Özdemirci, Fahrettin. "Belge
Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi" 21.
Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiriler (19-20 Nisan
2001:Hatay). Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2001. İçinde, 179-186.
Giriş
Genellikle enformasyon teknolojilerinin sağladığı
kolaylıkları kullanarak bir kurumun bilgi kaynaklarının yönetimini içeren
kurumsal bilgi yönetimi, kurum için bilgiyi erişilebilir, elde edilebilir ve
kullanılabilir kılmaktır.
Kurum, bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları
gerçekleştirmeye yönelik olarak temel işlevleri karşılayan, süreklilik
kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında tek olan ve
kendine özgü değerler taşıyan bir sistemdir (Özdemirci, 1999: 367).
Toplumda her şeyin olduğu gibi her bir kurumun işlevi vardır,
yani bir ihtiyacı karşılamaktadır.
Kurumun kendine özgü değerler taşıyan bir sistem olması,
'kurumsal bilgi' olgusunu da beraberinde getirmektedir. 'Kurumsal bilgi' kurumların
doğuşuyla özgün değerler birikimi olarak ortaya çıkmaktadır.
Bu
yaklaşımla ele alınan bildiride belge,
belge üretimi, belge yönetimi, kurumsal bilgi, bilgi yönetimi kavramlarını kısaca açıklamak yararlı
olacaktır.
Belge; bir
organizasyon, kurum ve kuruluşun işlemleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda
oluşan, ortamına ve biçimine bakılmaksızın kayıtlı bilgiyi taşıyan her türlü
aracı (dokümanı) ifade eder (Walne, 1988: 128).
Belge üretimi: Bir kurum veya kuruluşun
işlemleri sonucu oluşacak belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte,
istenilen zamanda ve mümkün olan en düşük maliyetle üretimini sağlayacak
biçimde bir araya getirilmesidir (Özdemirci, 1996: 15).
Belge yönetimi; belgelerin ve bu
belgelerin içerdiği bilgilerin üretimlerine, güncel gereksinimler için
korunmasına, kullanılmasına ve yeniden üretimlerine (arşiv olarak yeniden
düzenleme) ilişkin teori ve uygulamalardır (Penn, 1989: 6).
Başka bir
ifade ile belge yönetimi; belgelerin
üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde
ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanmasıdır
(Barkowski,1984:38).
Kurumsal bilgi: Kurumun etkinliği, denetimi, yönetimi, geliştirilmesi vb. ile ilgili olarak üretilen, alınan, kullanılan ve bu nedenlerle özel bir nitelik kazanan her türlü malumat, fikir ve olgulardır.
Bilgi yönetimi: Bir kurumun entelektüel kaynaklarının üretimini, tanımlanmasını, değerlendirilmesini, tutulmasını, geliştirilmesini ve dağıtımının belirli bir plan dahilinde yürütülmesini sağlayan teori ve uygulamalardır.
Belge
Üretimi ve Yönetim
Kurumda üretilen ve kullanılan bilginin amacının ve değerinin olabilmesi için bir etkinlikle birlikte şekillenmesi gerekmektedir. Bu etkinlik kurum içinde işlerin ne tür bir bilgi ile yürütülmesi gerektiğini de gündeme getirmektedir.
Bu bilgi; doğrudan kurumun etkinlikleri ile ilgili olarak
gerçekleştirilen eylem ve çalışmaların her aşamasında gereksinim duyulan ve
sürekli gelişerek artan işletim bilgisi
olabilir. Ya da bir işin yerine getirilebilmesinden ziyade etkinliklerin
denetimi ve geliştirilmesi için gerekli olan yönetim bilgisi olabilir.
Bu ve bu gibi bilgilerin önemli bir kısmı, kurum ve
kuruluşların faaliyetleri sırasında üretilen belgelerde kendini bulmaktadır. Bu
nedenle kurum ve kuruluşların
faaliyetleri sırasında üretilen belgeler, birinci elden kurumsal bilgi kaynaklarını oluşturmaktadır. Aynı zamanda kurumsal
bilgiyi barındıran bu belgeler farklı zaman dilimlerinde çeşitli nedenlerden
dolayı milli arşivin bilgi kaynakları olabilmektedir. Yani bu belgeler, güncel
kullanımda kurumların hafızası ve önemli bilgi kaynakları, daha sonraki
yaşamında ülkenin, milletin hafızası olma özelliklerini sürdürebilmektedir.
Özgün
değerler birikimi olan 'kurumsal bilgi' nin
sistematik bir yaklaşımla ele alınmasına ilişkin çalışmalar ise ancak
son yıllarda ortaya çıkabilmiştir.
Diğer yandan
bir kurumun bilgi kaynaklarının düzenlenmesini, etkin yönetim ve kullanımını
içeren bilgi yönetimi disiplinlerarası bir alan olarak farklı alanlardaki
akademisyenlerin ve meslek gruplarının ilgisini çekmiş ve 1990'ların başlarında
organizasyonlarda yer edinmeye başlamıştır (Knowledge..., 2000: 4).
Bu da bir
organizasyonda kurumsal bilgiyi işleyen ve yöneten bir birimin ya da sistemin
varlığını ve bunun geliştirilmesi gerektiğini ortaya koymaktadır.
Kurumlar Neden Bilgi Üretirler ve Saklarlar?
Bütün işletme ve resmi
kurumlarda belgeler üretilir ve saklanır. Çünkü; onlar, bilgi ve belgesiz iş
yapamazlar.
Niçin?
-
Kurumlar yaptıkları şeyi niçin yaptıklarını göstermek
için,
-
Vergi ve muhasebe hesaplarını kontrol etmek için,
-
Yasal işlemlerdeki sorumluluklarını yerine
getirdiklerini göstermek için,
-
Mesuliyet ve sorumluluklarının neler olduğunu ya da
olmadığını göstermek için,
-
Tarih için, yani hikayelerini gelecek nesillere
aktarmak için,
-
Hukuksal nedenler için (Sphere, 2000: 15),
-
İşlem ve eylemlerini
nasıl yaptıklarını göstermek
için,
-
Bilgilendirmek için,
-
İletişim sağlamak
vb. için.
İşte
kurumlar bu ve bu gibi çeşitli gerekçelerle belge üretirler ve ürettikleri
belgeleri de saklarlar. Kurumlarda belge üretilmesi kaçınılmaz ise bu belgeler
kurumsal bilginin yegâne kaynağı olarak da saklanmak ve kullanılmak zorundadır.
O halde bunların yönetilmesi de gerekmektedir.
Belge
Yönetimi ve Kurumsal Bilgi
Kurumun
ürettiği belgeler, yönetim için büyük önem taşır ve bir yönetimin etkinliği de
sıklıkla onun belgelerinin ne kadar etkin bir şekilde yönetildiği ile ölçülür.
Dolayısıyla
kurum ve kuruluşların ürünleri olan belgelerin yönetimi için bir sistem
oluşturmak zorunluluğu da kendiliğinden ortaya çıkmaktadır.
Belgelerin
üretimi, işlemleri, depolanması, erişimi, dağıtımı, kullanımı ve tasfiyeleri
ile ilgili olarak geliştirilen bu sistem, belge yönetimi olarak bilinmektedir.
Belge yönetimi; kurumsal bilginin üretimini, kabulünü (onaylanmasını),
kullanılmasını, depolanmasını, korunmasını ve tekrar erişimini sağlayan bir yaklaşımdır.
Yani belge
yönetimi; belgelerin üretiminden son düzenlenmesine kadar sistematik bir
kontroldür. Böyle bir sistematik yaklaşım, bir kurumda artan kırtasiyeyi
azaltmak, üretilen bilgi kaynaklarını depolayarak ve düzenleyerek bilgi-belge
isteklerine etkin erişim sağlamak, kurumun dokümantasyon gereksinimlerini
karşılamak ve tarihi kayıtlarını korumak gibi kurumsal bilgi kaynaklarının yaşamının tüm aşamalarını kontrol
etmek için gereklidir.
Belge
yönetim yaklaşımı; kurumsal bilgiyi üretme ve yönetme aracı olarak yapılacak
işleri bireylere bağlı olmaktan kurtararak işi kurumsallaştırmanın ve her hangi
bir işin her ne zaman ve her ne koşulda, kim yaparsa yapsın, aynı şekilde
yapılmasına ortam hazırlamanın, kaliteyi, güvenilirliği ve sürekliliği
sağlamanın temelini oluşturmaktadır.
Aynı zamanda
belge yönetimi, gerekli bilgi ve belgeleri gelecek nesillere iletilebilmek için
belgelerin üretiminden başlayarak, tarihi belgelerin seçimlerini belli
disiplinlere bağlayan bir yaklaşımı da getirmektedir. Bu çağdaş arşivciliğin
gereği olmak yanında modern devlet yönetiminin de kaçınılmaz bir fonksiyonu
olarak karşımıza çıkmaktadır.
Belge
yönetiminin amacı; kurumun faaliyetleri sonucu üretilen tüm belgeleri, üretim
aşamasından itibaren ele alarak belirlenmiş ölçütler çerçevesinde
değerlendirmek, düzenlemek istenildiğinde hizmete sunmak için sürekli olarak
kullanıma hazır bulundurmaktır.
20.yy'da
yönetimin ve kurumların gelişmesinin bilgi ve belge yönetimiyle
gerçekleşebileceği vurgulanırken (Penn, 1989: 2), bu durum 21.yy. da kendini
daha güçlü hissettirmeye başlamıştır.
Kurumsal
bilginin varlığı, belge yönetim uygulamalarıyla ortaya konulabilecek ve
yararlanılarak bir değere dönüştürülebilecektir. Belgelere kolay ve hızlı
erişim sağlanarak, kurumun bilgi birikiminin de kullanılabildiği, bilgiye
dayalı yönetim anlayışı kurumda yerleştirilebilecektir. Yine şeffaf yönetimin
gereği olarak toplumun bireylerine gerek duydukları nitelik ve nicelikte,
istenen zaman ve ortamda sağlıklı olarak bilgi sunulabilecektir.
Kurumsal
Bilginin Yönetimi
Bir organizasyonun bilgisinin üretimi, depolanması,
düzenlenmesi, erişimi ve dağıtımını kapsayan kısaca; kurumun bilgi
kaynaklarının düzenlenmesi, etkin yönetimi ve kullanımını ifade eden 'bilgi
yönetimi' ile kayıtlı bilginin üretimi veya kabulü, işlem süresi, dağıtım,
organizasyon, depolama, erişim ve kullanımını kapsayan belge yönetiminin amacı
birbirine benzemektedir (Knowledge..., 2000: 6). Çünkü kısaca belge yönetimi;
bir organizasyonda bilgiyi kayıt altına alarak, bilginin düzenlenmesi, etkin
yönetimi ve kullanımı ile ilgilidir.
Raporlar veya diğer dokümanlardan, veritabanı kayıtlarına
erişerek veya diğer elektronik ortamlardan, iş prosedürlerini ve işlemlerini
gözlemleyerek, özel görevleri yürüterek, beraber çalışma aktivitelerine
katılarak veya diğer yöntemlerle işletmelerde bilgi edinilebilir (Knowledge...,
2000: 4). Aslında bunlar kurumsal bilginin kaynaklarıdır. Kimi herhangi bir
ortamda kayıtlı, kimi ise kayıtlı değildir.
Kurumların
yaşam süreci, ürettikleri belgelerin ve bu belgelerde yer alan bilgilerin
kullanılmasını gerektirir. Kurum ve kuruluşların gördükleri hizmetler,
yaptıkları haberleşme ve işlemler sonucu oluşan belgelerin gerektiğinde kolay
ve hızlı bir şekilde bulunabilmesi, yönetimler ve yöneticiler için önemlidir.
İşte belge yönetimi kurumların tüm birimlerinde üretilen belgelerin
oluşumlarını sağlamak ve sürdürmek, bu konuda her türlü yardımda bulunmak
görevlerini üstlenmiştir.
Organizasyonların
doğal faaliyetleri sonucu üretilen belgeler, kurum ve kuruluşlar için önemli
kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Kendi kurumsal bilgisini denetim altına alamayan
ve bunu kullanamayan organizasyonlar, oluşturdukları ya da oluşturmaya
çalıştıkları bilgi yönetim sistemlerinde de başarısızlığa uğramaktadır. Oysa
kurumsal bilgiyi barındıran belgeler, organizasyonlarda oluşturulacak bilgi
yönetim sistemlerinin temel kaynağıdır. Kurumların bilgi yönetiminde başarılı
olabilmesi, her şeyden önce kendi belgelerinin yönetilmesiyle mümkündür.
Belge yöneticileri uzun zamandan beri kurumsal bilgi ile
ilgilenmektedir ve bir disiplin olarak belge yönetimi; bilgi yönetimi ile
benzer amaçlara sahiptir ki bu kısaca; spesifik bilgi içeren kaynakların
sistematik yönetiminin geliştirilmesi olarak ifade edilebilir. Bilgi
yöneticileri, görevlerinin kurumsal bilgiyi depolamak, erişmek, yaymak,
alıkoymak ve korumak olduğunu söylerken; belge yöneticileri de, kurumsal
bilginin bir göstergesi olan kayıtlı bilgi için benzer görevleri yürütürler
(Knowledge..., 2000: 7).
Bilgi yöneticileri ve belge yöneticileri, spesific amaçların
başarılmasında, veri tabanı, doküman yönetimi, elektronik doküman görüntüleme
ve diğer enformasyon teknolojilerini kullanmaktadır.
Sonuç olarak bilgi yönetimi ve belge yönetiminin her birinin
başarısı politika ve işlemlerinin iyi formüle edilmesine bağlıdır.
Bilgi yönetimi ve belge yönetimi yöntem ve sorumlulukları
benzer olmakla beraber tamamen birbirinin aynı değildir. Özellikle belge
yönetimi, bilgi yönetimini geliştirmekte ve etkinliklerini tamamlamaktadır.
İyi yürütülen (uygulanan)
belge yönetim programı, bilgi yönetimine giden asvalt yoldur. Bir bilgi yönetim
girişiminin başarısı, etkin belge yönetim politika ve işlemlerini
gerektirmektedir. Bilgi yönetimini desteklemede, sistematik belge yönetiminin
politika ve uygulamaları değerlidir (Knowledge..., 2000: 7).
Bilgi yönetiminde de yalnızca çalışanların bilgisi değil,
kurumsal hafıza olarak bilgi kaynaklarının önemi vurgulanmaktadır. Belge
yöneticileri, kurumların hafızası olan bilgi kaynaklarıyla yıllardır
ilgilenmekte ve bunun önemini vurgulamaktadır. Kayıtlı bilginin hangi ortamda
olduğu değil, entelektüel sermaye olarak kurumsal bilginin kendisi önemlidir.
Ne zaman ki, çalışanlar emekliye ayrılır veya istifa ederler,
kayıt altına alınmamış bilgiler de onlarla gider. Belgeler ise, açıkça kurumun
malıdır. Açıklayıcı bilgiler içerirler, kalıcıdırlar, kurumda çalışanlar
tarafından elde edilebilirler. Bu nedenle bilginin kaydedilmesi ve alıkonması,
organizasyonlar için önemlidir.
Organizasyonlarda oluşan belgeler, yönetimin faaliyetlerini,
politikalarını, çalışmalarını, karar ve uygulamalarını göstermek ve doğrulamak
için gerekli kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Eğer belgeler yoksa, zaruri bilgi
kaybolur, iş ilişkileri sona erer.
Çoğu
kurumlarda (evrak) üretimi, dosyalama, düzenleme ve erişim gibi işlerin,
birbirleriyle yeterince ilişkilendirilmeden sıradan işler olarak görüldüğü
bilinmektedir. Oysa yönetimin kendi belgelerine ihtiyacı vardır. Başka hiçbir
yerden sağlanamayacak çok önemli bilgiler
ancak kendi belgelerinden sağlanabilir.
Kurumun faaliyetleri sonucunda yönetimin
tutum, davranış, düşünce ve değer yargılarını yansıtan ve çoğunlukla
kendiliğinden oluşan (işin akışıyla) belgeler, kurumsal yapının devamlılığı
için zorunlu olan bilgi alış-verişini ve aktarımını sağlamaktadır.
Bir yönetimde belgeler idari amaçlar
için üretilir. Bu belgeler ve barındırdıkları bilgiler, kurum ve yönetim için
çok önemli bir araçtır. Belgeler doğru ve nitelikli olarak üretildiği ve
yönetildiği takdirde organizasyonun amacına hizmet eden vazgeçilmez kurumsal
bilgi kaynaklarıdır.
Bir organizasyonun başarısı, üstlendiği işlevi yerine
getirerek amaç ve hedeflerine ulaşmasına bağlıdır. Bu da organizasyonlarda
etkin bir iletişimi gerektirir. Günümüzde organizasyonların üstlendikleri
işlevleri yerine getirerek amaç ve hedeflerine ulaşmaları, yazışmaların
yapılmasına, formların kullanılmasına, rapor ve talimatların hazırlanmasına,
daha da önemlisi bu kaynakların kullanılmasını da sağlayacak bir sistemin
kurumda olmasına bağlıdır.
Belgeler, iş ortamında organizasyonların faaliyetlerinin
birer ürünü olmak yanında, yönetimlerin önemli birer iletişim aracıdırlar.
Yönetim aracı olarak faaliyetlerinin ürünü belgelerin denetimi
organizasyonlarda "Belge Yönetim Sistemi (BYS)" ni zorunlu
kılmaktadır.
Kurum ve kuruluşların
işlemleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda oluşan, ortamına ve biçimine
bakılmaksızın kayıtlı bilgiyi taşıyan her türlü aracı ifade eden belgeler,
kurumların karar alıcılarına, iş görenlerine ve toplumun bireylerine gerek
duydukları nitelik ve nicelikte, istenen zaman ve ortamda sağlıklı olarak bilgi
sunulabilmelidir. Bunun sağlanabilmesi kurumlarda belge yönetim sisteminin
varlığına bağlıdır.
Kurumların denetimi, kurum ve kuruluşların doğal faaliyetleri
sonucu ürettikleri belgelerle mümkün olur. Bu açıdan belge yönetimi, kurumların
hukuki denetiminin de temel taşını oluşturmaktadır.
Kurum ve kuruluşlarda belge yönetim ve bilgi yönetim
programlarının düzenli, hızlı, doğru ve verimli yürütülebilmesi, iyi organize
edilmiş ve standartlara bağlanmış bir kurumsal bilgi sisteminin oluşturulmasına
bağlıdır.
Bir kurum veya kuruluş belge işlemlerini nasıl ve ne ölçüde
gerçekleştireceğini, kimlerin sorumlu olacağını daha başlangıçta belirlemeli,
belge üretimi ve işlemleri için kurallar koymalıdır. Çünkü bilgi ve belgelerin
ihtiyaca cevap verecek şekilde zamanında üretilmesi, işlenmesi ve gereken
yerlere iletilmesi sorumluların ve bunların sorumluluklarının belirlenmiş
olmasını da gerektirir.
Kurumsal bilginin yönetilebilmesi için belge yönetimi bütün
bu yaklaşımları vermektedir.
Bir kurumda iyi bir bilgi-belge yönetimi için;
Kurum ve kuruluşlar da bir bilgi ağının kurulması,
Kurum ve kuruluşlarda teknolojik ve elektronik ortamda
haberleşme, yazışmalar, resmi belge işlemleri ve arşiv ilişkisi,
Bilgi ve belgelerin güvenlik, gizlilik ve paylaşılabilirlik
sınırlarının belirlenmesi,
Bilgi teknolojilerine ve bilgi güvenliğine ilişkin hukuki
düzenlemelerin yapılması,
Bilgi ve belge depolama konusunda standartların belirlenmesi,
Elektronik ortamdaki belgelerin işlemlerde kullanımı ve yasal
geçerlilikleri konusunda düzenlemeler yapılması,
Bu alanlarda çalışacak nitelikli insan gücünün istihdamını
sağlayacak yapının oluşturulması,
gerekmektedir.
Belge yöneticileri kurumsal bilginin yöneticileri olarak
kendilerini hazırlamaları ve kurumların bilgi yönetim girişimlerine aktif
olarak katılmaları, bigi yönetimine giden yolda mesleklerini
geliştirmelidirler.
Kaynakça
Barkowski, Patricia. (1984)
“Records Management and the Walking Archivist”, A Modern Archives Readers: Basic Readings on Archival Theory and
Practice./ed. Maygene F.Daniels and Timothy
Walch. (Washington: National Archives and Records Service), 38-45.
Evans, Frank
B. (1988). “The organization and status of archival training: An historical
perspective” Archivum, 34: 75-91.
Freeman, Grant (1990) “Some
Likely Development in Information Technology and Records Management,” Records Management Journal, 2: 2 , 44-49.
"Knowledge
Management" The Information
Management Journal, (July 2000), 4-8.
Özdemirci, Fahrettin .(1999)
“Arşivlerimizin Kurumsal Yapılanma Gereksinimleri”, Bilginin serüveni: Dünü, bugünü, yarını: Türk Kütüphaneciler
Derneği’nin Kuruluşunun 50. Yılı Uluslararası Sempozyum Bildirileri 17-21 Kasım 1999, Ankara /
Yayını hazl. Özlem Bayram... (ve başkaları). Ankara: TKD, 1999. İçinde, 366-383.
Özdemirci, Fahrettin. (1996)
Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin
Denetlenmesi ve Belge Yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği
İstanbul Şubesi.
Penn, Ira A. (et.all.)
(1989) Records management handbook. Hants: Gower.
Sprehe, J. Timothy. (2000)
"Integrating Records Management into Information Resources Management in
U.S. Government Agencies", Government
Information Quarterly, 17: 1, 13-26.
Walne, Peter (ed.)
(1988) Dictionary of Archival Terminology: English and French: with
Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish.- 2nd
rev.ed.- (München: K.G.Saur).