, çevreden bir takım
girdileri alarak işleyen, güce dönüştüren ve sonuçta bunları çıktılar biçiminde
yine çevreye veren sistemlerdir (Can, 1991:
237).
Organizasyonlar önceden belirlenen amaçlara ulaşmak için kurulan yapılardır. Bu yapı içinde çalışan iş görenlerin birbiriyle oluşturdukları ilişki ve etkileşimden oluşur. Yönetim de bu yapıyı işletmekle görevlidir (Başaran, 1984: 44).
Sonuç
olarak organizasyonu tüm bu açıklamalar doğrultusunda tanımlamak gerekirse; iki
veya daha fazla bireyin, birlikte çalışarak, önceden belirlenmiş ortak amaç ya
da amaçlara ulaşma çabalarını bütünleştirip, buna bilgilerini, tekniklerini,
araç-gereci de ekleyerek, belirli bir yönetim temelinde düzenleyip, iş birliği
içinde eylemde bulundukları toplumsal bir birimdir.
Organizasyonların temel
özellikleri bu açıklamalara göre şöyle belirlenebilir: Organizasyon kavramının
temelini, bir grup insanın belirlenmiş amaçlar ve hedefler doğrultusunda güç
birliği yapıp, fiziksel gücünü ve elinde bulundurduğu araçları kullanarak,
belirli bir yönetim anlayışı içerisinde bir sistem meydana getirmesi
oluşturmaktadır. Organizasyonlar iki veya daha fazla bireyden meydana
gelmektedirler. Bu bireyler önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere erişmek için
çaba göstermektedirler (fiziksel ve/veya zeka gücü, araç ve gereçlerin
yardımı). Bireyler belirlenmiş amaç ve hedeflere erişebilmek için birbirleriyle
düzenli bir ilişki içindedirler. Son olarak bireyler; çabalarını kontrol eden,
amaç ve hedeflerin boyutunu belirleyen ve iletişimi sağlayan belirli bir
yönetim anlayışı içerisinde hareket etmektedirler.
Organizasyon, bir çevre içinde çalışan ve pek çok
bölümden oluşan bir bütündür. Organizasyonun özellikle dış çevresi, sürekli olarak
ve çeşitli yönlerden gelişmekte ve değişmektedir. Bu değişikliğin en büyük
etkeni ise teknoloji ve bilgi çevresidir. Sürekli değişiklik, hızla gelişen
bilgi ve teknolojinin hem nedeni hem de sonucu olmaktadır. Bu durum
organizasyonları, içinde bulundukları çevreye giderek daha bağımlı duruma
getirmekte ve çevreye uymaya zorlamaktadır. 1990’larda gelişimi hızlanmaya
başlayan bilgi teknolojileri, bu değişimin en önemli aracıları olmuşlardır.
Bir sistem olarak bakıldığında organizasyon, birbirine
bağlı ikiden fazla parça, öğe veya alt sistemden oluşmaktadır. Organizasyon, birimlere ilişkin bir bütün
olduğuna göre, bir sistem olarak organizasyonun genel özellikleri, tüm
organizasyon türlerine uygun olacak biçimde şöylece belirlenebilir:
-
“ Geniş bir çevrenin alt sistemidir;
-
Bireyleri belirli bir amaca yönelik olarak çalıştıran
bir sistemdir;
-
Bireylerin bilgiyi, araç- gereci ve teknikleri
kullandıkları teknik bir alt sistemdir;
-
Bireylerin bütünleşik etkinlikleri üzerine, işbirliği
ile çalıştıkları yapısal alt sistemdir;
-
Bireylerin toplumsal ilişkilerini düzenleyen,
psiko-sosyal bir alt sistemdir” (Gümüştekin,
1998: 9).
Organizasyonun bütününü içerecek biçimde planlama,
organizasyon (örgütlenme), yürütme, denetleme ve koordinasyon yapan yönetsel
bir alt sistemdir
Organizasyonlarda
Sistem Yaklaşımı
Genel Sistem Teorisi’nin geliştirilmesi ve bu teorinin
tüm alanlara uygulanması sistemin ortak özelliklerinin belirlenmesi ile daha da
kolaylaşmıştır. Sistem bu ortak özellikleri ile uygulandığında bir bütünlük
meydana getirir ve sistem yaklaşımını oluşturur. Sistem yaklaşımının kullanım
alanları genellikle organizasyonların yönetim kademeleridir. Sistem
yaklaşımının tanımı şu şekilde verilebilir: “Sistem
yaklaşımı, bir sistemin bütünüyle kendisini oluşturan alt sistemleri ve bunlar
arasındaki ilişkileri doğru olarak kavrayıp değerlendiren, yöneten ve sistemde
meydana gelecek sorunları çözümlemekte ve karar vermede sistem analiz
yöntemlerini uygulayan bir bakış açısı ve davranış biçimidir” (Marşap,
2000: 15).
Sistem yaklaşımı aynı
zamanda, probleme ilişkin tüm öğelerin göz önüne alınıp, incelenerek problemin
anlaşılması ve belirlenmesine ilişkin bir bakış açısı olarak da tanımlanabilir (Aydın, 1988: 161).
Sistem yaklaşımının ortaya çıkış sebeplerinden en
önemlisi 19.yy’ın ortalarında artan üretimdir. Üretimin artması
organizasyonların daha planlı, sistemli, hızlı ve kaliteli çalışmasına neden
olmuştur. Sistem yaklaşımı, organizasyonlardaki iş gücü, donanım, bilgi,
sermaye ve diğer üretim unsurlarını bir araya getirerek sistemli bir biçimde
çalışmalarını sağlar. Üretimin artması organizasyonların belli alanlarda
uzmanlaşmasına ve otomasyona geçmesine neden olmuştur. Otomasyona geçiş,
verimliliğin artmasını beraberinde getirmiş, otomasyona geçiş; aynı zamanda da
sistemlerin ve gerçekleştirdiği işlevlerin daha küçük parçalara ayrılmasını
sağlamıştır. Meydana gelen bu ayrılma ise, birbirinden farklı sistemlerin ortak
yanlarının, ortak işlevlerinin anlaşılmasını zorlaştırmıştır. İşte sistem
yaklaşımı, bu farklı disiplinlerin aralarındaki iletişimi (farklı sistemler
arası iletişim) sağlamak, yöntemler, teoriler geliştirerek diğer disiplinlere
yardımcı olmak amacıyla geliştirilmiştir. İnsanlar bu durumu kontrol edebilmek
ve sistem yaklaşımını uygulayabilmek için farklı yaklaşımlar geliştirmişlerdir.
Sistem yaklaşımında altında üç temel yaklaşım vardır;
a.) Bütünsel
yaklaşım: Bu yaklaşımın temel
düşüncesi, sistemi bir bütün olarak ele almasıdır. Bütünsel yaklaşım, sistemi
oluşturan parçaların, parçalar arası ilişkilerin ve çıkacak sorunların
birbirinden ayrılamayacağını kabul eder. Öğeler ve ilişkiler arasında meydana
gelen sorunların (entropi) da birbirine bağlı olduğunu, bu yüzden de sorunların
birisine çözüm bulunduğunda diğer sorunların da çözüleceğini ortaya koyar.
Bütünsel yaklaşım, sistem kavramını “birbirleriyle
etkileşimli bütünlüklerden oluşmuş, çevresiyle etkileşimli bir bütün olarak
görür” (Erkut, 1989: 11). Sistem yaklaşımının temelinde, sistemi oluşturan
öğeler ile sistemin bütünü arasındaki ilişkiler vardır. Bu yaklaşım, “sistemin içerdiği alt sistemler, alt
sistemler arası ilişkiler ve alt sistemlerin ana sisteme yaptığı katkılar
üzerinde yoğunlaşılmaktadır” (Koçel, 1982: 96). Bütünsel yaklaşım, sistemin
özelliklerinden olan bütünlük anlayışını her yönden destekler. Sistemin bu
özelliği daha önce de belirtildiği gibi sistemin tek bir öğesinin tüm sistemi
anlatmaya yetmeyeceğini bu yüzden de sistemi bir bütün olarak ele almak
gerektiğini belirtmektedir.
b.)
Disiplinler arası yaklaşım: Bu
yaklaşım sistem yaklaşımında tarih süreci içerisinde meydana gelen uzmanlaşma
ile önem kazanmıştır. Hem genel sistem teorisinin tüm disiplinlere
uygulanabilmesi hem de bilim dallarının birbirleriyle kesin olarak
ayrılamaması, sistem yaklaşımında disiplinler arası yaklaşımın gündeme gelmesini
sağlamıştır. Bu gelişim, çeşitli bilimlerin doğmasına ve bilim alanlarının alt
bölümlere ayrılarak uzmanlaşmanın artmasına neden olmuştur.
Disiplinler arası yaklaşımda, sistem içindeki
sorunlara değişik fikirlerle çözüm arama söz konusudur. “Bilim dallarının birini diğerinden kesin çizgilerle ayırmak imkansız
olmakla birlikte, her bilim dalının kendine özgü kavramları, yöntemleri, bakış
açıları vardır. Disiplinler arası yaklaşım bu kurallara uyarak, çözüm aranan
sorunu, tüm yönleri ile farklı görüşlere dayanarak ele almakta ve problemlere
çözüm aramaktadır” (Aydın, 1988:166). Buna örnek olarak kütüphanecilik ve
enformasyon bilimleri verilebilir. Kütüphanecilik bilimini sistemin bütünü
olarak düşünürsek, kütüphaneciliğin
ilgili olduğu kataloglama, sınıflama, dizinleme gibi alt alanlar da sistemin
hem alt sistemini hem de öğelerini meydana getirmektedirler. Bu öğelerde çıkan
sorunlar kütüphanecilik bilimi bütünü içerisinde fakat bu konularla ilgili
yöntemlerle çözümlenebilir.
c.) Bilimsel
yaklaşım: Bilimsel yaklaşım,
sistemdeki sorunlara bilimsel yollar ile çözüm aramayı ifade eder. Bilimsel
yaklaşım, temel ve uygulamalı bilimlerin 19 yy. dan itibaren hızla gelişmesi ve
problemlere deneysel yöntemle çözüm aranması sonucunda ortaya çıkmıştır. Bu
yaklaşım bütünsel ve disiplinler arası yaklaşıma göre daha sistemli, daha
akılcı, deneye dayalı bir yaklaşımdır. Bilimsel yaklaşımda sistemdeki
sorunların giderilmesi için daha planlı bir hazırlık söz konusudur. Bu
hazırlığın aşamaları şu şekilde sıralanabilir:
-Olayların
gözlenmesi;
-Sorunun
çözümüyle ilgili hipotezin belirlenmesi;
-Deneylerle
hipotezin test edilmesi;
-Genelleme
yapılması;
-Yapılan bu
genellemeyle olayların denetim altına alınması (Aydın, 1988:166).
Sistem yaklaşımı, sistemi unsurları, ilişkileri,
amaçları ve bu amaçlara yönelik faaliyetleri ile bir bütün olarak ele alan, bu
bileşenler arasındaki sorunları çeşitli görüş akımları ve bilim alanları
içerisinde değerlendirerek bilimsel yöntemlerle sorunlara çözüm arayan ve
sistemin doğru çalışmasını sağlayan bir düşünce, hareket ve uygulama
yöntemidir.
Organizasyonların
Yönetiminde Sistem Yaklaşımı
Her organizasyon kendisine girdi sağlayan ve
sınırlarını belirleyen bir çevre içerisinde bulunur. Organizasyon hizmet/mal
üretmektedir; bu ürünlerini seçmiş olduğu kullanıcı grubuna, elindeki olanaklar
ve kurduğu sistem – alt sistemler yardımıyla sağlar.
Sistem
yaklaşımı en basit şekliyle yönetim sürecindeki bir düşünce tarzıdır. Bu
düşünce tarzı, organizasyon çalışmalarının başarılı bir biçimde yönetilmesini,
iç ve dış çevre elemanlarının bir bütün olarak ele alınmasını sağlamaktadır.
Yönetimde sistem yaklaşımı, yönetim konusunda belirli
bir düşüncenin ortaya çıkışını beklemek ve bu düşünceyi geliştirmek amacıyla,
yönetim sürecinin izlenmesi ve oluşabilecek problemlerin çözümlenmesinde
yöneticiye yardımcı olmaktadır (Ertürk,
2000: 36). Sistem yaklaşımının yönetim kademelerinde uygulanması tamamen
yöneticiler ile ilgili bir konudur. Çünkü yönetici; organizasyonun hem
planlayıcısı, hem idarecisi hem de en yüksek sorumluluk ve yetki kademesidir.
Yani yönetim dendiğinde bir süreçten çok o süreci yöneten kişi akla
gelmektedir.
Yönetici; organizasyonun iç-dış çevresi, organizasyon
çalışanları ve alt sistemlerin ilişkileri yardımıyla organizasyonun durumu ile
ilgili bilgi edinir. Organizasyon yöneticilerinin, organizasyonun yaşaması,
devamlılığını sürdürmesi, gelişmesi ve dinamik dengesinin korunması için
organizasyonla ilgili tüm değişkenleri bilmesi, anlaması ve değerlendirmesi
gerekir. Yönetici, sistem yaklaşımı ile dar bir görev anlayışından kurtularak,
kendisine bağlı olan tüm alt sistemler ve çevre ile ilişkilerini artırma
durumuna gelmektedir. Yöneticiler, kendi sistemlerinin (organizasyon sistemi)
gereksinimlerini, problemlerini, çözüm yolları ve yöntemlerini daha yakından
ele alarak sistemin devamlılığını sağlamak zorundadırlar. Yönetici,
organizasyonundaki tüm sistem ve alt sistemlerini değerlendirirken, bunların
birbirlerine olan katkılarını ya da zararlarını da değerlendirme fırsatını
yakalar.
Yönetimde sistem
yaklaşımının sağladığı yararlar şu şekilde sıralanabilir:
- Bilgi ve geri besleme;
- Geliştirilmiş karar
verme;
- Elektronik bilgi işlem
makineleri (Yozgat, 1984: 94).
Organizasyon yapılarının gittikçe karmaşıklaşması,
yönetim anlayışındaki, teknolojideki ve iletişimdeki gelişmeler sistem
yaklaşımı modelinin yönetim alanına uygulanması gerçeğini ortaya koymuştur.
Yöneticinin organizasyon için daha esnek bir bakış açısıyla inceleme ve
değerlendirme yapması, organizasyondaki bilgiye erişmesi ve geri bildirimleri
alması ile gerçekleşir. Bilgi ve geri bildirim, sistemdeki kontrolü sağlamak
için gereklidir. “Sistem yaklaşımı,
yöneticinin bilgi yığınları içerisinden doğru ve yeterli parçaları seçerek
kullanmasını ve yeni bilgileri daha kolay kavramasını kolaylaştırır”
(Marşap, 2000: 23).
Bilgi ve geri bildirim, organizasyonda karar verme
sürecini başlatır. Teknolojinin gelişimi ve yeni yönetim anlayışının ortaya
çıkması, gelişmiş karar verme süreçlerinin belirlenmesini sağlamıştır.
Kararlar, organizasyonun programlanmış veya planlanmış (structured-planned)
işlemleri, politikaları, stratejileri, bütçeleri ve yöntemlerine uygun şekilde
olmalıdır. Bu durum kararların daha ekonomik, daha doğru ve uygulanabilir bir
hal almasına yardımcı olur. “Yönetimde sistem yaklaşımı, yöneticiye çevreden başlayarak, bütünü
inceleme ve parçalara inme biçiminde geniş ve sağlıklı bir yaklaşım geliştirir.
Böylece de organizasyonun çevresi, unsurları, kaynakları ve bunların birbirleri
ile ilişkilerini kavrar. Problemin çözümünde de tek bir yönteme bağlı kalmaz,
probleme dar ve geniş bir çerçeveden bakarak bozuklukları kolay ve doğru olarak
ortaya koyabilir” (Çapar, 1993:54). Bunun ötesinde kararların bilgisayarlar
aracılığıyla alınabilmesi organizasyonlar için büyük bir avantajdır. Bu durumda
karar vermeyi kolaylaştırmak amacıyla bazı sistemlerin gelişmesi de söz
konusudur. Ancak bu konuya ilerleyen bölümlerde daha ayrıntılı bir şekilde
değinilecektir.
Sistem yaklaşımı, klasik
yönetim teorisinin katılığı ve kapalılığından kurtulmak için gerekli olmuştur.
Böyle bir yaklaşım organizasyonlara esneklik sağlamış ve organizasyonları daha kapsamlı bir şekilde incelemek mümkün
olmuştur. Bununla beraber yönetimde sistem yaklaşımı yöneticiye bazı yararlar
da sağlamaktadır (Marşap,
2000: 20; Çapar, 1993: 54).
Sistem yaklaşımı, elektronik bilgi işlem araçlarının
yardımıyla organizasyonun problemlerinin çözüme kavuşturulması için gerekli ve
yeterli bilginin toplanması, yöntemlerin belirlenmesi ve modellerin
oluşturulmasının yanı sıra organizasyonun yönetimi konusunda da yöneticilere
yardımcı olur.